Tunnista uudistumisen paikat ja anna palaa – itsenäisesti ja yhdessä!

Uudistuksista ja muutoksista on työelämässä puhuttu vuosia. Vaikka jatkuva muutostouhu meinaisi välillä kyllästyttää ja turruttaa, taitaa uudistuminen kuitenkin olla se juttu, jolla me kaikki pärjätään. Oleellista on tunnistaa ja tunnustaa millaisiin muutoksiin itse kukin omassa roolissaan voi ja pitää tarttua.

Maailma ympärillä muuttuu

Ollaan rehellisiä - kaikkiin muutoksiin meillä kaikilla ei ole samanlaisia pelimerkkejä. Osa muutoksista starttaa pääasiassa päättäjien ja johtajien pöydissä. Tällaisissa uudistuksissa lähtökohdat tulevat organisaation ulkoisesta toimintaympäristöstä, business-logiikasta, toimialarakenteista tai muista ”isoista kuvioista”. Nämä muutokset ja niiden vaikutukset kohdentuvat ensin organisaation rakenteisiin ja toimintamalleihin. Sieltä ne kiertyvät tavalla tai toisella arkisempiin toimintatapoihin ja työprosesseihin.

Kiinnostavaa on se, miten tämänkaltaisia muutoksia käynnistellään ja lähdetään viemään eteenpäin yhdessä henkilöstön kanssa.  Toisaalta on ensiarvoisen tärkeää, että jokaiselta löytyy tällaisiin tilanteisiin ymmärrystä ja myönteistä asennetta – vaikka muutokset eivät ihan heti  kuulostasikaan ihan sellaisilta, joita on aina toivonut.

Ole aktiivinen yhdessä ja yksilönä

Näinä aikoina työpaikan ”hyvä tyyppi” on itseohjautuva yksilö, joka aktiivisesti tarttuu oman tonttinsa asioihin ja vie niitä eteenpäin yksin ja yhdessä muiden kanssa. Tällaiseen meitä työntekijöitä kannustetaan, ja välillä myös syyllistetään, kun emme ota tarpeeksi tällaista roolia.

Mitkä sitten ovat työyhteisön arjessa niitä tyypillisempiä asioita, joihin jokainen voisi ja pitäisi tarttua?

Voit esimerkiksi olla työpaikallasi tilanteessa, jossa olet aistinut tai asiakkailta kuullut, että yhteinen työprosessi tökkii eikä tuota niitä suoritteita, joita tavoittelette. Saattaa olla, että olet havainnut prosessissa vaiheita, jotka ovat tehottomia tai joissa ei ole esimerkiksi tarkoituksenmukaisia työtapoja tai työkaluja.

Saatat havaita oman työtehtäväsi kaipaavan uudistamista. Mietit, voitko lähteä tuunaamaan omaa työtäsi ja tehtävänkuvaasi. Olisiko tarkoituksenmukaista tai mahdollista laajentaa omia tehtäviä? Vai voisiko uudistaminen tarkoittaa kohdallasi ennemminkin keskittymistä kapeammalle erikoisalueelle toimenkuvasi puitteissa? Oman työn uudistamiseen liittyy aina myös osaamisen arviointi: Onko minulla tarpeeksi kykyjä, jotta voin toteuttaa töitäni uudella tavalla? Jos huomaan, että uudenlainen tekemisen ote vaatii uudenlaista osaamista, pitää sitä myös jotenkin hankkia.

Itseohjautuvuudessa on paljolti kysymys työnjaosta, valtuuksista ja vastuista. Niiden vaikutus työprosesseihin on merkittävä. Sovitut vastuut ja työnjaot voivat joko estää tai edistää yksilön itseohjautuvaa uudistamista. On oleellista, että jokainen tarkastelee näitä näkökulmia – ja tarvittaessa tarttuu niihin rohkeasti.

Työpaikkojen tiedonkululla ja keskinäisellä vuorovaikutuksella on suuri merkitys uudistumiselle. Voisiko jokainen työyhteisön jäsen aktiivisemmin kehittää esimerkiksi palavereja ja niiden työskentelytapoja? Pitäisikö jokaisen tuoda rohkeammin esiin ehdotuksia niiden uudistamisesta? Onko aktiivinen uudistusote esimerkiksi juuri sitä, ettei odota esimiesten uudistavan vuorovaikutuskäytäntöjä, vaan ottaa itse aktiivisen roolin ja ehdottaa ratkaisuvaihtoehtoja?

Mikä estää tai edistää itseohjautuvaa uudistamista?

• Mieti, mitä uudistuksia voit itse viedä suoraan käytäntöön. Estääkö joku asia sinua tarttumasta havaitsemiisi epäkohtiin ja uudistamista kaipaaviin asioihin? Pohdi, mikä sinua vierastuttaa tai pelottaa uudistuksiin tarttumisessa tai niiden eteenpäin viemisessä. Jos esteitä ei ole, anna palaa!
   
• Jos et ole varma, voitko lähteä itsenäisesti edistämään uudistuksia, keskustele esimiehesi kanssa. Voisiko valtuuksista sopia esimerkiksi kehityskeskusteluissa? Puhu esimiehellesi, ehdota uusia tapoja. Haasta häntä. Keskustele myös kollegojesi kanssa. Saattaa olla, että muillakin on samanlaisia ajatuksia, mutta myös he ovat epävarmoja valtuuksistaan.
   
• Jos uudistukset vaikuttavat muidenkin toimintaan, perustele uudistamistarpeet: miksi muutosta tarvitaan, mihin se vaikuttaa? Kerro ehdotuksesi: mitä teemme toisin, miten se vaikuttaa työyhteisöön, yhteiseen työprosessiin? Nostakaa esiin ja sanokaa ääneen uudenlaisen toimintatavan tai uudistuksen mahdolliset rajoitukset ja reunaehdot. Kannusta muita jatkoideointiin ja uudistuksen jalostamiseen.

Kirjoittaja Timo Huttunen on pitkän linjan työelämän kouluttaja ja valmentaja, jolla on oma yritys Muuvon. Hän on myös kirjoittanut kirjan yhdessä johtamisesta.