Jämsässä hyödynnetään digityökaluja yhdessä oppien
Jos asiat voivat loksahtaa aikataulullisesti kohdalleen, näin tapahtui Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitoksessa vuonna 2016. Tällöin liikelaitoksen työntekijät saivat käyttöönsä henkilökohtaiset tablettikoneet, laitoshuoltajamme Päivi Himanen aloitti tuotekehittäjän erikoisammattitutkintokoulutuksen ja myös kaupungin sisäinen intra uudistettiin. Meillä oli siis paitsi haasteita, myös mahdollisuuksia lähteä viemään henkilöstöämme yhä enemmän digityökalujen hyödyntäjiksi.
Tuotekehitystyötään pohtiessaan Päivi oli koonnut ympärilleen työryhmän, jossa oli edustus sekä ateria-, että puhtauspalveluista ja jossa alustavasti ideoitiin erilaisia mahdollisuuksia tablettikoneiden hyödyntämiseen. Myös liikelaitosjohtaja osallistui työryhmän toimintaan paitsi kannustajana, myös mahdollisten tulevien hankintojen siunaajana. Ideoinnin tuloksena syntyikin heti pitkä lista asioita, joista yksi jalostui tuotekehitystyöksi: näyttötaulujen hankinta ruokapalvelukeskus Arinaan ketteröittämään ateriapalveluprosessia ruokapalvelukeskuksen ja jakelu-/palvelukeittiöiden välillä.
Uusi järjestelmä sujuvoittaa työprosesseja ja hyödyttää asiakasta
Ruokapalvelukeskuksen ja etäkeittiöiden välillä oli ollut viestinnällistä ongelmaa lähinnä nopeaa tiedonkulkua ja reagointia vaativissa tilanteissa (esim. ruokatilauksen täydennykset, muutokset tai tarkennukset erikoisruokavalioissa). Päivi kehitti yhteistyössä ruokapalvelu- ja laitoshuoltajahenkilöstön kanssa järjestelmän, jossa tablettikoneiden WhatsApp-viestinnällä etäkohteiden keittiöistä saadaan nopeasti viesti perille ruokapalvelukeskukseen asennettuihin isoihin näyttötauluihin. Kehittämisprosessin aikana Päivi luonnollisesti hyödynsi yhteistyötahoja, liikelaitoksen oman henkilöstön lisäksi mm. kaupungin ICT:tä. Hän myös itse opasti sekä ruokapalvelukeskuksen että etäkeittiöiden henkilöstöä järjestelmän käyttöön. Päivin oma rooli ateriapalvelutehtävää hoitavana laitoshuoltajana antoi vahvan taustan niille tavoitteille, joihin näyttötaulujen käyttöönotossa tulee pyrkiä. Päivi myös oli oikea henkilö opastamaan ja kannustamaan muita ateriapalvelutehtävää hoitavia laitoshuoltajia uuden järjestelmän käyttöönottoon.
Parasta ko. tuotekehitystyössä on ollut se, että työyhteisön omin voimin on luotu konkreettista uutta: ruokapalvelukeskuksessa ja etäkeittiöissä työntekijät ovat saaneet nopeasti käyttöönsä työkalun, joka oikeasti sujuvoittaa heidän työprosessiaan ja näin ollen hyödyttää asiakastamme. Kahlitsemattomalla ideoinnilla ja siitä jalostuvilla teoilla saadaankin usein ilman suuria investointeja aitoa kehitystä työprosesseihin.
Intra ja tabletit monipuolisesti työn tukena
Jämsän kaupungin intra uudistettiin myös. Työntekijöitämme onkin kannustettu uuden intran monipuoliseen hyödyntämiseen. Työntekijät löytävät intrasta vähintäänkin kaiken perustiedon, jota Jämsän kaupungin henkilöstö työsuhteensa aikana tulee tarvitsemaan. Intrassa löytyvät työtilat, joita hyödynnämme myös liikelaitoksen omissa työyksiköissä. Tässä vaiheessa työtilojen dokumenttikirjastoon tallennamme mm. työpaikkakokoustemme muistiot, laaturaportit, sairauspoissaolotilastot, kemikaaliluettelot, OIVA-raportit sekä erilaiset työtehtäviimme liittyvät ohjeet. Kemikaalien käyttöön liittyvät käyttöturvallisuustiedotteet löytyvät ajantasaisina omien työtilojen linkkiluettelon kautta ja näin ollen esimiestyötä aiemmin paljon vaatinut tiedotteiden päivitysten tarkkailu ja kopiointityö on onneksi historiaa.
Tänä päivänä ateria-, puhtaus- ja tekstiilipalveluhenkilöstö hyödyntää tablettejaan monella muullakin tavalla: ajopäiväkirjat ja matkalaskut tehdään sähköisesti, Skype-toimintoa harjoitellaan, WhatsApp-ryhmiä perustetaan viestintää tehostamaan sekä sähköisen kalenterin ja kalenterikutsujen käyttöä laajennetaan työpaikkakokousten yhteydessä. Tablettien kameraa hyödynnetään laitoshuoltajien työssä vaikkapa raportoitaessa kiinteistön kuntoa tai tilojen siivottavuutta ja ruokapalveluissa laaduntarkkailussa. Henkilöstöä kannustetaan luovuuteen; yhtään henkilöstöltä tulevaa ideaa ja oivallusta ei kannata jättää kuuntelematta.
Olemme kokeneet tärkeänä Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitoksessa, että myös meidän henkilöstömme hyödyntää nykyaikaisia sähköisiä välineitä omissa työprosesseissaan. Parasta matkalla sähköisten työkalujen käyttöön on ollut pitkälti vertaistukeen perustuva oppiminen: ulkopuolisen ammattiohjaamisen rinnalla työyhteisömme omat tietotekniikkataiturit ovat ohjaajien roolissa eli työkaverit auttavat toinen toistaan. Uskommekin, että digityökalujen käyttöönotto on lisäämässä osaltaan myös työpaikan yhteisöllisyyttä.
Kuvissa ovat ruokapalvelukeskuksessa työskentelevä ruokapalvelutyöntekijä Valtteri Levaniemi ja päiväkodissa työskentelevä laitoshuoltaja Tiina Westerholm, joiden työnkuvaan kuuluu tablettien käyttö mm. ruoan lisätilausten ja muutosten huomioimisessa.
Raisa Haverinen
Puhtauspalvelupäällikkö
Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitos
Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelujen liikelaitoksen digiloikasta voit lukea myös Tekojen Torilla.
