Turvallista työpäivää! -kuvaperehdytysopas työturvallisuuteen

Espoon työsuojelupäälliköt kehittivät työturvallisuudesta kuvaperehdytysoppaan. Opas auttaa esihenkilöä/perehdyttäjää perehdyttämään työntekijän turvallisiin työtapoihin ja -menetelmiin ilman yhteistä kieltä. Kuvien avulla työntekijä ymmärtää kaupungin turvallisuusohjeita paremmin. Oppaan motto on: ”terveenä kotiin ja elävänä eläkkeelle”!

Espoon työsuojelupäälliköt ovat työtapaturmatilastoista havainneet, että uusille työntekijöille sattuu enemmän tapaturmia ja vaaratilanteita kuin kokeneemmille konkareille. Kaksi ensimmäistä vuotta uudessa työpaikassa ovat riskialtteimmat riippumatta henkilön työkokemuksen pituudesta. Lisäksi vahingoittuneiden joukossa on vierasperäisiä nimiä suhteessa henkilöstömäärään enemmän kuin perinteisiä suomalaisia nimiä.

Työsuojelussa olemme pitkään pohtineet, miten saisimme tapaturmamäärän laskemaan. Tilastollisia yhteenvetoja on tehty johtamisen tueksi, sanallisia ohjeita on päivitetty selkokielisemmiksi ja koulutuksia on pidetty. Silti tapaturmamäärä on jatkanut kasvuaan vuodesta toiseen.

Ruotsissa tuli vastaan heidän työsuojelutoimijoiden siivoustyön kuvaohje. Päätimme parastaa ruotsalaisten ohjeen Espoota palvelevaksi kokonaisuudeksi.

Työturvallisuusohjeemme ovat pääasiassa sanallisia. Päätimme kokeilla, onnistummeko kertomaan kuvalla enemmän kuin tuhat sanaa! Kehitimme kuvaideat turvallisuusohjeiden lisäksi tapaturmakuvauksista, riskienarvioinneista ja työhyvinvoinnin edistämisestä. Oppaan työstäminen on osoittanut nykyisissä ohjeissa olleita puutteita, joita on korjattu ja parannettu. Koska työsuhteen alku on riskialtista, nimesimme tämän kuvaperehdytysoppaaksi.

Paitsi uusille työntekijöille, myös kirjoitus- ja lukihaasteisille kuvat ovat helpompia käsittää kuin tekstitiedostot. Kaikki nuoret työntekijät eivät ole tottuneet lukemaan pitkiä tekstejä. Vieraskielisten ja eri kulttuureista tulevien osuus kaupungin henkilöstöstä kasvaa jatkuvasti, joten kuvaviestien avulla helpotamme turvallisuusasioiden ymmärtämistä. Oppaan moninaiset kuvat toivottavat uudet työntekijät tervetulleiksi kaupunkiin töihin. Kuvia on käytetty vuosituhansia viestien välitykseen. Työsuojelun, turvallisuuden ja työhyvinvoinnin käyttötarkoituksessa kuvaviestintä on Espoossa uusi tapa.

Prosessi lähti sisäisestä vitsistä, joka jalostui todeksi kokousten ohessa. Työsuojelupäälliköt päättivät syksyllä 2023, että kuvaperehdytysmateriaalia työstetään vähitellen jokaisen kokouksen yhteydessä. Tavoitteena oli saada opas valmiiksi keväällä 2024. Kuvaperehdytyksen teko toi mukavaa vaihtelua työsuojelupäälliköiden arkeen ja tiukkaan puurtamiseen (työturvallisuusjärjestelmäuudistus oli työn alla) sekä auttoi jaksamaan paremmin omassa työssä.

Vuonna 2012 Espoon sivistystoimessa oli julkaistu Jokamiehen ja naisen turvallisuusohjeet (yhdellä A4:lla 17 ohjetta), joita käytettiin kuvaideoiden yhtenä pohjana. Tyypillisimmät työsuojelua työllistävimmät asiat (esim. tapaturmat, riskienarvioinnin vaaratekijät, läheltä piti -tilanteet, häirintä ja epäasiallinen kohtelu) haluttiin pukea kuviksi. Työsuojelupäälliköt kehittelivät oikein / väärin -kuvapareihin ranskalaisilla viivoilla ideoita. Kun ideoita oli jalostettu tarpeeksi, pyydettiin mukaan kaupungin taittotiimi, joka työsti kuvat Espoo-ilmeen mukaisiksi.

Työsuojeluvaltuutetuilta, muutamilta esihenkilöiltä sekä asiantuntijoilta eri toimialoilta pyydettiin kommentteja ensimmäisestä kuvapariversiosta. Kuviin tehtiin parannuksia ja ne jalostuivat nykyiseen muotoonsa.

Kuvilla korostetaan, että työsuojelu on osa normaalia arkijohtamista. Henkilöstön moninaisuus on huomioitu kuvissa kattavasti. Oppaan kannessa ”Turvallista työpäivää!” on toivotettu 25 Espoon työntekijöiden eniten käytetyillä kielillä.

