Kotisairaanhoidon ja kotipalvelun yhdistyminen

Kotihoidon yhdistymistä suunniteltiin Lempäälässä usean vuoden ajan. Sosiaali- ja terveysjohtaja oli yhdessä vanhustyönjohtajan kanssa asettanut talousarvioon 2014-2016 tavoitteen, että vuoden 2015 alussa aloittaisi yhteinen kotihoito toimintansa Lempäälän kunnassa. Ennen yhdistymistä kotisairaanhoidon ja kotipalvelun työ oli ollut hyvin kapea-alaista ja rajoittunut sosiaali- ja terveyspalveluiden lakeihin eikä yhteistyötä juuri näiden välillä ole ollut. Tavoite linkittyi Lempäälän kuntastrategiaan 2014-2020 asetettuihin tavoitteisiin asiakaslähtöisistä ja kustannustehokkaista palveluista.

Kehittämisellä haluttiin tuottaa selkeä kokonaisuus kotiin annettavista palveluista sekä poistaa päällekkäisyydet. Tavoitteena oli luoda toimiva kokonaisuus, jossa palvelut kohdennetaan niille, jotka sitä tarvitsevat sekä laadukkaan hoidon ja hoivan tuottaminen kotihoidon asiakkaille iästä riippumatta.

Vanhuspalveluilla ja terveyspalveluilla oli käytössä aloitusvaiheessa eri asiakas- ja potilastietojärjestelmät, jotka toivat haastetta asiakkaiden hoidolle. Kehittämistyöryhmässä päätettiin yhtenäistää toiminta myös järjestelmien osalta ja siirtyä yhteen yhteiseen potilastietojärjestelmään vuoden 2015 aikana.

Itse kotihoidossa kehitettiin kokonaisuutta ja rakennetta: Kotisairaanhoito siirtyi vanhuspalveluihin ja sairaanhoitajien työpanos jaettiin enemmän aluelliseen työhön sekä vastaamaan kokonaisuudesta uudessa aluejaossa. Yhdistymisen alkuvaiheessa keskustelua käytiin yhdessä henkilöstön kanssa. Keskusteluissa ilmeni alueelliset eroavaisuudet ja asiakkaiden ja tiimirajojen laajuus. Yhteistyössä henkilökunnan kanssa suunniteltiin uudet tiimien aluerajat: Lempäälän pohjoinen, keskinen ja eteläinen. Näiden lisäksi sairaanhoitajista muodostui pieni resurssipoolin alku, jota lähdettiin työstämään muun kehittämisen ja toiminnan muutoksen mukana.

Jokaiseen tiimiin sijoittui yksi sairaanhoitaja ja 8-10 lähihoitajaa. Sairaanhoitajan tehtävänkuva muuttui niin, että hänelle tuli kokonaisvastuu oman tiiminsä asiakkaiden määräaikaiskontrolleista sekä terveyden- ja sairaanhoidollisen vastuun kantaminen kokonaisuudessaan. Tämä toi lisää asiakkuuksia, joita aiemmin olivat vain ne, jotka perinteisessä kotisairaanhoidossa kuuluivat hoitajille. Näiden tiimin asiakkuuksien lisäksi kotisairaanhoitajat jatkavat vaativaa kotisairaanhoitoa, johon kuuluvat erilaiset I.V-hoidot, injektiot sekä saattohoitopotilaiden hoito.

Jokaisesta tiimistä valikoitui yksi tiimin vetäjä, ryhmyri. Heidän kanssaan pidetään joka viikko lyhyt palaveri, jossa tarkastellaan asiakas- ja henkilökuntatilanne sekä käydään läpi tulevien viikkojen asioita. Näin pyritään ennakoimaan mahdollisia tilanteita ja vastaamaan kotihoidon kysyntään. Ryhmyreiden tehtävänä on myös viedä viestiä ja keskustella oman tiiminsä kanssa asioista sekä pitää tiimeissä joka viikkoinen tiimipalaveri.

Yhdistymisen myötä aloitettiin säännölliset kotihoidon kokoukset, joissa alkutaipaleella käsiteltiin paljon keskeneräisiä asioita ja pohdittiin toimintatapojen toteuttamista henkilöstön kanssa. Kotihoidolle laadittiin alkuvuodesta 2015 myös kriteerit ja niiden päivitystyötä tehtiin yhdessä henkilöstön kanssa. Henkilöstöllä oli ja on edelleen mahdollisuus käydä keskustelua ja tuoda julki mielipiteensä toiminnan eteenpäin viemisestä.

