Työkyvyn aktiivisen tuen toimintamalli

Kajaanin kaupungilla on työnantajana ollut käytössään Aktiivisen tuen malli työkyvyn tukemiseen jo vuosikymmenen ajan. Syksyllä 2021 esittelimme kaupunginvaltuuston iltakoulussa henkilöstöpalveluiden toimintaa, työkykyjohtamisen tavoitteita ja toimintatapaa sekä Keva yhteistyötä. Saimme tuolloin kaupunginvaltuustolta vahvistusta ajatukseemme kehittää strategisen työkykyjohtamisen osaamista kaupunkiorganisaatiossamme. Kehittämistyön käynnistymistä tukivat myös kaupunkistrategian, henkilöstöohjelman ja työsuojelun toimintaohjelman päivittyminen vuonna 2023 sekä voimaan tulleet lainsäädäntömuutokset.

Ohjelmien päivittämisen yhteydessä totesimme, että aktiivisen tuen toimintamalli on tarpeen uudistaa kokonaisuudessaan.

Tavoitteena kehittämistyössä on ollut vahvistaa Kajaanin kaupungin strategista työkykykyjohtamista. Toisena tavoitteena on ollut luoda selkeä Työkyvyn aktiivisen tuen toimintamalli sekä mallia havainnollistava työkyvyn tuen palvelupolku päivittäisjohtamisen työkaluksi esihenkilöille ja toimintatavaksi koko henkilöstölle Kajaanin kaupungin organisaatiossa.
Työkyvyn aktiivisen tuen toimintamallia lähdettiin valmistelemaan yhteistoiminnassa johdon, henkilöstöpalveluiden, työsuojelutoimijoiden ja luottamushenkilöiden kanssa. Kehittämistyön aluksi toteutimme esihenkilöille suunnatun Kevan kyselyn työkyvyn tuen nykyisistä toimintatavoista. Lisäksi tutustuimme Kuusamon kaupungissa käytössä olevaan työkyvyn tuen malliin sekä myös muiden organisaatioiden malleihin ja eri asiantuntijaorganisaatioiden työkyvyn edistämistä ja tukea käsitteleviin tutkimuksiin ja materiaaleihin.

Kehittämistyön aloittamista tuki myös Kevan Avain-tiedot -työkalujen käyttöönotto syksyllä 2022. Toimintamallin rakentaminen käynnistettiin toiminnallisissa Super-työpajoissa, jotka toteutettiin live-tapaamisina sekä Teams-kokouksina. Työpajoissa työkykyjohtamisen kehittäjäkumppaneina toimivat Kevan ja työterveyspalvelujen asiantuntijat. Laaja-alaisen yhteistyön lisäksi osallistettiin koko henkilöstöä ja päättäjiä tarjoamalla mahdollisuuden osallistua työpajoihin sekä kehittämistyöhön.

Työpajojen välillä toimintamallia työstettiin tiiviisti pienemmässä työryhmässä, jossa luotiin Työkyvyn aktiivisen tuen malliin liittyvä, mallin kokoavan, nelivaiheinen palvelupolku.

Työkyvyn aktiivisen tuen toimintamalli koostuu neljästä osiosta: ennakoivasta- ja reagoivasta toiminnasta sekä tehostetusta tuesta sekä työhön paluun tuesta. Pääpaino on ennakoivassa, hyvin varhaisen vaiheen toiminnassa, jossa terveellisiä ja turvallisia työoloja varmistetaan työsuojelutoiminnalla.

Työsuojelu on työkyvyn aktiivisen tuen toimintamallin kivijalka, painottaen sekä yhteistoiminnan että terveellisten ja turvallisten työolojen merkitystä työ- ja toimintakyvyn edistämisessä.

Palvelupolkuosiossa on esitetty neljän tuen vaiheen lisäksi myös sairausajan tärkeät päivämäärät -dia, josta on helppo seurata, millaisista toimenpiteistä tulee huolehtia sairauspoissaolon aikana.

Työkykyjohtamisen ja työkyvyn aktiivisen tuen toiminnan tavoitteena on lisätä henkilöstön työhyvinvointia, ennakoida työkyvyn heikentymistä ja mahdollistaa työskentely alentuneesta työkyvystä huolimatta. Työkyvyn aktiivinen tuki tarkoittaa välittävää johtamista ja tiivistä kumppanuutta työterveyspalveluiden sekä muiden työkykyä tukevien yhteistyökumppaneiden kanssa. Työkyvyn aktiivinen tuki muodostuu vuoropuhelusta ja yhteistoiminnasta, jossa jokaisella organisaation jäsenellä on aktiivinen rooli huolehtia omasta työ- ja toimintakyvystään.

