Itseohjautuvuus tarvitsee luottamuksen ilmapiirin ja johtajuuden muutoksen

Itseohjautuvuus on noussut yhdeksi ajankohtaiseksi puheenaiheeksi johtamiskentällä. Kuntasektorin ja sotekentän toimintaympäristöstä nousevat ilmiöt synnyttivät tarpeen kotihoidon kehittämiselle, johon vastaamiseksi Järvenpään kaupungin kotihoito halusi löytää uusia keinoja.

Erityisesti ikääntyneiden palvelutarpeen kasvu sekä työelämässä tapahtuva johtajuuden muutos ja eri sukupolvien työelämätarpeet nostivat esiin palvelujen kehittämistarpeen. Lisäksi kehittämisellä haluttiin vastata kotihoidon henkilöstön saatavuuteen kehittämällä työhyvinvointiin, mielekkääseen työhön ja sitä kautta palvelujen laatuun liittyviä kokonaisuuksia.

Näimme, että tähän voidaan vastata johtajuuden muutoksella ja yksilöiden ja tiimien itseohjautuvuuden kasvulla. Tämän pohjalta Järvenpäässä päädyttiin syksyllä 2017 kehittämään tiimien itseohjautuvuutta, jonka tavoitteena oli tarkastella sitä, miten itseohjautuvuuden kehitystä voidaan kuntasektorin toiminnassa edistää sekä millaiseen muutokseen se johtaa johtamisen ja toimintakulttuurin osalta.

Luottamuksen ilmapiirissä uskalletaan kehittyä

Hyvin nopeasti pilotin edetessä havaitsimme, että itseohjautuvuuden pohjana on vahva luottamuksen ilmapiiri. Ilman sen olemassaoloa ja tunnistamista itseohjautuvuus ei voi kehittyä. Itseohjautuvuuden näkökulmasta luottamuksen taustalla on ajatus siitä, että ihmisillä on halu vaikuttaa omaan työhönsä, kehittää sitä organisaation strategian mukaisesti ja tehdä työtä hyvin ja laadukkaasti. Ja tämän viestin tulee näkyä organisaation kaikessa toiminnassa, päätöksenteossa ja viestinnässä sen jokaisella tasolla.

Itseohjautuvuus on syvimmillään yksilöön liittyvä ominaisuus, jossa yksilöllä on kyvykkyyttä ottaa vastuuta, edistää omalla toiminnallaan yhteisten tavoitteiden toteutumista sekä toimia avoimesi ja vuorovaikutteisesti toisten kanssa. Hän on omassa toiminnassaan luotettava ja samalla organisaation kehityksen suuntaan luottava.

Itseohjautuvuudessa on kyse myös koko yhteisön ohjautumisesta samaan suuntaan

Mutta itseohjautuvuudessa on samanaikaisesti kyse myös koko yhteisön ohjautumisesta samaan suuntaan. Siksi tarvitaan myös työyhteisön jäsenten välistä vahvaa luottamusta, avointa vuorovaikutusta ja hyväksymisen ilmapiiriä. Sillä luottamukseen pohjautuvassa työyhteisössä otetaan vastuuta, ratkaistaan rohkeasti työhön liittyviä haasteita, uskalletaan kokeilla, sitoudutaan yhteisiin päätöksiin ja luotetaan toisten toimintaan. 

Siksi yksilöiden itseohjautuvuuden kasvu ja samanaikainen työtiimien yhteisöohjautuvuuden kehittyminen olivat tärkeä osa prosessiamme, jota tuettiin suunnitelmallisesti ja vaiheittain etenevällä toiminnan muutoksella. Alkuvuodesta 2018 käynnistimme itseohjautuvuutta tukevat valmennukset henkilöstölle saman aikaisesti, kun tiimit ottivat vaiheittain osaamisen kasvun ja koulutuksen avulla haltuun työhön keskeisesti liittyviä asioita. Tärkeää oli varmistaa tiimien ja yksilöiden valmius ja kyvykkyys ottaa vastaan uusia tehtäviä ennen niihin siirtymistä, jotta jaettu johtajuus ja itseohjautuvuuden edellyttämä päätöksenteon kyvykkyys ja mahdollisuus olivat olemassa.

Itseohjautuvuus tarvitsee johtajuutta

Samalla havaitsimme, että luottamuksen rakentaminen ja ylläpitäminen ovat esimiestyön ydintä itseohjautuvuuden kasvussa. Itseohjautuvuus edellyttää johtamiselta aitoa luottamusta siihen, että ihmiset haluavat tehdä laadukasta ja hyvää työtä, kun he saavat siihen mahdollisuuden. Tämän näkökulman kautta johtamisen tehtävänä oli viestiä ja vahvistaa omalla toiminnallaan luottamuksen kulttuuria ja ilmapiiriä, jossa ihmisten kyvykkyys, innovatiivisuus, kehittämistaito ja yhteisössä oleva osaaminen saadaan optimaalisesti organisaation hyödyksi ja työ koetaan sen myötä mielekkääksi.

