Avaimet menestyksekkääseen johtamiseen - tukea esihenkilöille arjen johtamiseen

Avaimet menestyksekkääseen johtamiseen –kokonaisuus luotiin mahdollistamaan hyvää arjen johtamista hyvinvointialueen toimintayksiköissä.

Hyvinvointialue on olemassa asukkaitaan varten. Esihenkilötyön tukitoimilla on tarkoitus mahdollistaa hyvä johtaminen arjen työssä, jolloin organisaation useat toimijat pystyvät yhdessä tarjoamaan alueen asukkaille laadukkaita ja oikea-aikaisia palveluja. Laadukas johtaminen on ensisijaisen tärkeää koko organisaation ja työyhteisön toiminnassa.
Esihenkilötyö on avainasemassa työntekijöiden työkyvyn, tiimin hyvinvoinnin, tavoitteisiin pääsemisen ja työyhteisön kehittymisen kannalta.

Koska uudessa organisaatiossa esihenkilön identiteetti on vielä rakentumassa, haluttiin luoda kokonaisuus, joka tukee esihenkilötyön vastuiden hahmottamista sekä niiden toteuttamista käytännössä.

Yhteisen identiteetin työstäminen aloitettiin johtamislupausten muodossa jo vuonna 2023. Esihenkilöiden yhdessä rakentamat ja jokapäiväistä toimintaa ohjaavat johtamislupaukset muodostavat perustan hyvinvointialueemme tavoitteelliselle johtamiselle sekä ohjaavat esihenkilön ja tiimin osaamisen kehittämistä. Johtamislupausten rinnalle tarvittiin kuitenkin keinoja lunastaa ne todeksi.

Kehittämistä haluttiin tehdä arvolähtöisesti ja yhteiset arvomme eli asiakaslähtöisyys, yhdenvertaisuus ja vastuullisuus, näkyvät kehittämisen tavassa sekä tuloksissa. Lähtökohtana oli organisaation sisäisten asiakkaiden eli esihenkilöiden tarve tiedon paremmalle saavuttamiselle organisaation sisällä, mikä haluttiin toteuttaa niin, että jokaisella organisaation jäsenellä on pääsy saman tiedon äärelle sekä mahdollisuus oman johtamisosaamisen kehittämiseen.

Tavoitteena on kehittää arjen johtamistyötä hyvinvointialueella esihenkilölähtöisesti kohti palvelustrategiassa asetettuja tavoitteita. Avaimet menestyksekkääseen johtamiseen - kokonaisuudella haluttiin kuvata esihenkilön vastuita ja rooleja organisaatiossa sekä helpottaa jokapäiväistä johtamistyötä tuomalla konsernin eri vastuualueiden tuottama esihenkilötyöhön liittyvä tieto helpommin esihenkilön ulottuville yhden näkymän kautta. Esihenkilötyön kehittämisen ohella tavoitteena on tiedon paremman löytymisen kautta vähentää palvelupyyntöjä eri vastuualuille ja yhtä lailla mahdollistaa uuden esihenkilön perehdytys organisaation esihenkilövastuisiin. Systemaattisen toimintatavan kautta esihenkilöillä on väylä tarkastella vastuukokonaisuuksia ja löytää käytännön tietoa näiden vastuiden toteuttamiseksi.

Avaimet menestyksekkääseen johtamiseen -kokonaisuuden tavoitteet tiivistetysti:

- Esihenkilölle tarjoutuu mahdollisuus hahmottaa roolinsa kokonaisvastuu ketterästi yhteen kootun näkymän kautta.
- Esihenkilön arki sujuvoituu ja oma toimijuus vahvistuu, kun tieto on hyvin saavutettavissa.
- Esihenkilön kyky päätöksentekoon oikealla johtamisen tasolla vahvistuu, kun tietoa, kolutusta ja ohjeita on saatavilla selkeästi ja oma rooli on selvä.
- Esihenkilö tunnistaa roolinsa kokonaisvastuun ja sen eri elementit ja hänen taitonsa henkilöstöjohtamisessa sekä palvelujen johtamisessa toiminnan tunnuslukujen valossa paranee.
- Hyvän esihenkilötyön kautta organisaatiomme vetovoima kohenee, henkilöstön saatavuus ja pysyvyys paranee sekä työn sujuvuus paranee. Ensimmäisenä askeleena kohti yhtenäistä johtamisen tapaa rakennettiin HR-palvelujen koordinoimana kokoava intranetsivusto – jonka pohjana toimi palvelulinjatasoisesti tehty kehittämistyö, jossa tunnistettiin operatiivisen tason esihenkilötyöstä käsin esihenkilötyön vastuualueita.

