Hanketoiminta yhdelle alustalle

Limingan kunnassa on käynnissä paljon erilaisia hankkeita, joihin ollaan saatu ulkopuolista rahoitusta (valtionavustushankkeet, EU-hankkeet jne.). Hankkeiden toteutusvastuu on eri palvelualueilla ja näin ollen myös hankkeiden arkistointikäytänteet ovat vaihdelleet paljon eri palvelualueilla. Hankeaineistojen säilytykseen ei ole ollut selkeää toimintamallia. Tähän haluttiin muutosta. Asiasta keskusteltiin keväällä 2022 johtoryhmän kokouksessa ja hankeasiantuntija sai luvan alkaa viemään hanketoiminnan arkistointia eteenpäin.

Tavoitteena oli saada kaikkien hankkeiden tiedot samaan paikkaan ja järjevästi jaotellusti. Näin tietoon olisi pääsy niillä henkilöillä, joilla on tarve. Lisäksi toimintamallin ajateltiin vähentävän organisaation haavoittuvaisuuksia, kun tieto ei ole yksittäisten henkilöiden tietokoneilla. Samalla pysytään paremmin kärryillä siitä, millaisia hankkeita on käynnissä ja missä vaiheessa niiden toteutus on.

Tietoa voidaan myös paremmin hankkeista jakaa. Näin voidaan myös huomata paremmin esimerkiksi lähestyvät raportointiajat ja tekemään ajoissa esimerkiksi jatkoaikahakemukset. Loppuviimeksi koottu ja yhteinäinen aineisto toimii myös mahdollisten hanketarkastusten tarkastusmateriaalina. Rakennettiin yhteistyössä Limingan IT-palveluiden kanssa Hanketoiminnan työasema, johon palvelualueiden hankkeet tuotiin vuoden 2023 uuden organisaation rakennetta ja kustannuspaikkarakennetta hyödyntäen. Samoin asemalta löytyy kaikkien niiden hankkeiden tiedot, joissa Limingan kunta on mukana joko rahallisesti tai työpanoksella. Työasemalta löytyy koordinoidusti myös eri rahoittajien hankeohjeistukset sekä kunnan sisäiset toimintaohjeet hankkeille (esim. arkistointiohjeet, hankeajan ohjeistukset eri tilanteisiin sekä tilinpäätösohjeet).

Työasemat on jaoteltu seuraavasti:

- Konsernipalveluiden hankkeeet (siellä ominaan investoinnit ja kehittämishankkeet - ja jokaiselle hankkeelle omat alakansiot)
- Elinvoimapalveluiden hankkeet (omina työllisyyshankkeet ja elinkeinojen kehittämishankkeet)
- Hyvinvointipalveluiden hankkeet
- Sivistyspalveluiden hankkeet
- Liikelaitosten hankkeet
- Hankkeet, joissa kunta mukana kumppanina
- Hankeohjeistukset

Hankeaineistoja tallennetaan vain työasemille, eli esim. omalle työpöydällä ei saa hankeaineistoja säilyttää. Hankkeiden päivittäisiä asioita hoidetaan Teamsin Tiimien ja keskusteluryhmien kanssa - Teamsissa myös työstetään aineistoja hankkeen aikana. Virallinen hankeaineisto säilytetään kuitenkin laajassa mittakaavassa työasemilla.

Hankeaineisto arkistoidaan sillä ajatuksella, että hanketarkastuksen tullessa aineisto on sellaisenaan tarkastuskuntoinen ja helposti tarkastettava. Tämä poistaa myös jännitystä tilanteessa, jossa hanke tarkastetaan (kaikki tiedot on laitettu oikein jo hankeaikana, mikään ei ole hukassa). Jokaisen hankkeen sisälle on rakennettu samankalainen alakansiorakenne, josta löytyvät muun muassa hankepäätökset, muutokset, kilpailutukset, ohjausryhmän asiat, viestintämateriaalit ja maksatukset maksatuksittain.

Sähköisen työaseman käyttö on vähentänyt paperisen arkistoinnin tarvetta ja mahdollistaa paremmin myös hankehenkilöstön etätyöskentelyn, kun kaikki aineisto löytyy sähköisesti samasta paikasta. Sähköinen työasema auttaa myös uusien hankkeiden valmistelussa, kun vanhat/päättyneet hankkeet löytyvät myös omista kansioistaan. Näin vanhojen hankkeiden tietoja ja tuloksia voidaan paremmin hyödyntää.

Kehittäminen ei maksanut mitään, mutta se vaati hankeasiantuntijalta parin päivän työpanoksen, joka käytettiin aineistojen siirtämiseen ja työaseman kansiorakenteen rakentamiseen. Aivan kaikkia hankkeita ei olla saaatu vielä siirrettyä, työ jatkuu parhaillaan. Noin 80 % hankeaineistosta on jo siirretty uuteen sijaintiin. Teko näkyy arkipäivässämme siten, että hankeaineistot ovat nyt yhdessä paikassa ja helpommin löydettävissä. Kansiorakenteeseen on pääsy vain henkilöillä, jotka työskentelevät hankkeiden parissa. Lisäksi johtoryhmälle ja palvelualueiden esihenkilöillä, jotka toimivat hankkeiden vastuullisina johtajina on pääsy hankekansioihin.

Säästö syntyy tehostetusta työnajasta, kun ei tarvitse etsiä tietoa monista paikoista tai pyytää tietoa toisilta esimerkiksi sähköpostitse. Säästöä syntyy myös hanketarkastuksen tilanteessa, kun hankeaineistoa ei enää tarkastusvaiheessa tarvitse alkaa kasaamaan.

Kehittämistä jatketaan syksyn 2022 ja kevään 2023 aikana ja viimeisetkin hankkeet siirretään uudelle työasemalle. Arkistointikäytänteistä on suunnitteilla hankehenkilöstölle sisäistä koulutusta - edellinen on pidetty jo vuosia sitten ja henkilöstömuutoksia on tämän jälkeen tullut hankkeisiin.

Toimialat

Teemat