Ideasta toimintaan – Ideoiva ja kokeileva Enontekiön kunta

Enontekiön kunnassa tehtiin 2017 kunnan organisaatioon rakenteellisia muutoksia, joiden tavoitteena oli mm. kuntalaisten osallisuuden kehittäminen. Kuntaan perustettiin uusia vaikuttajaelimiä, keskustelufoorumeita: kuntalaisfoorumi, yhdistysfoorumi ja yritysfoorumi. Kuntastrategian viitoittamana ja talousarvion tavoitteena päätettiin edistää kokeiluja Enontekiön kunnassa jokaisella tasolla: yksilötasolla, tiimitasolla, toimipistetasolla, toimialatasolla ja palvelualueilla.

Samalla keskustelua syntyi työntekijöiden osallisuuden kehittämisestä, koska juuri he tekevät asiakaspalvelutyön ja ovat kuntalaisten palvelun tuottamisen ytimessä. Toimintatapamuutosta päätettiin edistää muutoshankkeella Ideasta toimintaan, jossa kehitettiin koko kuntaorganisaation johtamista, toimintakulttuuria sekä ideoinnin systematiikkaa ja rakenteita. Päätettiin antaa enemmän vastuuta työn kehittämisestä työntekijöille, koska työntekijä on paras asiantuntija oman työnsä suhteen. Haluttiin myös edistää Enontekiön arvojen ja strategian mukaista toimintaa ja parempaa vuoropuhelua. Arvoista ja strategiasta annamme mielellämme lisää tietoja.

Päätöksen pohjalta toteutettiin muutosvalmennus Enontekiön kuntapäättäjille, kunnan johtoryhmälle ja esimiehille sekä kunnan kaikille työntekijöille. Muutosvalmennuskokonaisuus sai nimen Ideasta toimintaan. Valmennuksen toteuttajaksi valittiin Kissconsultingista valmentaja Paula Kuusipalo-Määttä.

Ideasta toimintaan -muutoshankkeen tavoitteet
- parantaa työntekijöiden ja luottamushenkilöiden osallisuutta ja saada parhaat ideat käyttöön
- tehdä työtä taloudellisesti ja sosiaalisesti kestävämmällä tavalla
- saada monipuolista hyötyä ideoivasta kulttuurista.
Ideasta toimintaan -muutoshankkeen vaiheet

Vaihe 1 17.12.2018 JOHTORYHMÄ + KUNNANHALLITUS
Keskusteltiin, miten arvojen mukainen kulttuurimuutos saadaan aikaan. Keskustelun jälkeen hyväksyttiin Ideasta toimintaan -valmennuskokonaisuus.

Vaihe 2 28.1.2019 VALMENNUSPÄIVÄ KUNTAPÄÄTTÄJÄT
Valmennuksessa käsiteltiin ideakulttuuria ja sen läpivientiä. Kuntapäättäjien kanssa pohdittiin strategisia tavoitteita ja syitä miksi idea- ja kokeilukulttuuri on tärkeää tavoitteiden saavuttamiseksi ja miten kuntapäättäjät voivat tukea ideakulttuuria. Valmennuksessa tuotiin esille visuaalisen ideataulun käyttöönottaminen valtuustoaloitteille, jotta niiden käsittely, päätöksenteko ja toteutus tulisivat läpinäkyvämmäksi. Keskusteltiin, miten kuntapäättäjien ja kunnan virkamiesten yhteistyö voisi olla vieläkin tiiviimpää ja ennakoivampaa.

Vaihe 3 29.1.2019 VALMENNUSPÄIVÄ JOHTO JA ESIMIEHET
Käsiteltiin ideoivan kulttuuriin työkaluja ja johtamista: Miten johtamisen avulla voidaan tukea kulttuurimuutosta. Sovimme toimintatavoista ja systematiikasta ideoiden käsittelylle ja viestinnälle. Sovittiin, että Enontekiön kunnan työpaikoilla on paikka, johon ideoita voi laittaa ja miten niitä käsitellään ja miten toteutettuja ideoita juhlitaan ja miten niistä viestitään.

