Planner-työkalun hyödyntäminen lähijohtajien työssä asumispalveluissa

Kehittämisen tavoitteena oli asumispalveluiden lähijohtajien kuormituksen keventäminen ja työtehtävien hallinta. Ratkaisua haettiin Microsoft -ympäristöstä Planner -työkalun avulla. Asumispalveluiden päällikkö lähti kokeilemaan Microsoft Officen Planner työkalun käyttämistä lähijohtajien työn tukena kesällä 2024. Pilottiryhmässä oli neljä lähijohtajaa, jonka lisäksi kaksi lähijohtajaa liittyi siihen pilotin aikana.

Lähijohtajille asetetut tehtävät laitettiin Planner -työkaluun. Työkalu helpotti työtehtävien hallintaa ja lisäsi työviihtyvyyttä. Pilotin lopuksi Planner työkaluun liittyivät loput lähijohtajista (4). Plannerin käyttö on ollut koko ajan vapaaehtoista.

Projekti toteutettiin omin voimin. Ohessa lähijohdon kokemukset
- Planner on hyvä. Tulee katsottua asiat sieltä. Koukussa planneriin. Tuottaa mielihyvää.
- Isoveli valvoo hyvällä tavalla. Tämä on oikeasti hyvä.
- Työkalu on hyvä, koska siitä tulee muistutuksia.
- Sähköinen kanava on vähentänyt paperilappujen käyttöä.
- Käyttöä halutaan jatkaa. Ollaan koukussa taulukoihin. Valmis merkinnästä tulee hyvä fiilis.
- Kannattaa laajentaa isompaa käyttöön.
- Tehtävien sisältö ollut selkeää ja suora linkki varsinaiseen tehtävään ollut todella hyvä.
- Ei tule paineita muiden tehtävistä ja niitä ei tule juuri katsottua.
- Planneriin on päässyt mukaan hyvin kesken pilotin.

Mitä kehittämistarpeita asiaan liittyy?
- Tehtäviä HVA:lta voisi olla vähemmän =)
- Tämä työkalu voisi olla kaikilla lähijohtajilla käytössä. Tosin kaikki eivät siitä välttämättä tykkää.
- Voiko tehtäviä luoda itselleen. -> Kyllä voi. Tämä opetettiin pilottiryhmälle

Kokemukset lomalta palaamisesta
- Planner helpotti lomalta palaamista. Vaikka tehtäviä oli määritelty ja niistä tuli sähköpostia.
-Plannerin kautta oli helpompi saada avoimista tehtävistä kiinni.
- Planner on hyvä tiivistelmä.

Jatko
- Plannerin käyttö mahdollistetaan myös toiselle asumispalveluiden päällikölle sekä hänen tiimilleen (n. 8 lähijohtajaa)

Toimialat

Toiminnot

Teemat