Sivusto koottiin erityisesti hyvinvointialueen noin 600 esihenkilöille, mutta se on avoimesti koko henkilöstön käytössä. Sivuston rakentaminen aloitettiin haastattelemalla esihenkilöitä eri toimintayksiköistä ja eri johtamisen tasoilta. Tällöin varmistettiin, että eteneminen tehtiin tarveperusteisesti ja asiakaslähtöisesti. Haastatellut esihenkilöt muodostavat asiakasraadin, joka jatkossa toimii intrasivuston arvioijana ja on mukana sen kehittämisessä.

Hyvinvointialueen sisäinen kumppaniverkosto oli merkityksellisessä roolissa työskentelyn alkuvaiheessa. Kumppanin roolissa toimiville asiantuntijoille tehtiin ennakkokysely, jonka avulla tunnistettiin linkkejä ajatellen eri vastuualueiden toimintoja esihenkilötyöhön liittyen. Kumppaniverkostossa toimivat konsernin vastuualueet eli talouspalvelut, hallinto, hankinta, viestintä, digipalvelut, TKI-yksikön kehittämispäälliköt, ruotsinkieliset palvelut ja HR-palvelut.

Työtä jatkettiin kumppanien kesken työpajoissa, joissa ylätason raamin sisälle koottiin teemoja esihenkilön näkökulmasta katsottuna. Tämän jälkeen kokoonnuttiin lukuisiin tarkentaviin tapaamisiin asiantuntijoiden, päälliköiden ja johtajien kanssa. Tapaamisia järjestettiin teemoittain ja useamman vastuualueen kesken työskennellen yhdessä yli vastuualuerajojen. Täten pyrittiin kuvaamaan eri asioiden linkittyvyyksiä esihenkilöille parhaimmin ymmärrettävään muotoon.

Yhteistyön tuloksena syntyi: Avaimet menestyksekkääseen johtamiseen kokoava intranetsivusto, jossa esihenkilötyön keskeisimpien vastuiden hahmottamiseksi tietoa on koottu kuuden eri johtamisen avaimen alle. Kunkin avaimen lyhyt kuvaus alla:

- Tavoitteellisen ihmisten ja toiminnan johtamisen avaimessa kuvataan, miten sekä kokonaisen toimintayksikön että yksittäisen ammattilaisten suoritusta johdetaan tavoitteellisesti ja miten nämä asiat linkittyvät toisiinsa sekä millä keinoin henkilöstön työtä ja työhyvinvointia tuetaan. Avain sisältää esihenkilölle tukea mm. tavoiteasetantaan, tavoitteiden toteutumisen seurantaan, poikkeamiin reagointiin ja palautteen antamiseen liittyen.

- Asiakaspalvelujen laadun turvaamisen avaimessa kuvataan mitä asioita kuuluu esihenkilöroolin vastuuseen laadun ja asiakasturvallisuuden näkökulmasta, mitä on hyvä hallintotapa, ja miten esihenkilö pystyy tukemaan henkilöstöä näiden toteuttamisessa. Avain sisältää mm. laadun ja asiakasturvallisuuden keskeiset prosessit ja työkalut.

- Henkilöstösuunnittelun ja palvelussuhdeasioiden avaimessa on koottu tietoa siitä, mikä on esihenkilön vastuu toimintayksikön riittävän ja oikeanlaisen henkilöstöresurssin turvaamisessa ja suunnittelussa niin jokapäiväisessä arjessa kuin pitkällä tähtäimellä. Kokonaisuus sisältää tietoa mm. henkilöstöresurssin määrän seuraamisen työkaluista, hakijalähtöisestä rekrytointiprosessista, uuden työntekijän perehdytyksestä, ammattilaisten sitouttamisen keinoista ja työnantajamielikuvasta.

