Yhteiskehittämö-työpajasarjan tavoitteena oli luoda toimintamalleja jatkuvan haun prosessin kehittämiseen eri näkökulmista. 
Ylä-Savon ammattiopistossa on jatkuva haku kaikkiin koulutuksiin, eli opiskelijaksi voi hakea missä vaiheessa lukuvuotta tahansa. Jatkuvan haun toimintatapa kaipasi kuitenkin kehittämistä talon sisällä.
– Halusimme yhteiskehittämisen keinoja ja osallistavia menetelmiä hyödyntäen hioa ja kehittää nykyistä jatkuvan haun toimintatapaa entistään. Tavoitteena oli, että työpajasarjan tuotoksena syntyy toimintamalleja ja konkreettisia suunnitelmia jatkuvan haun prosessin parantamiseen eri näkökulmista, kertoo Ylä-Savon ammattiopiston projektikoordinaattori Kati Paasonen, joka toimi myös työpajojen koordinaattorina.
YSAO:n henkilöstö lähti Paasosen työpajoihin mukaan innostuneesti, heitä motivoi erityisesti mahdollisuus päästä kehittämään isoa kokonaisuutta oman työroolin näkökulmasta.
– Työpajasarja alkoi tunnistamalla etukäteen haasteita, joita Yhteiskehittämössä olisi tarkoitus edistää. Haasteita pohdittiin ensimmäisellä kerralla sekä yksilö- että ryhmätöinä ja niihin määriteltiin ratkaisuideoita. Ennen toista työpajaa haasteita kiteytettiin edelleen ja niitä saatiin kolme: hakujaksot, yhtenäiset hakukriteerit ja digiavusteisuus.
Välitehtävänä jokaisen osallistujan tehtävänä oli tarkastella kolmea teemaa sekä asiakkaan että oman työroolin näkökulmasta. Välitehtävän vastausten perusteella kolmen teeman käsittelyä jatkettiin ryhmätöinä toisessa työpajassa. Ennen kolmatta työpajaa koordinaattori keräsi yhteen aineistoa työpajoista ja laati prosessikuvauksen hakeutumisen vaiheista. Näitä tarkasteltiin ja arvioitiin viimeisessä työpajassa. Lopuksi pohdittiin ryhmissä valintaprosessin uudistamisen keinoja.
– Kokemus Yhteiskehittämöstä oli oikein postitiivinen. Oman talon ulkopuolinen toimija helpotti työpajojen organisointia ja läpivientiä sekä toi uusia näkökulmia. Parasta työpajoissa oli yhdessä tekeminen. Useiden eri työroolien näkökulmien yhdistäminen herätti uusia ajatuksia ja omaa työroolia laajempaa ajatusta tuleviin uudistuksiin, Paasonen kertoo.
Osallistujia oli yhteensä 11 eri ammattiryhmistä kuten koulutussuunnittelijoita opintotoimistosta ja eri alojen opettajia sekä koulutusjohtajia.
– Osallistujat olivat aktiivisesti mukana työpajoissa ja he pitivät kokonaisuutta hyödyllisenä. Kolmannen työpajan jälkeen kerätyssä palautteessa esiin nousivat työpajojen hyvä tunnelma, osallistujien kehittämismyönteisyys ja usko siihen, että prosessit helpottuvat sen myötä, kun asioita saadaan työstettyä eteenpäin.
Työpajasarjan vetäjinä toimivat työelämän kehittämisen asiantuntija Anna-Mari Jaanu ja asiakkuuksien ja kehittämisen asiantuntija Anniina Tuomi. Työpajasarja toteutettiin toukokuun aikana Howspace-alustalla.
Teksti: Henna Honkalo
