Polkupyöräedun tarjoaminen henkilöstölle

Limingan kunnanhallitus on päättänyt kokouksessaan 9/2021 polkupyöräedun tarjoamisesta Limingan kunnan henkilöstölle yhtenä henkilöstöetuna. Polkupyöräedun käyttöönoton yhtenä ehtona kuitenkin oli se, että edun käyttöönotto ei saa aiheuttaa kunnalle merkittäviä kustannuksia. Tästä syystä polkupyöräedun käyttöönottoa alettiin valmistelemaan osana kunnan omaa toimintaa ns. kunnan operoimana. Prosessi käynnistyi pyöräfirmojen kilpailuttamisella kesällä 2022 yhteistyössä Monetran sekä Oulun kaupungin ja Iin kunnan kanssa. Oulu ja Ii olivat samanaikaisesti suunnittelemassa omia pyöräetujen käyttöönottoja ja hankinnat päätettiin tehdä yhteishankintana. Hankinta valmisteltiin kevään 2022 aikana ja hankintapäätökset ja -sopimukset tehtiin syksyllä 2022. Lopputuloksena saatiin 5 yritystä, joiden pyörävalikoima ja huoltopalvelut ovat kuntien työntekijöiden käytössä.

Kilpailuttamisen jälkeen Limingassa (kuten Iissä ja Oulussakin) käynnistyi pyöräpolitiikan laatiminen. Asiakirjan, jossa määritellään muun muassa polkupyöräedun käyttöönotto, ehdot joilla edun saa käyttöön ja poikkeustilanteissa toimiminen. Pyöräpolitiikkamme on kehittämisteon yhteydessä liitteenä.

Pyöräpolitiikan laatimisen päätteeksi laadittiin myös 15-sivuinen sopimus työnantajan sekä työntekijän välinen sopimus polkupyöräedun käyttöönotosta. Sopimus käytettiin lopuksi lakiasiantuntijalla ja siihen tehtiin tarvittavat muutokset. Sopimus tehdään kunnassa Dynasty-järjestelmässä ja allekirjoitetaan sähköisesti.

Polkupyöräetu lanseerattiin työntekijöille yhteisellä henkilöstön Teams-infolla, jonka tallenne löytyy edelleen kunnan intranetistä. Intranettiin on kasattu myös laaja tietopaketti ohjeistusta, pyörälaskuri Leasing-maksun määrittelyyn sekä sopimusluonnos tutustuttavaksi ennakkoon. Yleisimpiä kysymyksiä on myös koottu intranetiin.

Pyöräfirmoille laadittiin myyntiohje, jossa kuvataan pyörän luovutuksen ja laskutuksen ehdot. Pyöräfirmoille on myös toimitettu pyöräpolitiikka. Yhteydenotot otetaan samoin tavoin kuten henkilökunnankin, yhteiseen koontisähköpostiin.

Valmistelun yhteydessä Liminkaan perustettiin pyörätiimi, joka operoi pyöräetua. Pyörätiimille on perustettu yhteinen sähköposti, jonka kautta operointia ja viestintää työntekijöille tehdään. Pyörätiimissä on tällä hetkellä 4 henkilöä. Henkilöstöedusta jatkossa vastaa kunnna henkilöstö- ja hyvinvointijohtaja.

Limingan polkupyöräetu otettiin käyttöön kunnan operoimana huhtikuussa 2023. Alle puolessa vuodessa kunnan työntekijöistä noi 30 on ottanut pyöräedun käyttöön (työntekijöitä kaiken kaikkiaan noin 550 henkilöä). Pyöräetu on saanut työntekijöiden osalta erittäin positiivisen vastaanoton ja pyöräedun käyttöönottoa odotettiin innolla työntekijöiden parissa.

Valmistelu itsessään oli jokseenkin työlästä, sillä valmista toimintamallia tai esimerkkiä ei ollut. Meillä oli paljon selviteltävää yksityiskohdissa ja pyöräpolitiikan sisällön hiominen sekä työntekijän ja työnantajan välinen sopimus olivat ehdottomasti isoimmat työnsarat mitä prosessiin liittyi. Nyt kun prosessi on kuvattu ja ohjeistukset on tehty kattavasti, on operointi hallinnollisesti melko vähätöistä.

Haluamme jakaa oman pyöräpolitiikkamme myös muille, jotta muut kunnat voivat tarvittaessa hyödyntää tekemäämme työtä ja pääsevät toivottavasti valmisteluissa helpommalla kuin me. Toivomme myös, että työmme voisi innostaa ja auttaa myös muita pieniä kuntia ottamaan tämän henkilöstöedun käyttöön ja käyttöönotto ei jäisi ainakaan valmistelutyön työläydestä kiinni. Saimme henkilöstöedun otettua käyttöön, vaikka välillä valmistelu tuntui loputtomalta ja selvitettävää oli paljon. Tavoitteenamme oli luoda systeemi, joka kuormittaisi mahdollisimman vähän esihenkilöitä osallistaisi työntekijöitä käyttöönottoprosessiin. Pyrimme myös mahdollisimman vähäbyrokraattiseen malliin. Näissä mielestämme onnistuttiin hyvin.

Koemme, että henkilöstöedun käyttöönotto oli kuitenkin tärkeää ja etu oli toivottu myös työntekijöiden puolesta. Edun käyttöönotolla on vaikutusta työhyvinvointiin ja työnantajaimagoon kiristyvässä kilpailutilanteessa osaavista työntekijöistä.

Pyöräedun kehittämistyö ilman muuta jatkuu sitä mukaan kun saamme prosessista kokemuksia ja kehittämisehdotuksia. Tavoitteena on, että mahdollisimman moni työntekijä innostuisi ottamaan polkupyöräedun käyttöön ja etu innostaisi työntekijöitä kohti liikunnallista ja kestävää elämäntapaa.

Polkupyöräedun operointi kunnan omana työnä maksaa olemassa olevien työntekijöiden työpanoksesta osuuden sekä lisäksi Leasing-yhtiön pieniä kuluja. Säästimme puolestaan noin 15 000 euroa vuositasolla verrattuna ulkopuolisen operaattorin valintaan. Valmistelu vei muutaman kuukauden työpanoksen kahdelta valmistelijalta yhteensä. Sopimuksen lakitekninen tarkastus asianajajan näkökulmasta maksoi noin 6000 euroa.

Toimialat

Teemat