Vaihe 4 30.1.-31.1.2019 VALMENNUSPÄIVÄ HENKILÖSTÖ
Ideakulttuurin lanseeraus koko Enontekiön kunnan henkilöstölle. Vuorovaikutuspelin pelaamisen kautta henkilöstö oivalsi yhteistyötä vahvistavien toimintatapojen ja asenteen vaikutuksia:
- positiivinen palaute sekä korjaava palautteen tärkeys
- yhteistyö ja luottamus kaiken pohjana,
- puututaan rohkeasti ongelmiin keskustelemalla, eikä vaieta,
- nähdään iso kuva ja mennään kohti tavoitetta.
Vuorovaikutusta edistää yhteinen kieli, terminologia ja käsitteet, jotka kaikki ymmärtävät samalla tavalla yhteisen keskustelun tuloksena. Vuorovaikutusta edistää myös hyvä kuuntelu, rauhallisuus turhautumisesta huolimatta sekä luottamus toisiin erilaisuutta ymmärtäen. Tavoitteiden saavuttamista edistää hyvä yhteinen suunnittelu, rohkeus kysyä ja tarkentaa olettamisen sijasta.  

Vaihe 5 2.4.2019 ESIMIESTEN VALMENNUSPÄIVÄ
Valmennuspäivässä käsiteltiin kulttuurimuutoksen johtamista:
- miten ideointi on lähtenyt liikkeelle ja tuleeko ideoita
- käsitelläänkö niitä palavereissa
- miten niiden toteuttamista edistetään.
Valmennuksessa saatiin työkaluja siihen, miten muutosvastarintaa käsitellään työyhteisöissä ja miten se voidaan voittaa. Työstettiin esimiehen roolia ideoivan ja kokeilevan kulttuurin eteenpäin viennissä ja miten innostusta ylläpidetään. Käytiin keskustelua, mitä uuden toimintakulttuurin juurruttaminen ja vahvistaminen työyhteisöissä arjessa vaatii. Opeteltiin muutoksen ohjaamista yksilö- ja ryhmätasolla. Saatiin työkaluja ideoiden priorisointiin juurisyyajattelun kautta.

Vaihe 6 13.8.2019 PÄIVÄKOTI RIEKKO
Päivän tavoitteena on luoda kulttuuri, jossa jokainen haluaa auttaa toinen toistaan ja asiakasta parhaalla mahdollisella tavalla: mitä auttamisen kulttuuri ja ”met tehemä yhessä" (me yhdessä) tarkoittavat. Opitaan tuntemaan toistemme vahvuudet ja mitä tunteita vahvuuksiin liittyy. Mistä asioista olemme kiinnostuneita ja mistä unelmoimme? Yksilöllisyys ja yhteisöllisyys työyhteisön voimavarana. Kommunikaation ja palautteen merkitys yhteenkuuluvaisuuden vahvistamisessa. Minkälainen palautteen antaja ja vastaanottaja olen? Vahvistetaan palautteenannon ja vastaanottamisen taitoa. Puhummeko minä- vai me -puhetta? Ovatko asiat läpinäkyviä? Luottamuksen vahvistaminen: mitä konkreettista tekemistä tarkoittaa keskinäinen ryhmähenki? Miten ryhmähenkeä voi vahvistaa? Työkalu: Ubuntu sessio, missä jokainen tulee kuuluksi. Puhujaa ei saa keskeyttää eikä asioita ratkoa. Mihin minä itse olen valmis sitoutumaan ja mistä tiedämme, että olemme onnistuneet? oli keskeinen kysymys.

