Reima Robotti rutiinihommissa HR:n tiimien kollegana

Ohjelmistorobotiikan mahdollisuudet nousivat joitakin vuosia sitten esille, kun HR:ssä työstettiin digisuunnitelmaa tuleville vuosille. HR-henkilöstöä osallistettiin robottitehtävien ideoimisessa, ja he tunnistivatkin laajasti monia hyötyjä ja mahdollisuuksia eri HR-prosesseissa. Alusta alkaen ideoille tehtiin myös hyötyjen arviointi, jossa tietyn tehtävän automatisointia tarkasteltiin neljästä näkökulmasta: tuottavuus ja kustannustehokkuus, laatu ja virheettömyys, asiakastyytyväisyys sekä henkilöstötyytyväisyys. Alkuvaiheessa luotiin tietohallinnon kanssa käytäntöjä robotiikalle. Robotin ”rekrytointiprosessi” oli ensimmäinen askel ja siinä käsiteltiin esimerkiksi käyttöoikeuksia ja tietoturvakysymyksiä. HR:n robotti sai nimen Reima Robotti. Lisäksi Reimalle määriteltiin esihenkilö eli robottivastaava, joka toimii koordinoijana tehtävien suorittamisessa ja aikataulutuksessa sekä toimii yhteyshenkilönä tietohallinnon ja toimittajan suuntaan. Robottivastaava myös tukee substanssiasiantuntijoita tehtävien määrittelyssä ja testaamisessa.

Uuden tehtävän määrittelyn ja testauksen tekevät ne asiantuntijat, jotka parhaiten tuntevat kyseisen prosessin. Tämän kautta ohjelmistorobotiikka ja sen mahdollisuudet tulevat tutuiksi HR:n eri tiimeissä. Tehtävä määritellään tarkasti ns. polkudokumenttina, jossa jokainen työvaihe kuvataan huolellisesti. Samalla tulee dokumentoitua tehtävään liittyvää hiljaista tietoa sekä myös mietittyä nykyistä prosessia uusin silmin. Määrittely toimii apuna myös niissä tilanteissa, joissa Reima ei syystä tai toisesta pysty suorittamaan tehtävää ja tarvitaan joku HR-tiimistä paikkaamaan tehtävän tekemisessä.

RPA-tehtävien (Robotic Process Automation) teknisen toteutuksen tekee kaupungin kilpailuttama RPA-toimittaja, jonka kanssa varsinkin robottivastaava tekee tiivistä yhteistyötä.

Reima aloitti tehtävissä 2019, työvuosien aikana on toteutettu yli 20 erilaista tehtävää useamman tiimin apuna. Uransa aikana Reima on käyttänyt kuutta HR-järjestelmää. Reima on mm. arkistoinut HR-prosessien dokumentteja, siirtänyt tietoja järjestelmästä toiseen, päättänyt käyttöoikeuksia, tallentanut tietoja palkkatapahtumiksi, tehnyt tietojen tarkistamista ja täsmäyttämistä sekä lähettänyt muistutussähköposteja. Osa tehtävistä on jo loppunutkin HR-järjestelmien muutosten tai integraatioiden myötä.
Robotiikalla on saavutettu tavoiteltuja hyötyjä. Manuaalisten ja työläiden työvaiheiden siirtäminen Reimalle on vapauttanut työntekijöiden aikaa muihin tehtäviin. Tehtävien tuotokset ovat tasalaatuisia, mahdollisista virheistä aiheutuva lisätyö on vähentynyt ja vaikutukset työmotivaatioon on koettu positiiviseksi.

Reiman tehtävät ovat heijastuneet myös esihenkilöille, esimerkiksi arkistointia on siirtynyt Reimalle. Tiimeissä Reiman tehtävät on otettu osaksi tiimin arkea; Reima nähdään yhtenä kollegana, joka hoitaa sille opetettuja tiimin tehtäviä.

Ensimmäisiä tehtäviä tehtiin kokeiluotteella, jotta samalla opittiin, mihin ohjelmistorobotiikka sopii ja millaista sen kehittäminen on. Toimintamalleja kehitetään edelleen jatkuvasti. Reimasta on tullut yksi HR:n työntekijä, jota pyritään hyödyntämään mahdollisimman tehokkaasti kehittämällä uusia tehtäviä.

Toimialat

Teemat