Työvuorosuunnittelu WhatsApp-avusteisesti, etätyö

Ikaalisten kotihoito- ja vanhuspalveluissa pohdittiin, miten työvuorosuunnittelusta saisi joustavampaa ja asiakaslähtöisempää ja miten se voisi lisätä työhyvinvointia työyhteisössä. Lisäksi haluttiin vaikuttaa niihin asioihin, jotka oli koettu perinteisessä työvuorosuunnittelussa haasteiksi.

Tavoitteena oli autonominen suunnittelu, johon kaikki voivat vaikuttaa niin, että suunnittelu ei ole sidottu pelkästään työpaikalle vaan siihen tulee ns. etätyömahdollisuus. Näin työvuorosuunnitteluun voisivat halutessaan helposti osallistua myös ne, jotka ovat vapailla, lomilla tai muista syistä eivät pääsisi normaalissa työvuorosuunnittelussa vaikuttamaan omiin työvuoroihinsa. Toisaalta työpaikoilla ei ole myöskään työaikaa kuluttaa työvuorosuunnitteluun.

Työvuorojen ongelmakohtia ovat usein ns. pitkät putket; useita työvuoroja on peräkkäin ja on paljon illasta aamuun vuoroja, jotka koetaan raskaiksi. Vapaapäivät usein sijoittuvat niin, että ne ovat yksittäisiä ja "pitkien putkien välissä".

Työyhteisöissä ajateltiin, että ns. omien toiveiden esille tuominen voisi olla joustavampaa. Asiakkaita voitaisiin myös palvella paremmin, jos työvoiman tarve olisi jakautunut asiakaslähtöisemmin. Työvuorolistoja voisi tehdä myös useampaa kerralla, mikä toisi jatkuvuutta toiminnalle.

Kehittämässä on ollut idean saaja ja työyhteisö. Esimies tuki ajatusta ja mahdollisti sen kokeilun. Nykyään puhutaan sanasta digitalisaatio ja Ikaalisten kotihoito- ja vanhuspalveluissa keksittiin, että työvuorosuunnitteluun voisi käyttää kaikkien tuntemaa "WhatAapp" -palvelua.

Asia esiteltiin ensin esimiehelle, jonka tuki on ollut tärkeä hankkeessa ja onnistumisessa. Myös muulle työyhteisölle kerrottiin asiasta palaverissa. Tämän jälkeen perustettiin WhatsApp-ryhmä, johon kuuluvat työyhteisön jäsenet sekä esimies. Ryhmän toiminta on rajattu työvuorosuunnitteluun. Ryhmää ei käytetä muihin asioihin. Ryhmän nimenä on työvuorosuunnittelulista esim. 22.08-11.09.16.

Yksi työyhteisön jäsen pitää yllä WhatsApp-ryhmää. Työnantajan/esimiehen luvalla työvuorosuunnittelu tapahtuu nyt etätyönä kotona. Hänen kanssaan on sovittu tuntimäärä listan tekoon. Siitä saa siis palkan.

Työvuorotoiveet siirretään WhatsApp-ryhmästä joustavasti kotona Excel-taulukkolaskentaohjelmaan. Käytössä on värikoodit aamu/ilta/yövuorolle/vapaille. Se, joka kokoaa listan, pystyy huomiomaan eri toiveet ja toteuttamaan niitä kaikkien kannalta. Myös vaihdot onnistuvat helpommin värikoodien avulla.

Ryhmä on sopinut yhteiset säännöt: Esimerkiksi on sovittu takaraja, johon mennessä toiveet tulee olla ilmoitettuna ryhmässä. Ryhmään voi laittaa toiveita vaikka illalla tai aamulla. Ryhmän voi myös mykistää hiljaiseksi. Excel-lista voidaan välillä laittaa keskeneräisenä ryhmälle näkyville, jolloin jokainen voi vielä vaikuttaa. Kun lista on valmis, se siirtyy sähköisesti toiselle työntekijälle, joka siirtää valmiiksi suunnitellun listan Titaniaan. Titaniasta esimies saa listan ja tekee mahdolliset omat muutokset, jos ilmenee tarvetta.

Ulkopuolista rahoitusta ei ole tarvittu. Etätyö luetaan työaikaan ja siitä saa palkan. Työvälineinä on jokaisen oma puhelin sekä kotona listan kokoajalla tietokone/tabletti. Tabletin voi ottaa myös mukaan, jolloin ei ole väliä miten etätyöaikansa käyttää. Työvuorot on saatu joustavaksi ja jokainen voi vaikuttaa. Työyhteisö on ollut tyytyväinen. Työvuorosuunnittelu on ollut kokeilu, joka vaatii pidemmän ajan, jotta sen hyödyt näkee tulevaisuudessa. Tällä hetkellä toimintaa aiotaan jatkaa. Kustannuskysymykset ehkä näkyvät positiivisesti järkevällä työvuorosuunnittelulla ja työvoiman käytöllä.

Toimialat

Toiminnot

Teemat