Tässä Kuntekon matkassa -juttusarjassa palataan viime vuosien Kunteko-kuntiin. Mitä heille kuuluu nyt ja miten kehittäminen on edennyt?
Haastattelut toteuttivat Tamora Oy:n Muutosmuotoilijat Paula Jaakkola ja Ilkka Holopainen. Juttusarjan toisessa osassa on Savonlinnan kaupungin monipalvelukeskus.
Oman työnsä parhaat tuntijat ideoimaan ja kehittämään
Savonlinnan kaupungin monipalvelukeskus on toiminut nykymuodossaan kymmenisen vuotta. Yksikössä työskentelee parikymmentä sihteeriä, jotka tekevät monipuolisia tehtäviä kaupungin eri toimialoille. Kaupungin johdolta tuli loppusyksyllä viesti, että on aika pohtia yksikön tehtävää ja tulevaisuutta.
Savonlinnan kaupunki liittyi syksyllä 2017 Kuntekon henkilöstölähtöisen tuloksellisuuden verkostoon. Kunteko on Kuntatyönantajien ja pääsopijajärjestöjen yhteinen kehittämisohjelma. Kaupungin johto päätti yhdessä luottamusmiesten kanssa valita kehittämisen kohteeksi monipalvelukeskuksen tehtävät.
Käytännön toteutuksesta vastasivat hankkeessa hallintosihteeri Seija Hytösen lisäksi Jytyn pääluottamusmies sekä kaupungin henkilöstöpäällikkö. He saivat työpajojen ohjaamista varten marraskuusta helmikuulle. Startti ja välisparraukset tapahtuivat skype-yhteyden kautta, ja yhteisiä sparrauspäiviä kasvotusten oli neljä. Näissä oli mukana muidenkin organisaatioiden edustajia, mikä toi oman tervetulleen säväyksensä luontevana vuorovaikutuksena ja vertaistukena.
Kolmikko sai sparrauksissa hyvät valmiudet ohjata koko henkilöstön työpajat, jotka pääsivät vauhtiin marraskuussa.
Henkilöstö tuumaustalkoisiin
Liikkeelle lähdettiin pienistä, jokapäiväisistä asioista niin, että henkilöstö pääsi ideoimaan, toteuttamaan ja arvioimaan uusi tapoja toimia. Kantavana ajatuksena oli yhteisöllisyyden ja yhdessä tekemisen vahvistaminen, Seija Hytönen kertoo.
Työnkierto, sijaistukset, toimialojen välisten raja-aitojen purkaminen ja koulutuksen lisääminen poimittiin yhteisen pohdinnan agendalle. Lisäksi lähdettiin kehittämään muutamia keskeisiä toimintatapoja, kuten asianhallintaan ja päätöksentekoon liittyviä tehtäviä, laskutusta ja ostolaskujen käsittelyä. Myös tiedon kulun parantaminen sai oman huomionsa.
Hankkeen tuloksia syvennyttiin summaamaan ja seuraavia askeleita viitoittamaan huhtikuulla. Tulokset ovat mukavaa kuultavaa. Yhteistyö sihteereiden kesken, toimialasta riippumatta, on lisääntynyt. On opittu tuntemaan aiempaa paremmin myös niitä vähän kauempana istuvia työkavereita.
Keskeiset työskentelyprosessit on kuvattu ja uusia toimintatapoja muovattu. Yhteistuumin sovitut toimintatavat mahdollistavat myös sen, että vaikkapa sairastuneelle järjestyy sijainen sutjakkaammin kuin ennen, yli toimialarajojen.
Koulutustarpeet on kartoitettu, ja tarvittavat koulutukset käynnistyivät kesän kynnyksellä. Parhaillaan kehittämispöydällä ovat tehtävänkuvat.
Seija Hytönen on saanut kehittämishankkeen osallistujilta mukavaa palautetta. ”On pidetty hyvänä, että toimintatapoja lähdettiin kehittämään, eikä niin kauhean virallisesti. Äänet on saatu kuuluville, ja vaikeistakin asioista on pystytty puhumaan. Ja nyt kun tunnetaan toisemme paremmin, yhteistyö on helpompaa.”
