Kanava - sisäisen viestinnän uudistaminen kuntakonsernissa

Intranet-uudistuksen tultua ajankohtaiseksi, koko sisäisen viestinnän kokonaisuutta tarkasteltiin uudelleen ja toteuttaminen aloitettiin vuoden 2019 alusta. Tuore brändiuudistus ja verkkosivu-uudistus raikastivat ulkoista viestintää mutta myös kuntakonsernin sisäisessä tiedonkulussa haluttiin uudistua. Aiemmin haasteena olleeseen tietojen ajantasaisuuteen haluttiin kiinnittää huomiota, jotta uusin tieto löytyisi aina intranetista eikä jäisi tiedotteiden tai henkilöstökirjeiden varaan. Myös vuorovaikutusta johdon ja henkilöstön välillä haluttiin lisätä. Tavoitteena oli saada aikaan selkeä kokonaisuus, jossa tiedon koti on sisäinen intranet. Koko uudistuksen keskiöön nostettiin intranetin ympärille rakennettavan toimintatavan kehittäminen. Uudistuksessa sekä henkilöstö, että johto uudistivat toimintatapaa. Luotiin toimintamalli, johon kokonaisuutena linkittyy intranet, online-henkilöstötapaamiset, henkilöstölehti sekä videoviestintä.

Intranet-uudistuksen yhteydessä kiinnitettiin huomiota päätason otsikointiin ja tiedon hallintaan. Organisaatiorakenteen sijaan ajateltiin, että intranetin tulisi tarjota henkilöstölle tietoja palveluittain. Intranet nimettiin paikallisesti tutuksi Kanavaksi. Uudistuksen yhteydessä luotiin lisäksi toimintatapa, jossa uusin tieto (muutos, ohjeistus) päivitetään kyseisellä intranet-sivulle ja asiasta luodaan uutinen intranetin etusivulle.
Kerran kuukaudessa järjestetään online-kokous ”Kanava-kahvit”, jonka tarkoituksena on olla koko henkilöstön virtuaalinen kahvihetki. Tunnin virtuaalikokouksen aikana käydään läpi intranetin uutisia ja jokainen eri asiantuntija kertoo muutoksesta tai vastaa kysymyksiin joita asiaan liittyen ilmenee. Etenkin heti intranet-uudistuksen jälkeen näytimme konkreettisesti, mistä mikäkin asia uudessa valikkorakenteessa löytyy ja näin teimme tutummaksi uutta tiedon kotia. Keskustellen asioihin on pystytty tuomaan lisätietoa tai tarkennuksia jo varhaisessa vaiheessa. Muun muassa Kanava-kahvien ajankohtaa muutettiin henkilöstön toiveesta iltapäiväajalle, jolloin varhaiskasvatusyksiköstä päästään myös osallistumaan.

Henksu-henkilöstölehti on täysi digijulkaisuna, omin voimin tuotettava henkilöstölehti, joka ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Henksun tarkoituksena on boostata yhteishenkeä, tuoda esille onnistumisia, mielenkiintoisia hankkeita ja esitellä eri alojen osaajia. Esimerkiksi Tiedottaja tien päällä - juttusarjassa ollaan vierailtu niin aurinkopaneelikentillä, päiväkodin nurinkurin -päivässä kuin maatalouslomittajan matkassa. Henksu toteutetaan Swaylla ja löytyy upotettuna intranetin etusivulta.

Videoviestintä on osa sisäisen viestinnän uudistusta. Kunnan johtoryhmässä käsiteltäviä asioita on tuotu uudella tavalla esiin videoiden muodossa. Kukin johtoryhmän jäsen esittelee videolla viikoittain johtoryhmän jälkeiset tunnelmat koostevideolla. Uusin video on upotettuna intranetin etusivulla. Tämän lisäksi kunnanjohtaja kuvaa kuukausittain tervehdysvideon esimiehille, jossa kertoo ajankohtaiset nostot edelliseltä kuukaudelta.
Intranet-uudistus oli sopiva aika ideoida uutta ja kiinnittää huomiota vuorovaikutukseen. Sähköisiä kanavia on helpompaa yhdistää tuttuun intra-alustaan. Erilaiset hankkeet, työyhteisöt ja saavutukset tulevat nyt eri tavalla esiin. Toimintaa kehitetään edelleen ja toimintatapoja opetellaan käytännöksi. Tähän asti kokemukset ovat olleet hyvin positiivisia, virtuaalikahvit muuttuneet vuorovaikutteisemmiksi, henkilöstö rohkaistunut tarjoamaan ideoita henkilöstölehteen matalammalla kynnyksellä ja videoviestinnässä kehitytty edelleen.

Toimialat

Toiminnot

Teemat