Olemme pohtineet ja kokeilleet uusia asioita, joita henkilöstö on tuonut esille ja laajentaneet toimintaa koko kotihoitoon, jos näemme jonkin muutoksen edesauttavan toimintaamme. Yksi esimerkki tästä on autonomisen työvuorosuunnittelun toteuttaminen tiimeissä. Tämä lähti liikkeelle yhdessä tiimissä ja laajeni muutaman kuukauden aikana koko kotihoitoon. Esimiehen tehtävänä on tarkistaa ja tarvittaessa muuttaa työvuoroja, jos työvuoroissa ei ole riittävästi henkilökuntaa.

Kotihoidon sisällä oli ensimmäisen vuoden aikana palveluasumisen ja tehostetun palveluasumisen yksiköt. Nämä irrotettiin kotihoidosta ensimmäisen vuoden jälkeen, sillä todettiin, että näiden yksiköiden eteenpäin vieminen kotihoidossa olisi mahdotonta ja heille haluttiin antaa kohdennetumpaa esimiestyötä, jota kotihoidosta ei pystytty toteuttamaan.

Kun kotihoidossa saatiin tiimiydyttyä, ulkopuolisen avun turvin asiakkaita kirjattiin kolmanteen järjestelmään, jotta saatiin selville, miten paljon teimme hukkaa ja miten paljon teimme kotisairaanhoidossa ja kotipalvelussa päällekäistä työtä. Tämä työvaihe uuden oppimisessa ja toimintatapojen muutoksessa teetti etenkin ryhmyreillä haastetta. Etenkin, kun tiedossa oli, että siirtyisimme vielä kuluvan vuoden aikana yhteen yhteiseen potilastietojärjestelmään, joka kaiken kaikkiaan toi selkeyttä kokonaisuuden hallinnassa.

Ennen kotipalvelussa ja kotisairaanhoidossa kaikki ovat tehneet kaikkea, eikä oikein selkeää sopimusta ole ollut toiminnasta. Nykyään asioita on kohdennettu tietyille työntekijöille ja kotihoidon työskentelytavasta on muotoutunut suunnitelmallisempaa ja organisoidumpaa toimintaa.
Selvitystyö ja sen pohjalta laaja suunnittelutyö aloitettiin erillisellä työryhmällä, johon SoTe johtaja Vesa Helin nimesi seuraavat henkilöt: apulaisylilääkäri Taina Hellsténin, hoitotyönjohtaja Sari Tommolan, vs Astrid Viskarin, vanhustyönjohtaja Hanna Karojärven, vs. Päivi Porre-Mutkalan (puheenjohtaja), kotipalvelun esimies Soile Naskalin, kotisairaanhoidon osastonhoitaja Pauliina Alénin, sosiaali- ja terveystoimen suunnittelija Tuula Salmisen (sihteeri), lähihoitaja Sari Äyräksen, kotisairaanhoitaja Mari Väätäisen sekä muita vierailevia asiantuntijoita.

Kehittämistyöryhmän tuloksena tuotettiin Kotihoidon kehittämisraportti, jonka pohjalta konkreettista käytännön yhdistämistyötä lähdettiin toteuttamaan. Raportti käsitti kokonaisuudessa vanhustyön organisaatiorakennetta ja vastuualueita sekä alustavan suunnitelman siitä, mitä yhdistymisellä tavoitellaan.

Ulkopuolisena apuna käytettiin NHG:n asiantuntijaa Johan Groopia, joka kutsuttiin keskustelemaan nykyaikaisesta kotihoidosta koko kotihoidon henkilöstölle. Hänen kauttaan saatiin myös asiakasohjelma, johon saatiin kirjattua ensimmäistä kertaa kaikki kotihoidon asiakkaat.

Potilastietojärjestelmän uusiminen ja tämä välimallin asiakaslistaus aiheuttivat suuria kuluja organisaatiolle. Työ on kuitenkin tuottanut tulosta, kun olemme saaneet koulutettua sekä vanhuspalveluiden että terveyspalveluiden henkilökunnan käyttämään ohjelmaa. Näin tieto siirtyy eri yksiköiden välillä ja asiakkaiden hoito on laadukkaampaa. Muuten koko tämän organisaation kehittäminen ja toteuttaminen on tehty kotihoidon henkilökunnan voimin. Kotihoidolle on nyt saatu selkeys: kolme perustiimiä ja resurssipooli. Tiimeille otettiin käyttöön omat työtilat, jotta toiminta heidän välillään selkeytyisi ja heillä olisi mahdollisuus kokoontua yhteen ja vaihtaa asiakasasioita joustavasti työn lomassa.

