Osaamisen kehittämistä klinikoiden avulla

Oman osaamisen kehittämisen keinovalikoimat, ja mahdollisuudet osallistua esimerkiksi erilaisiin koulutuksiin, ovat tänä päivänä moninaiset. Oulun kaupungilla on lähes 7500 työntekijää. Heille tarjotaan mahdollisuutta kehittää omaa osaamista muun muassa omien asiantuntijoiden vetämissä koulutuksissa.

Tässä ajassa kilpaillaan kuitenkin ihmisten ajasta ja huomiosta. Aikaa osallistua erilaisiin koulutuksiin on rajatusti. Lisäksi vaihtoehtojen runsauden keskellä itselle tärkeätkin aiheet voivat mennä epähuomiossa sivusuun.

Tunnistimme, että tarvetta tiettyjen aiheiden läpikäymiselle on, mutta emme kuitenkaan saaneet tilaisuuksiin juurikaan osallistujia. Lisäksi kynnys jäädä erityisesti verkkovälitteisistä tapahtumista pois, vaikka niihin on ilmoittautunut, on hybridityöskentelyn aikana selvästi madaltunut, koska ihmisten aikataulut muuttuvat.

Halusimme uudistaa toimintatapaa, jolla jakaa tietoa yhteisistä tärkeistä aiheista. Pohdimme, miten voisimme levittää tietoa tietylle kohderyhmälle tehokkaasti, kohdennetusti ja ketterästi. Tavoite oli kokeilla klinikkatyyppistä menetelmää perinteisen koulutuksen sijaan. Halusimme samalla kehittää mallin, jolla erilaisia tilaisuuksia voisi jatkossa tuottaa. Lähdimme liikkeelle työhyvinvointi- ja työkykyteemoista. Lähdimme tarkastelemaan vanhaa toimintatapaa ja arvioimaan, mikä toimii ja mikä ei. Kokosimme tietoa, millaisista teemoista lisätietoa kaivataan, millaista materiaalia meillä on olemassa ja miten se voitaisiin käydä läpi jollain uudella tavalla. Selvitimme lisäksi eräät tekniset kysymykset tilaisuuksien järjestämiseen liittyen. Lähdimme rohkeasti kokeilemaan näiden pohjalta uudenlaista tapaa välittää tietoa ja mahdollistaa osallistuminen.

Teimme tiimityötä omien asiantuntijoiden kesken. Otimme huomioon myös yleiset työelämän kehittämisen ja työn tekemisen tapojen muutokset sekä kohderyhmältä eri tavoin saadut palautteet.

Loimme kaksi erilaista mallia, joita kutsumme klinikoiksi. Klinikka tarkoittaa napakkaa, aiheesta riippuen 45 minuutin - 2 tunnin mittaista tilaisuutta, jossa oma asiantuntijamme pohjustaa aihetta ja välittää tietoa, mutta jossa voi myös esittää halutessaan kysymyksiä.

Loimme organisaatiomme intraan uutisen/kutsun koko henkilöstölle avoimeen tilaisuuteen. Uutisissa esitellään, kuka tilaisuuden järjestää, millä sisällöllä ja milloin. Kutsussa on myös suora osallistumislinkki Teams-tilaisuuteen, jolloin erillisiä ilmoittautumisia ja linkkien lähettämistä ei tarvita. Tämä sujuvoittaa asiaan liittyviä prosesseja ja mahdollistaa ketterän linjalle liittymisen, jos aihe on itselle ajankohtainen ja ajankohta itselle sopiva.

Markkinoimme näitä tilaisuuksia muun muassa HR uutiskirjeessä ja teemme nostoja intran uutisissa. Intrasta pääsemme myös näkemään dataa, kuinka moni uutisen on nähnyt. Näin saamme osviittaa siitä, miten laajalle tietoa aiheesta on levinnyt. Jaamme uutisen yhteydessä myös linkkejä omiin, teemaan liittyviin materiaaleihin ja tilaisuuden tallenteeseen, jolloin aiheeseen voi perehtyä, vaikka tilaisuuteen ei pääsisi mukaan.

Toinen klinikkamme toteutuu suorana kalenterikutsuna. Näitä tilaisuuksia järjestämme erityisesti laajalle esihenkilöjoukollemme. He työskentelevät eri toimialoilla ja kuuluvat erilaisiin viestinnällisiin foorumeihin. Tämän vuoksi päätimme tehdä asian mahdollisimman yksinkertaisesti ja kutsua mukaan kaikki esihenkilöt sähköpostilistoja hyödyntäen ja kohderyhmää osallistaen (pyydämme välittämään kutsun, jos huomaa, ettei kollega ole saanut sitä).

Tässäkin tapauksessa kuvaamme kutsuun kuka järjestää, mitä tilaisuus koskee, miksi se järjestetään, milloin se on. Olemme lisänneet kutsuun myös suoran Teams-linkin. Lisäksi olemme linkittäneet kutsuun aiheeseen liittyviä intran sisältöjä, jos aihe on kiinnostava, mutta ajankohta hankala. Tällä olemme saaneet samalla viestittyä, mistä materiaalia ja yhteystietoja tarvittaessa löytyy. Kutsutut ovat voineet vapaasti hylätä/hyväksyä saamansa kutsun, tai tulla mukaan ex tempore, jos päivän aikataulu sen sallii. Tilaisuudet ovat saaneet positiivista palautetta kohderyhmiltä. Suoraan intrauutisen tai kalenterikutsun kautta osallistuminen on koettu ketteräksi tavaksi ja lisäksi tärkeät teemat nousevat nyt paremmin esille. Tämä näkyy suoraan osallistujamäärissä, jotka ovat olleet huimia entiseen verrattuna. Klinikkatilaisuuksia onkin toivottu lisää ja niitä on tulossa erilaisista teemoista sekä omien asiantuntijoiden tuottamana että ulkopuolisen vierailijan kera toteutettuna.

Olemme saaneet tämän myötä muun muassa vahvistettua tiimien ja eri osaajien välistä yhteistyötä sekä tehostaneet tärkeisiin, yhteisiin teemoihin liittyvää viestintää.

Nämä uudet menetelmät eivät ole vaatineet lainkaan uusia työvälineitä, eikä niistä ole muodostunut lisäkustannuksia. Olemme kehittäneet uusia tapoja käyttää hyödyksi olemassa olevia välineitä. Tällaisella toiminnalla on mahdollista jopa saada aikaan hieman säästöä osaamisen kehittämiseen liittyvien prosessien suoraviivaistamisen kautta.

Jatkamme klinikoiden toteuttamista, laajentaen niiden hyödyntämistä eri aiheisiin liittyen. Lisäksi jatkamme kehittämistyötä saamamme palautteen perusteella.

Toimialat

Teemat