Slackin käyttö poikkeusoloissa

Olemme käyttäneet Slack-alustaa elinvoimapalveluiden palvelualueemme sisäiseen viestintään pian kaksi vuotta. Käyttöönotosta on kerrottu aiemmin Tekojen torilla: Sisäisen sähköpostin täyskielto. https://www.kunteko.fi/katso/814

Slackissa meillä on rakennettu viestintää varten eri kanavia, esimerkiksi tapahtumat, viestintä, hankkeet, koko palvelualue, yrityspalvelut.

Korona-aikana siirryimme koko palvelualue pääasialliseen etätyöhön valtion ohjeistusten mukaisesti. Tässä vaiheessa sisäisen viestinnän ja yhteydenpidon merkitys korostui ja olemme huomanneet, että Slackin käyttöönotto helpotti työarkeamme myös poikkeusoloissa. Olemme korona-aikana avanneet Slackiin kaksi uutta ja elinvoimapalveluille yhteistä kanavaa, jotka ovat 1) koronainfo esimiehen tekemää tiedottamista varten sekä 2) työtilanne-kanava.

Koronainfo-kanava toimii siten, että esimies ilmoittelee siellä työntekijöille ajankohtaisia asioita ja esimerkiksi valmiusjohtoryhmän kuulumisia. Kanavalla ei käydä muuta keskustelua. Näin työntekijät pysyvät helposti päivittäin ajan tasalla valmiusjohtoryhmän keskusteluista ja linjauksista, jotka koskettivat työntekoamme. Samalla työntekijöillä oli myös mahdollista kysyä esimieheltä siten, että myös muut saivat vastauksen samalla kertaa.

Lisäksi kunnassa kartoitettiin ja ohjeistettiin kartoittamaan mahdollisuuksia tehdä korvaavaa työtä, johon sovelsimme Slackissa Työtilanne-kanavaa. Kanava on perustettu sillä ajatuksella, että joka päivä kanavalle kirjoitetaan yksi teksti (sovitun työntekijän toimesta, joka pv sama hlö), esimerkiksi "Työtilanne 30.3.2020", johon kaikki työntekijät käyvät reagoimassa (Slackissa toiminto add reaction) joko punaisella, keltaisella tai vihreällä sydämellä. Ajatus lähti liikkeelle Twitterin postauksesta. Eräässä yrityksessä kerrottiin työtilanteesta liikennevaloilla. Punainen tarkoittaa sitä, että työntekijällä on paljon/liikaa työtehtäviä. Keltainen ilmaisee sen, että työntekijällä on riittävästi töitä ja vihreä sen, että töitä on vähän tai että työntekijällä on mahdollisuus ottaa lisätöitä. Ajatus oli, että vältetään turhaa byrokratiaa.

Sovelsimme tätä Slackiin, sillä se on meillä jo aktiivisessa käytössä, eikä uusien työkalujen käyttöönottamiselle ole syytä, jos nykyiselläkin välineellä saamme homman hoidettua (vieläpä ilman lisäkustannuksia, Slack on ilmainen). Työtilannetta seurataan meillä päivittäin ja sen avulla esimies saa yhdellä vilkaisulla käsityksen työntekijöiden työtilanteesta. Jos henkilöllä on ollut useampi päivä esimerkiksi vihreä tai punainen, on esimies kysellyt työntekijältä tarkemmin tilanteesta, esimerkiksi tarvitseeko hän apua tai haluaisiko hän auttaa toista. Kanavalla ei keskustella mitään muuta, vaan siellä on vain yksi teksti päivässä, jossa reagoinnit selvästi näkyvät.
Toimenpide oli luonteeltaan pienimuotoinen, mutta se helpotti työkuorman seuraamista ja palvelualueemme sisäistä koronaviestintää poikkeusoloissa – ja oli näin ollen tärkeä. Kyseessä oli työkalu, joka oli meillä jo entuudestaan aktiivisesta käytössä, joten mitään käyttöönottoon liittyviä ongelmia ei ollut. Työtilanteen seuraaminen liikennevalomallin avulla perustui työntekijöiden keskinäiseen luottamukseen siitä, että omasta työtilanteesta voi kertoa kaikkien nähden. Apua tarjottiin puolin ja toisin tilanteissa, joissa yhdelle oli kasaantunut paljon tehtävää. Esimies otti aktiivista roolia työtilanteiden seurannassa, mikä loi luottamusta poikkeuksellisissa tilanteessa.

Toimenpiteestä ei syntynyt kustannuksia. Toiminnan käynnistäminen vei työaikaa noin kaksi minuuttia, kun kaksi kanavaa perustettiin ja niille kutsuttiin palvelualueen työntekijät. Tämän jälkeen kanavien toimintaperiaatteet kerrottiin kaikille. Sitten aloitettiin käyttö. Helppoa!

Slack on edelleen varsin hyvä työkalu erityisesti meidän kaltaisillemme pienehköille tiimeille (15 hlö). Keskusteluissa on ollut tulevaisuudessa laajentaa pikaviestipalvelua kunnan laajuudelle, jolloin kaikki kunnan työntekijät olisivat saman viestipalvelun piirissä. Se, että onko työkalu Slack vai jokin muu, selviää aikanaan.

Toimialat

Toiminnot

Teemat