Valvontatieto yli kuntarajojen ympäristönsuojelussa - seudullisen käyttöarkiston käyttöönotto

Idea syntyi haasteesta, jossa neljän kunnan seudullinen valvontakohdetieto oli hajallaan tiedon saatavuus viranomaistehtävien hoitoon aina jonkun ihmisen takana. Lisäksi tietojen tallentaminen oli jokaisessa kunnassa hoidettu omalla tavalla. Toimintatapa oli tehoton ja tietojen etsimiseen meni paljon aikaa. Heinolan ympäristövalvonnan seutukuntia ovat Hartola, Iitti ja Sysmä. Näistä kunnista kehittämisessä olivat mukana asianhallinnan ja tietosuojan asiantuntijat ja tekniset johtajat.

Halusimme yhden seudullisen käyttöarkiston ja toimintaohjeet sen käyttöön. Tavoitteena oli parantaa valvontatiedon saatavuutta ja löydettävyyttä yli kuntarajojen ja paikkariippumattomasti. Kehittämisprosessi eteni seuraavasti:

1. Loimme pilvipohjaisen alustan seudulliselle käyttöarkistolle.
2. Laadimme päivitettävät prosessikuvaukset tietojen tallentamiseen ja käyttöarkiston käyttöön. Samaan ohjekokonaisuuteen loimme myös muita keskeisimpiä perehdytysmateriaaleja, jotka toimivat niin perehdytysmateriaalina kuin itsenäiseen muistin virkistämiseenkin.
3. Selvitimme tietoturvakysymykset ja niihin vastaukset: teimme tietosuojan vaikutustenarvioinnin ja ratkaisimme siinä esiin tulleet kysymykset.
4. Valmistelimme kaikkien neljän kunnan asianhallinnan asiantuntijoiden sekä kaupungin lakimiehen kanssa sopimuspohjat, jotka allekirjoitusoikeudelliset allekirjoittivat.
5. Tiedot siirrettiin kaikista neljästä kunnasta uuden seudullisen käyttöarkiston alustalle yhdessä sovitun mukaisesti jäsenneltynä.
6. Jatkamme uusien tietojen tallentamista uudelle alustalle toimintaohjeen mukaisesti. Tarvittaessa vanhoja paperilla olevia tietoja skannataan alustalle.

Alustan luomisessa oli mukana Heinolan kaupungin it-suunnittelija. Tietosuojan vaikutusten arvioinnissa olivat hänen lisäkseen mukana alustan käyttäjät sekä kaupungin tietosuojavastaavat. Tietojen siirtämisessä ja järjestämisessä apuna olivat ympäristövalvonnan korkeakouluharjoittelijat. Muutoin työ toteutettiin oman työn ohessa. Käyttöarkiston alusta on osa olemassa olevaa järjestelmää, joten siitä ei tullut lisäkustannuksia. Viranomaistehtävien hoitoon tarvittavat kohdetiedot ovat nykyisin saatavilla seudullisesti yhdestä käyttöarkistosta, jonne tiedot on tallennettu ja tallennetaan jatkossakin yhdessä sovitun mukaisesti. Näin tarvittava tieto on saatavilla ja löydettävissä.

Seudullisen käyttöarkiston käyttöönotto on sujuvoittanut merkittävästi seudullisen työn tekemistä ja siten helpottanut oman osaamisen erikoistumista aihepiireittäin. Olemme voineet luopua kuntarajoja noudattavasta työnjaosta ja syventää kukin osaamista ympäristönsuojelun aihealueisiin. Tämä on lisännyt osaamisen ja työn laadun paranemista, (etä)työn sujuvuutta, ja lopulta myös työhyvinvointia työn pirstaleisuuden vähentyessä.

Isommassa kuvassa tämä käyttöarkiston kehittämistyö on osa koko ympäristövalvonnan seudullista kehittämistä. Muita seudullisen työn kehittämiskohteita tiimissämme ovat: yksilöiden ja tiimin osaaminen, viestintä sekä muiden tarpeellisten työtapojen ja linjausten yhtenäistäminen. Jatkoselvityksen alla on myös neljän kunnan muiden paikkatieto- ja arkistointijärjestelmien yhdistämisen mahdollisuudet tulevaisuudessa.

Toimialat

Toiminnot

Teemat