Pyynnöstämme eri toimijat, kuten elinkeinojohtaja ja yhteisömanageri, ovat tehneet videoille nostoja oppaasta. Videoita hyödynnetään työsuojelutiedottamisessa ja -koulutuksissa. Kustannuksia on muodostunut osallistuneiden työajasta ja painokustannuksista (0,25 € / vihko). Kuvaperehdytysopasta voidaan käyttää monissa eri tilanteissa: työuran alussa ja aikana perehdytyksissä, työyhteisön keskustelujen herättäjänä, koulutuksissa ja työnantajamielikuvan nostamisessa. Kuvaperehdytysopas tukee Espoo-tarinan (kaupungin strategian) ymmärtämistä.

Espoossa perehdytyksen merkityksellisyyttä on korostettu vahvasti. Kuvaperehdytysopas on otettu osaksi kaupungin yleistä perehdytyssuunnitelmaa / -ohjelmaa. Kuvat ovat hyödynnettävissä kaikille toimialoille ja työpaikoille.

Erityisen tärkeä opas on nuorille kesätyöntekijöille. Työelämä on uusi maailma: muistettavaa ja opittavaa on paljon, joten kuva jättää vahvemman muistijäljen kuin teksti. Työarjesta tulee sujuvampaa, kun kaikilla on yhteinen ymmärrys. Esimerkiksi kaupunkitekniikan keskuksen insinöörit kertoivat löytävänsä itsensä helposti väärin toimivien kuvista.

Turvallisuusasioissa kuvaviesti on enemmän kuin vain sanallinen ohje. Kuvat ovat selkeitä, niillä voi välittää tietoja nopeammin ja ne auttavat hahmottamaan kokonaisuutta paremmin kuin teksti. Kuvat ylittävät kielelliset esteet ja auttavat välttämään väärinymmärryksiä. Visuaalinen viesti on helpompi muistaa kuin pelkät sanat. Kuvat lisäävät käyttäjien sitoutumista ja kiinnostusta, ja näin vahvistaa yleistä turvallisuuskulttuuria.

Kaikki, mitä kuviin on kuvitettu, on ohjeistettu Espoon eri ohjeissa. Samoja kuvia voi käyttää eri ohjeiden selostamiseen. Esim. yksi kuvapari kuvastaa turvallisuuspoikkeamaa. Sillä voi selostaa esihenkilölle, työturvallisuusjärjestelmään ja kiinteistönhuoltojärjestelmään ilmoittamista. Se toimii myös itsenäisenä toimintaohjeena. Toisessa kuvaparissa kerrotaan häirinnän ja epäasiallisen kohtelun ohjeesta, Espoon arvoista, arvostavasta vuorovaikutuksesta sekä moninaisuuden hyväksymisestä.

Kuvaperehdytysoppaan taloudellinen vaikutus kaupungin kustannuksiin voi olla merkittävä, mutta sen absoluuttinen osoittaminen on mahdotonta. Espoossa on sattunut 2020-luvun alussa vuosittain noin 1300 työtapaturmaa, joista aiheutuu poissaolopäiviä yhteensä noin 5000. Kirjallisuuden mukaan yksittäinen tapaturma maksaa työnantajalle noin 7000 € suorina ja välillisinä kustannuksina. Tapaturmien määrän puolittuminen toisi Espoolle noin 4,5 miljoonan euron laskennallisen vuosittaisen säästön.

Oppaan avulla kaupunki vastaa strategiansa mukaiseen yhteiskuntavastuuseensa eli Espoo on vastuullinen ja hyvä paikka tehdä työtä. Kun työntekijöille ei satu tapaturmia, heidän ja läheistensä elämälaatu niin töissä kuin vapaalla paranee. Terveet ja virkeät työntekijät ovat tuottavampia ja tarjoavat kaupunkilaisille parempaa palvelua. Lisäksi he kuluttavat vähemmän yhteiskunnan muita tukipalveluita, kuten terveyspalveluita. Nämä osaltaan tukevat positiivisen kierteen syntymistä. Tapaturmataajuuden aleneminen ja poissaolopäivien väheneminen helpottaa pätevän sijaistyövoiman saamista työvoimapula-aloilla ja parantaa kaupungin työnantajamielikuvaa.

Esihenkilötyötä vapautuu ydintehtävään, kun tapaturmat vähenevät. Tämä parantaa arjen johtamista sekä esihenkilöiden omaa jaksamista ja hyvinvointia. Yhteinen toiminta turvallisessa ja terveellisessä työpaikassa on kuvaperehdytysoppaan keskeinen sisältö.

Tavoitteena on, että jatkossa työpaikat kehittävät omia kuvaperehdytysohjeita työpaikan erityistilanteista. Kun tarvitaan uusi painos, mietimme uusien kuvien lisäämistä. Muutamia ehdotuksia on jo heti tullut! https://www.youtube.com/watch?v=RA0ck2cA1lE
LIITE Turvallista työpäivää -kuvaperehdytys A5_24s.pdf

Toimialat

Teemat