Hankepalveluiden viisi hattua

Limingan elinvoimapalveluissa yhtenä tiiminä toimii hanke- ja kehityspalvelut. Tiimi käsittää erilaisten projektien projektihenkilöstöä, hankeasiantuntijan sekä kehityspäällikön. Olemme tällä hetkellä neljän henkilön ketterä ja ärhäkkä pikkutiimi, mutta vastaamme kokoamme laajemmin kunnan kehittämisestä. Tiimimme koko voi vaihdella suurestikin riippuen siitä, paljonko kunnassa on kyseisellä hetkellä käynnissä erilaisia isompia kehittämishankkeita.

Hankevalmistelussa tiimimme palvelee koko kuntaa, jonka lisäksi myös paikallisia yrityksiä ja yhdistyksiä. Meidän tulee siis pysyä perillä ajankohtaisesta yhteiskunnallisesta keskustelusta, kunnan kehittämisestä, eri lainsäädäntöjen muutoksista ja niin edelleen. Yleiskäsitys eri aloista ja niiden suunnista on hyvä olla. Lisäksi tarvitsemme osaamista fasilitointiin, verkostoissa toimimiseen, raportointiin ja muuhun yleisempään kehittämiseen liittyvään. Lisäksi meidän pitäisi pysyä jatkuvasti kärryillä siitä, minkälaisia rahoituksia eri rahoittajat ovat avanneet hakuun ja tuoda viestiä palvelualueille ja auttaa hakemusten ideoinnissa ja kasaamisessa.

Haasteena pienellä tiimillä ja valtavan laajalla "tietotarpeella" on ollut se, että yhden ihmisen aika ei kerta kaikkiaan riitä siihen, että jokaisessa asiassa pysyisi täysin kartalla. Halusimme siis luoda toimintamallia tiimimme kesken, jotta pysyisimme kartalla ajankohtaisista ja tärkeistä tiedoista, ilman että kenenkään tarvitsisi käyttää kohtuutonta aikaa kaikkien asioiden seuraamiseen. Kuulimme viiden hatun mallista kuntamme sivistysjohtajalta, joka käyttää oman rehtoritiiminsä kanssa samankaltaista toimintamallia, hieman erilaisella painotuksella. Ajatuksena heillä on ollut, että jokaisella rehtorilla ja apulaisrehtorilla on oma vastuualueensa (esim. oppivelvollisuus, digiasiat, logistiikka) joita seuraa ja joissa harjaantuu erityisosaajaksi. Kyseinen rehtori on velvollinen jakamaan tietonsa aina muille rehtoreille ja näin ollen tieto jakaantuu jokaiselle.

Halusimme ottaa saman mallin käyttöön hankepalveluissa ja aloimmekin miettimään "erilaistumista", jossa jokainen ottaisi kontolleen yhden tai kaksi yhteiskunnallista laajempaa teemaa, jonka keskustelua, tutkimuksia ja lainsäädäntöä seuraisi tarkemmin.

Ensimmäisen viiden hatun toimenpiteenä purimme yhdessä Orpon hallitusohjelman. Jaoimme ohjelman neljään osaan ja jokainen paneutui omaan osioonsa ja purkupalaverissa esittelimme toisillemme hallitusohjelman keskeiset linjaukset peilaten niihin vaikutuksiin, joita voisi kunnallemme asiasta olla. Ensimmäinen tehtävä onnistui todella hyvin ja saimme ketterästi palasteltua hallitusohjelman ja pääpiirteet hallitusohjelman sisällöistä on jokaisella nyt hallussa.

Seuraavassa kokouksessa valitsemme jokaiselle omat teemat, joista jatkossa vastaa "hattuna" ja pohdimme miten jaamme osaamistamme toisillemme. Jokaiselle valitaan hattu oman mielenkiinnon mukaisesti, mutta myös siten, että kehitämme omaa ammattiosaamistamme. Tarkoituksena on, että hattutoiminta on jatkuvaa ja kerrytämme sillä paitsi omaa, mutta myös toistemme osaamista.
Hattutoiminta otetaan osaksi tiimin kuukausipalaverikäytäntöä ja käymme palaverissa aina lyhyen keskustelun ajankohtaisista huomioista. Uusien työntekijöiden liittyessä tiimiin myös he saavat itselleen hatun.

Toimintamallin käyttöönotto ei maksanut mitään ja voidaan tehdä nykyisen työajan puitteissa ja nykyisillä resursseilla. Vastaanotto toimintamallista oli myönteistä ja esimerkiksi Orpon hallitusohjelman läpikäynti oli työntekijältä noussut idea, joka saatiin hyvin ketterästi toteutettua mallin avulla. Mallilla saamme jaettua paitsi vastuita, mutta myös kehitettyä jokainen omaa osaamistamme. Malli tulee tehostamaan ajankäyttöämme, kun voimme tukeutua toisiimme enemmän osaamiseen ja substanssiin liittyvissä asioissa. Toinen voi ohjata oikeiden lähteiden pariin, toimia sparraajana sekä esimerkiksi hoksauttaa sopivista näkökulmasta vaikkapa hankehakemukseen. Toivon myös, että pitkässä tähtäimessä toimintamalli toisi lisäarvoa etenkin työntekijöille itselleen, kun jokainen saa ja on kannustettu tutustumaan ja kasvattamaan ammattiosaamistaan tietyissä itseään kiinnostavissa teemoissa. Tämä ei poista generalistityön luonnetta, mutta asettaa hieman rajoja muuten niin rajattomalle työlle.

Toimialat

Teemat