Toimintamallin kehittämistyötä tehtiin yhteistoiminnallisesti työaikana osana perustyötehtäviä. Mallin työstäminen liittyi myös henkilöstösuunnittelijan työkykyopintoihin. Tämän lisäksi henkilöstöpalveluissa työskenteli kolme kuukautta työharjoittelussa korkeakouluopiskelija, jonka opintoihin liittyvän kehittämistehtävän päätavoitteena oli Kevan Avaintietojen tallentaminen järjestelmään, työkykymallin kuvaaminen kirjalliseen muotoon sekä prosessin visuaalisessa kuvauksessa avustaminen.

Mallin valmistelu ja työstäminen on edellyttänyt ajallista ja laaja-alaista työpanosta prosessin kehittämiseen osallistuneilta. Asiantuntijoiden työpanoksesta ei aiheutunut työnantajalle kustannuksia. Työkyvyn aktiivisen tuen toimintamalli on hyväksytty kaupunginhallituksessa ja otettu käyttöön päivittäisjohtamisen työkaluna. Konkreettisena toimenpiteenä muutimme aluksi oman ilmoituksen ja esihenkilön myöntämän sairauspoissaolon viidestä päivästä yhdeksään päivään.

Mallin painopiste on ennakoivassa toiminnassa sekä jokaisen omassa vastuussa huolehtia työ- ja toimintakyvystään. Ennakoivan toiminnan tueksi laadimme keväällä 2023 käyttöön otettuun HR-järjestelmään huolikeskustelu-lomakkeen, jolla työntekijä voi itse käynnistää keskustelun esihenkilönsä kanssa esimerkiksi työkuormitukseen liittyen.

Sairauspoissaolon aikana voidaan hyödyntää Korvaavan työn - Voimaannu työssä -mallia sekä työterveyshuoltolain mukaista työkokeilua oman työnantajan palveluksessa.

Toukokuun 2023 alussa työterveyspalveluntuottajan vaihdos tiivisti entisestään yhteistyötä ja toi lisää joustavia ratkaisuja kuten esimerkiksi mobiilisovelluksen käyttömahdollisuuden ajanvarauksessa sekä laajan valikoiman erilaisia työkaluja ja valmennuksia työkyvyn tukemiseen ja -hallintaan.

Uuden HR-järjestelmän kautta esimerkiksi sairauspoissaolot siirtyvät suoraan työterveyspalvelujen järjestelmään. Tämä muutos helpottaa esihenkilöiden työtä, koska tietoja ei enää kirjata kahteen erilliseen järjestelmään. Järjestelmämuutoksen yhteydessä työntekijän sairauspoissaolosta aiheutuvaa hälytysrajaa laskettiin 30 päivästä kahteenkymmeneen. Tämä tukee uudistetun mallin mukaista ennakoivaa varhaisessa vaiheessa reagoivaa toimintatapaa.

Toimintamallin perehdyttämiseksi ja käyttöönoton tueksi on järjestetty esihenkilöille koulutusta, asiantuntijatilaisuuksia, infotilaisuuksia sekä tarjottu henkilökohtaista opastusta ja tukea. Toimintamallin viestinnän tueksi on laadittu toimintaohjeet Kajaanin kaupungin sisäiseen intranettiin ja mallin käsittely työyhteisöissä on osa päivittäistä esihenkilötyötä.

Kehittämistyö jatkuu. Valmisteilla on keskustelukortit, joiden avulla voidaan käsitellä työkykyyn liittyviä teemoja sekä yksilö- että työyhteisötasolla. Työterveyspalvelujen keinovalikoima laajenee entisestään, kun saamme käyttöömme tiedolla johtamisen tueksi esihenkilötyötä tukevan työkalun. Työkyvyn aktiivisen tuen mallista teemme päivitysversion, johon käymme kirjaamassa esimerkiksi lainsäädäntömuutosten vuoksi päivitettävät ja jatkokehittämistä vaativat asiat.
Työkyvyn aktiivisen tuen palvelupolku_Kajaanin kaupunki.pdf

Toimialat

Teemat