Jokaisessa tiimissä on oma ryhmyri, joka tiedottaa ja tuo tiedoksi kotihoidon esimiehelle tiimin asioita. Näitä käsitellään kerran viikossa ja pyritään sitä kautta vastaamaan muuttuviin tarpeisiin ja ennakoimaan tilanteita. Kerran kuukaudessa on koko kotihoidon yhteinen kokous. Koulutuksia kohdennetaan henkilöstölle kehitys-ja ideakeskusteluiden pohjalta. Jokaiselle työntekijälle on annettu mahdollisuus vaikuttaa ja tuoda omat ideansa kuuluville sekä henkilöstölle on annettu lupa kokeilla ja kehittää toimintaa tietyissä rajoissa.

Kotihoidon yksi asiakas- ja potilastietojärjestelmä on vähentänyt tai kokonaan poistanut päällekkäisiä kotikäyntejä. Nyt tieto on myös muiden yksiköiden käytettävissä jos asiakas on siihen lupansa antanut.

Yhdistymisen alkaessa kotihoidossa oli kaksi esimiestä, mutta pian toiminnan käynnistyessä todettiin, että toiminta on näin haastavaa eikä työntekijät olleet tasavertaisessa asemassa. Myöhemmin tehtiinkin ratkaisu siinä, että kotihoitoa lähti viemään eteenpäin yksi esimies.

Kotihoidon toiminnan ollessa käynnissä on kotipalvelun ja kotisairaanhoidon esimiehet hoitaneet samanaikaisesti asiakkaiden asioita, arvio- ja hoitokäyntejä. Tämän muutoksen yhteydessä huomattiin, että tämä ei luonnistunut mitenkään kasvaneen henkilöstöhallinnon ja kehittämistyön lomaan. Näin olleen kotihoitoon kehitettiin vielä oma kotihoidon palveluohjaaja, joka loogisesti nousi yhdestä kotisairaanhoitajasta. Hänen tehtävänään on organisoida ja huolehtia terveyskeskussairaalasta kotiutuvien kotihoidon asiakkaiden asiat tiimeille ja tarvittaessa arvioida hoivan ja hoidon tarve. Hänen tehtävänään on myös tehdä palvelutarpeen arviointeja jo kotihoidon piirissä oleville asiakkaille tarpeen mukaan. Näin kokonaisuus on paremmin hallinnassa ja yhteistyö eri toimijoiden kanssa on selkeästi parantunut kun on tiedossa yksi työntekijä, joka hoitaa tietyt asiat.

Työyhteisön kanssa päätettiin jo alkuvaiheessa, että työ tehdään kunnolla ja yhteisesti sovituista asioista pidetään kiinni. Pohjatyöntekeminen on ollut haastavaa ja yllättäviä tilanteita ja muutoksia on tullut eteen hyvästä suunnittelusta huolimatta. Periaatteenamme on ollut keskittyä yhteen asiaan kerrallaan eikä hätiköidä kaikkea mahdollista, mitä pitäisi olla tekemässä.

Kasvunportaikkomme ensimmäinen porras on nyt tukeva ja voimme nousta seuraavalle askelmalle, jossa tavoitteenamme on kehittää ja hyödyntää henkilökuntamme osaamista. Tämä on tullut esille kehitys- ja ideakeskusteluissa, joista on noussut esiin valtava pontentiaalimme, jota emme ole vielä osanneet hyödyntää.

Säästöjen näkyminen tulee esiin vasta vuoden 2017 jälkeen, kun toiminta on hallitusti käynnissä ja kaikki työntekijät on saatu niin sanotusti oikeille paikoilleen oikeissa tiimeissä. Mutta jo nyt voidaan todeta, että työstä on tullut joustavampaa ja henkilökuntaa saadaan sijoiteltua organisaatiossa sinne, missä on tarvetta. Asiakkaiden hoito on laadukkaampaa, kun voimme yhdistää lähihoitajien ja sairaanhoitajien käyntejä ja arvioida tilanteita paremmin.

Toimintamme on vielä alussa ja paljon on vielä tehtävää. Motivoituneet ja ahkerat työntekijät ovat valmiit kehittämään toimintaa ja uskaltavat tehdä itsenäisiä ratkaisuja tarpeen mukaan. Jatkossa onkin siis tärkeää kuunnella heidän ajatuksiaan ja kehittää siten toimintaamme vielä asiakaslähtöisemmäksi huomioiden kuitenkin taloudelliset mahdollisuutemme. Seuraava askelma häämöttää...

Toimialat

Toiminnot

Teemat