- Talouden kokonaisvastuun avaimessa kuvataan, mitä tarkoittaa esihenkilön vastuu toimintayksikön budjetin ja toteuman seuraamisesta ja keskeisiin kustannuseriin vaikuttamisesta.

- Jatkuvan oppimisen ja kehittämisen avaimeen on koottu tietoa sekä siitä, miten toimintayksiköiden kehittämistä johdetaan, että miten esihenkilö tukee yksittäisen työntekijän osaamisen kehittymistä ja hyödyntämistä.

- Vuorovaikutuksen ja viestinnän avaimessa kuvataan, mitkä viestinnälliset tehtävät kuuluvat esihenkilön vastuulle sekä mitä on vastuullinen ja tavoitteellinen vuorovaikuttaminen. Viestintää kuvataan ennen kaikkea työn mahdollistajana.

Kokoava sivusto lanseerattiin esihenkilöille suunnatussa tilaisuudessa käyttöönoton aloittamiseksi:

Esimakua sivustoon tarjoiltiin toukokuussa 2024 jolloin sivusto avattiin organisaation koko henkilöstölle. Kattavampi esittely pidettiin syyskuussa 2024, jossa Avaimet menestyksekkääseen johtamiseen sivuston eri elementtejä avattiin keskustellen HR-palveluissa toimivan asiantuntijan ja palvelulinjajohtajan kanssa esihenkilöille suunnatussa tilaisuudessa, jossa osallistujia oli paikalla noin 300.
Hyvinvointialue on uusi toimija, jonka organisaatio kehittyy ja identiteetti rakentuu jokaisena päivänä.

Hyvinvointialueen johdon tukemana luottamus ja usko toimintatapaan vahvistui työn edetessä. Esihenkilöille rakennettu kokoava intranet sivusto toimi ensimmäisenä askeleena sille, että hyvinvointialue hyödyntää yhden raamin sisään koottua kokonaisuutta laajemmin esihenkilöiden tukena myös muilla tavoin. Avaimet menestyksekkääseen johtamiseen -kokonaisuuden myötä koko johtamisen työkalupakki on tehty näkyväksi. Siihen kuuluu mm.
- Yhteistä identiteetin kehittymistä tukevat johtamislupaukset
- Tavoite- ja kehityskeskusteluprosessi ja lomakkeet
- Johtamisen tunti, joka on viikoittainen koulutustyyppinen esihenkilöiden etätilaisuus oman johtamistyön kehittämisen tueksi.
- Strukturoitu ja yhtenäinen esihenkilöviestinnän tapa, johon kuuluu kuukausittaisen kaikille esihenkilöille suunnatun infon lisäksi Kuukauden kärjet niminen materiaali, johon on koottu hyvinvointialueen yhteiset ja priorisoidut kuukausittaiset ydinviestit, jotka esihenkilö viestii työntekijöille.
- Koulutukset ja valmennukset esihenkilötyön kehittämiseksi, jotka tullaan rakentamaan niin, että kaikki esihenkilötyön avaimistoon kootut vastuualueet tulevat huomioiduksi.

Avaimet menestyksekkääseen johtamiseen kokonaisuus kehittyy tarveperusteisesti organisaation kanssa. Uusi esihenkilölähtöinen tapa tarkastella ja tuottaa asioita johtamisen tueksi näkyy jo tässä vaiheessa siinä, että esihenkilötyö on tehty näkyvämmäksi ylimmän johdon toimesta sekä kukin vastuualue aktiivisesti havainnoi ja arvioi tarvetta siihen, minkälaista tietoa esihenkilöt kullakin hetkellä tarvitsevat työnsä tueksi. Tulevan kehitystyön tukena toimii hyvinvointialueella jo toimiva mittaroinnin ja raportoinnin kokonaisuus, joka mahdollistaa kehittämisen tietoperusteisesti. Johtamislupaukset Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue.pdf
Avaimet menestyksekkääseen johtamiseen Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue.pdf

Toimialat

Teemat