Vaihe 7 14.8.2019 ESIMIESTEN VALMENNUSPÄIVÄ
Missä mennään, mikä on muuttunut? Miten saan ihmiset toimimaan vastuullisesti. Puhe, ajattelu, ymmärrys, tulokset -malli. Ideoinnissa määrä tuo laatua. Miten olen konkreettinen muutosten edistämisessä: kuka, mitä ja mihin mennessä. Jatkuva kehittäminen, oppimispyrähdykset, osaamisvaatimukset. Millaista osaamista tarvitaan kuntasektorilla, Enontekiön kunnassa ja omassa roolissa? Miten johdan tunnelmaa työpaikalla. Aikaansaavan myönteisyyden kehä. Tunnetilan hallinta, itsensä johtaminen. Tavoitteita tulevaisuuteen. Konkreettinen työlista, mitä voin tehdä, mitä voimme yhdessä tehdä ja mitä kuntana voimme tehdä. Esimiehet ja kunnan johto osallistuivat jokainen yhteen henkilökunnan koulutuspäivään, niin että jokaisessa henkilökunnan koulutuspäivässä on ainakin yksi esimies paikalla.
Yleisenä huomiona osallisuuden kokemus on kaikille tärkeä: pääsen osalliseksi vaikuttamiseen ja kehittämään. Vaikka työntekijöistä osa osallistuu aina kehittämiseen, osa ei ollenkaan ja loput siltä väliltä, niin työnantajan on tärkeää tarjota mahdollisuus osallisuuteen. On tärkeää saada useita näkökulmia asiakaspinnan kehittämiseen. Olemme havainneet hankkeen aikana idea- ja kokeilukulttuurin muutoksen olevan prosessi, jota pitää viedä määrätietoisesti eteenpäin. Suunnittelemme Enontekiön kunnassa ensi vuodeksi mittareita idea- ja kokeilukulttuurin muutokselle, jotta voimme seurata muutoksen edistymistä. Sisällytämme talousarvioon ideasta toimintaan -hankkeelle jatkokehittämistä.

Enontekiön kunnassa on tapahtunut paljon muutoksia ja esimiesten valmennustilaisuudet antoivat kuntapäättäjille, kunnan johdolle, esimiehille ja henkilöstölle tilaisuuden hahmottaa omaa roolia ja johtamista muutoksessa.

Henkilöstö oli velvoitettu osallistumaan tilaisuuksiin työaikana. Jokaisessa tilaisuudessa oli sekaisin henkilöstöä eri toimialoilta: kunnan johto ja viranhaltijat, esimiehet ja kaikki työntekijät osallistuvat samoihin tilaisuuksiin. Valmennustilaisuuksissa virisi konkreettisia, toimialojen välistä yhteistyötä edistäviä ja siiloja rikkovia yhteistyömahdollisuuksia.

Idea- ja kokeilukulttuurin myötä Enontekiön kunta on saanut toteutettuja ideoita, jotka tuovat sujuvampaa toimintaa ja palvelun parantumista. Tilaisuuksissa virinnyt innostunut ja yhdessä tekemisen ilmapiiri tuo myös mainehyötyjä hyvän työntekijäkokemuksen kautta: kunnan paras markkinoija on työntekijä itse pienessä kunnassa. Pitkäkestoisena hyötynä voimme mainita, että Enontekiön kunnalla on nyt pysyvä järjestelmä, joka tuottaa kehittämisideoita koko ajan.

Valmennuksiin osallistuneet antoivat ylipäänsä palautetta normaalia enemmän. Osallistujat olivat tilaisuuksissa aktiivisia ja innostuneita. Palautteesta paistaa läpi aktiivisuus, rohkeus ja innostuneisuus muutokseen. Valmennustilaisuuksista saatiin runsaasti keskiarvoa parempaa palautetta: tilaisuudet koettiin erittäin tarpeelliseksi ja onnistuneiksi ja niiden keskiarvo oli kiitettävä. Liitteenä palauteraportti.

Kunnan johto ja esimiehet olivat sitoutuneita muutosvalmennukseen ja se näkyi positiivisena signaalina henkilöstölle. Aktiivinen ja rohkea kuntatyön uudistaminen on Enontekiön kunnan tavoitteiden saavuttamisen kannalta erittäin tärkeää ja ideasta toimintaan – ideoiva ja kokeileva Enontekiön kunta -hanke on hieno ja konkreettinen sekä innostava osoitus tästä.

Toimialat

Teemat