Uuden asiakasperheen perehdyttäminen

Limingan kunnan varhaiskasvatuksessa koettiin, että on tarvetta päivittää ja kehittää ohjetta uuden asiakasperheen perhedyttämiseen, kun perhe tulee ensi kertaa varhaiskasvatuspalveluiden piiriin. Olemme pyrkineet yhdenmukaistamaan prosesseja joka varhaiskasvatusyksikköön samanlaisiksi, jotta palvelu ja laatu olisi kuntalaiselle tasavertainen.
Työskentelyssä käytettiin apuna fasilitointimenetelmiä, joita opittiin Liminka Lupaus -hankkeen fasilitointivalmennuksessa.
Haluttiin hyödyntää henkilökunnan kokemuksia ohjeesta asiakasperheen perehdyttämiseen ja itse perehdytysprosessista. Kehittäminen lähti etenemään fasilitointimenetelmiä hyödyntäen varhaiskasvatusyksiköiden viikkopalavereissa. Päiväkodinjohtajat avasivat asian keskustellen ja kysymyksiä esittäen, mm. Miksi ohjetta on tarve päivittää? Mitä hyötyä meille on siitä, että uusi asiakasperhe perehdytetään hyvin? Mitä hyötyä siitä on perheelle ja lapselle? Kenen tehtävä on perehdyttää? Keskusteltiin asiakaskokemuksen vaikuttavuudesta sekä reklamaation vastaanottamisesta; kuuntelu, pahoittelu, avoimien kysymysten kysyminen, asiakkaan oma analysointi omasta ja muiden tekemisestä sekä yhteinen ratkaisun etsiminen.
Tämän jälkeen henkilökunta jaettiin kolmeen ryhmään, joissa pohditaan mitä tunteita haluamme asiakasperheessä saada aikaan:
1. ensimmäinen yhteydenotto perheeseen
2. tutustumiskäynti
3. ensimmäiset päivät päiväkodissa
Näissä ryhmissä mietittiin, miten saamme edellä luetellut tunteet aikaan. Jokaisessa ryhmässä mietittiin tilanteita 1-3. ja kirjattiin keinot post it -lapuille esim. posterille.
Sitten sekoitettiin ryhmät niin, että jokaisessa ryhmässä on jäseniä jokaisesta alkuperäisestä ryhmästä. Tämän jälkeen kierrettiin posterit läpi, ryhmän asiantuntijajäsen esitteli ja muut kommentoivat ja lisäävät uusia ideoita ja lisäävät +/- -merkkejä.
Tämän jälkeen käytiin tuotokset yhdessä läpi ja sovittiin työntekijöistä yksi mukaan kaikkien yksiköiden yhteiseen palaveriin.
Pidettiin talojen edustajien ja päiväkodinjohtajien sekä varhaiskasvatusjohtajan yhteinen palaveri. Siinä koottiin koko kuntaa koskeva yhteinen toimintamalli ehdotettujen toimintatapojen pohjalta.
Uusi toimintamalli esitettiin viikkopalaverissa kaikille. Toimintamalliin kehitettiin perehdytyslomake, jonka täyttää päiväkodinjohtaja tehdessään varhaiskasvatuspäätöksen ja sijoituksen lapselle. Päiväkodinjohtaja kirjaa lomakkeeseen ryhmän, päivämäärän, hoidon aloituspäivän ja esim. lääkitys, erityisruokavalio yms. Pk johtaja toimittaa lomakkeen lapsen tulevaan ryhmään, jossa henkilökunta sopii kuka on yhteydessä perheeseen ja sopii tutustumiskäynnin sekä toivottaa lapsen tervetulleeksi. Sama työntekijä on vastuussa tutustumiskäynnistä ja tarkoitus on, että sama työntekijä olisi ensimmäisenä aamuna vastassa lasta päiväkodilla. Kehittämisessä oli mukana koko varhaiskasvatuksen henkilökunta sekä johto.
Lomake on tarkoitus ottaa käyttöön elokuun alusta.
Kustannuksia tästä ei syntynyt. Tuloksia ei ole vielä luettavissa. Yhteinen ryhmätyöskentely henkilökunnan osaamista ja kokemusta hyödyntäen vaikuttaa erittäin toimivalta ja henkilökuntaa motivoivalta tavalta kehittää. Yhteisessä pohdinnassa jaettiin kokemuksia erilaisista toimivista käytänteistä uuden asiakasperheen perehdyttämisessä. Esim. lasten tutorointi, jossa jo pidempään varhaiskasvatuksessa ollut lapsi auttaa ja ohjaa uutta tulokasta leikkeihin ja toimintaan mukaan.

Toimialat

Toiminnot

Teemat