Videot välineenä uusien päättäjien perehdyttämisessä

Uusien valtuustojen aloittaessa pohdittiin, miten perehdyttämisessä onnistuttaisiin aikaisempaa paremmin, jotta päättäjät saisivat mahdollisimman hyvät lähtökohdat työskentelylleen. Koska asiaa on paljon, ja varsinkin sote-asiat ovat laaja-alaisia ja normiohjattuja, on omaksuttavaa melkoisesti. Kokousten yhteydessä perehdyttämiseen käytettävä aika on rajallinen, koska heti on myös päätettäviä asioita käsittelyssä. Tavoitteeksi asetettiin valtuutettujen työn hyvien lähtökohtien mahdollistaminen onnistuneella perehdyttämisellä, ja siten myös luoda puitteet toimivalle ja luottamukselliselle yhteistyölle päättäjien ja viranhaltijoiden kesken. Perehdytykseen otettiin mukaan videot ja perehdytystä jaksotettiin suhteessa kaupungin yleiseen perehdytykseen ja vuosikellon järjestykseen lautakunnan käsittelyyn tulevista asioista. Yleisesti päättäjänä toimimiseen ja toimielintyöskentelyyn sen muotoseikat huomioiden perehdytetään myös kaupunkitasoisesti, mutta asioista on tehty myös sote-lautakunnalle omat perehdytysvideot. Lisäksi sote-lautakunnalla on ominaispiirteitä johtuen mm. yhteistoiminta-alueen lautakuntana toimimisesta ja yksilöasioiden käsittelystä. Näistä asioista on tehty videotallenteet, joihin lautakunnan jäsenet voivat tutustua erikseen. Ensimmäisessä kokouksessa perehdyttämisessä keskityttiin soten substanssiasioihin ja keskeisiin nostoihin oikaisuvaatimusten käsittelyyn liittyen. Videoiden avulla vältettiin monen tunnin luento ensimmäisellä kerralla, ja valtuutetuilla on myös mahdollisuus tarvittaessa kerrata asioita jälkikäteen. Kokousmenettelyyn ja muihin käytännön asioihin liittyvien videoiden lisäksi on tehty videot viranhaltijoiden esittelystä ja soten organisaatiosta. Myös ensimmäisen kokouksen perehdytysosuus nauhoitettiin myöhempää kertausta varten. Ennen talousarviokäsittelyä nauhoitetaan vielä tallenteet kuntatalouden lyhyestä oppimäärästä, talousasioiden käsittelystä toimielimissä sekä kuntastrategiasta tavoitteen asetteluun liittyen. Videomateriaalin työstämisessä on kiinnitetty erityistä huomiota kerrotun asian konkretisointiin esimerkkiviittauksin lautakunnassa käsiteltäviin asioihin. Kehittämistyö on tehty itsenäisesti virkatyönä soten hallinnossa lautakunnan sihteerin (suunnittelija) ja esittelijän (sote-johtaja) toimesta. Edellisen kauden valtuutetut antoivat palautetta, että perehdytyksen asioita on lähes mahdoton kerralla omaksua, ja asioita tulee todella paljon lyhyellä ajalla tietoon. Koska monelle asiat ovat uusia, ei kerrottua pysty oikein yhdistämään konkreettisesti toimielintyöskentelyyn, ja täten perehdytyksessä kerrottu ei muistu mieleen, kun asiat ovat kokouksessa käsittelyssä. Kehittämistyön vaikuttavuutta on vielä hankala arvioida, koska lautakunnan kokouksia on ollut vasta yksi, eikä palautetta perehdytyksessä ole vielä saatu. Esittelijän näkökulmasta aikaisempiin kausiin verrattuna ensimmäinen kokous oli ajallisesti kohtuullinen (alle 3 tuntia) ja perehdytyksessä oli mahdollista nostaa esille vain keskeiset teemat, koska yksityiskohtien osalta pystyi viittaamaan lautakunnan käytössä olevaan videomateriaaliin. Videomateriaalin työstämisessä on kiinnitetty huomiota videoiden pituuteen (max. 10 min), jotta katsomiskokemus on ajallisesti kohtuullinen. Videot on tehty asiakokonaisuus kerrallaan helpottamaan omaksumista ja välttämään asioiden sekoittumista. Toiveena on, että videot osaltaan edistävät toimivaa ja mukavahenkistä yhteistyötä päättäjien ja viranhaltijoiden kesken.

Toimialat

Teemat