Sen sijaan, että esimies kertoo, miten työtä tulee tehdä, hän luottaa henkilöstön kyvykkyyteen ratkaista ja toimia tilanteeseen nähden parhaalla mahdollisella tavalla ja tukee tätä omalla toiminnallaan. Sisällön johtamisen sijaan esimies tukee muotoa luomalla suuntaa, selkeyttämällä raameja, mahdollistamalla kokeiluja, auttamalla työn tavoitteiden suunnittelussa ja arvioinnissa, poistamalla esteitä sekä edistämällä oppimista ja onnistumisen tunnistamista.

Esimiehen työ muuttuu sisällöllisten asioiden johtamisesta muodon johtamiseen, mikä tarkoittaa, että esimies luo mahdollisuuksia, rakenteita ja puitteita henkilöstön kyvykkyyden käyttöön ja yhteisen työn toteutumiselle. Järvenpäässä tätä vahvistimme esimiesten omalla valmennuksella samaan aikaan henkilöstön valmennuksen kanssa, jossa keskityttiin esimiehen roolin muutokseen ja vahvistettiin valmentavan esimiestyön hallintaa.

Itseohjautuvuus muuttaa organisaation toimintakulttuuria

Pilottihankkeemme aikana kohtasimme myös kritiikkiä tai ennakkoluuloja liittyen itseohjautuvuuteen ja sen tuomaan käsitykseen johtajuuden puutteesta. Itseohjautuvuus ei missään vaiheessa ole heitteillejättöä, vaan mahdollisuuksien ja raamien luomista organisaation yhdenmukaisen tavoitteen saavuttamiseksi. Itseasiassa, itseohjautuvuus voi kasvaa vain sitä tukevan johtamisen ja valmentavan esimiestoiminnan avulla.

Itseohjautuvuus ei myöskään ole joukko erilaisia työtehtäviä, joita siirtyvät johdolta työntekijöille, vaan toimintakulttuuria ja jaettua johtajuutta, jossa jokaisella on kykyä ottaa vastuuta, johtaa itseään ja yhteisöohjautua samaan suuntaan. Selkeiden raamien ja tavoitteiden puitteissa henkilöstön on yhä enemmän mahdollisuus tehdä omaan työhönsä liittyviä ratkaisuja ja yhteisvastuullisesti johtaa omaa toimintaansa.

Tarvitaan yhteistä avointa keskustelua johdon ja henkilöstön kanssa

Jotta itseohjautuvuus voi kehittyä osaksi organisaation toimintakulttuuria, tarvitaan yhteistä avointa keskustelua johdon ja henkilöstön kanssa työn yhteisestä päämäärästä ja tavoitteista. Jotta tämä toteutuu käytännön tasolla, on organisaatiossa vahvistettava tiedon läpinäkyvyyttä, avointa tiedonkulkua ja viestintää sekä vuorovaikutustaitoja uudella tavalla. Henkilöstön on hyvä olla mukana strategisten tavoitteiden laadinnan alusta saakka, jotta organisaation linjaukset johtavat henkilöstön työn tavoitteisiin ja ne kaiken aikaa muuttuvat osaksi henkilöstön arjen toimintaa.

Järvenpään kokemukset itseohjautuvuuden matkalta ovat rohkaisevia. Suunnitelmallisella, johdonmukaisella ja muutosta tukevalla valmentamisella tiimit vastaavat nyt itseohjautuvasti työn keskeisistä asioista kuten asiakastyön suunnittelu ja organisoinnista, resurssien kohdentumisesta, palvelujen laadusta, tiimin osaamisen kehittämisestä ja työhyvinvointitoiminnasta. Samalla yksilöiden kyvykkyys oman työn suunnittelussa on parantunut, tiimeissä vastuu on jakautunut osaamisen ja kiinnostuksen mukaan aiempaa tasaisemmin, työn oma-aloitteinen parantaminen ja kehittäminen ovat jatkuvaa sekä työn uudenlainen ratkaisukeskeisyys, suunnitelmallisuus ja arviointi ovat tulleet osaksi työtä. Onnistumisen pohjana on ollut luottamuksen ilmapiirin kasvu, jossa jokaisella on tilaa ja mahdollisuus antaa omaa osaamistaan työyhteisöön ja samalla oppia ja kasvaa yhdessä ohjautuen.

Kirjoittaja Johanna Sinkkonen toimi Järvenpään kaupungin koti- ja erityisasumisen johtajana vuoteen 2018 saakka

@johannasinkkone

ITSEOHJAUTUVAA YHTEISPELIÄ -julkaisu. Oivalluksia ja oppeja Järvenpään kotihoidon pilottihankkeesta (PDF).