Viestinnän kytkeminen osaksi talous- ja tuottavuusohjelmaa

Kangasalan kaupunki reagoi nopeasti, kun kuntien rahoituspohjan heikkeneminen vuonna 2023 havaittiin. Monipuoliset toimenpiteet käynnistettiin heti ja niiden toteuttamisessa ollaan jo hyvässä tilanteessa. Prosessi on kuitenkin vaativa. Niin Kangasalan kuin muidenkin kuntien voimakkaasti alijäämäiseksi kääntyneen talouden tasapainottaminen vie useamman vuoden ajan.

Kangasalan kaupunki ryhtyi ripeästi torjumaan alijäämää talous- ja tuottavuusohjelmalla, jota tilanteen edetessä vielä täydennettiin uudella tasapainotusohjelmalla. Yhtenä keskeisenä elementtinä prosessissa on ollut viestintä, joka kytkettiin toteutukseen alusta alkaen strategisena osana prosessia ja jota sitten systemaattisesti viestintäsuunnitelman mukaan on toteutettu.

Keskeistä oli, että viestinnälle määritettiin prosessissa rooli yhteisen ymmärryksen muodostajana, tilannekuvan välittäjänä ja osallistamisen mahdollistajana, mikä kaikki oli tärkeää prosessin sujuvalle toteuttamiselle ja sen toimenpiteiden hyväksynnälle.

Koko organisaatiota ja kaupunkia koskevassa prosessissa osattiin ottaa huomioon, että sen onnistumisen kannalta on olennaista, että kaikki osalliset ovat läpi prosessin tietoisia siitä, mitä milloinkin tapahtuu ja miksi. Talouden tasapainottamisprosessi suunniteltiin, vaiheistettiin ja kuvattiin prosessikaavioon. Osaksi prosessikaaviota merkittiin myös viestintä ja toimintasuunnitelmaan sisällytettiin viestintäsuunnitelma omine toimenpiteineen ja tavoitteineen.

Prosessin vastuutahojen kaupunginhallituksen, valtuuston ja johtoryhmän toimesta on osana suunnitelmallista prosessia ja viestintää pidetty jatkuvasti yllä ajantasaista tilannekuvaa, josta viestintäsuunnitelman mukaisesti on viestitty muille sidosryhmille: palvelualueiden johtoryhmät, esihenkilöt, henkilöstö, luottamushenkilöt, media, kuntalaiset, tytäryhtiöt ja muut sidosryhmät.

Sisäisen viestinnän tavoitteena oli yhtenäisen tilannekuvan luominen sekä ymmärryksen ja resilienssin lisääminen kertomalla ja keskustelemalla tilanteen syistä ja seurauksista.
Pyrittiin mahdollistamaan henkilöstölle ymmärrys siitä, millaisia talouden tasapainottamis-toimenpiteitä ollaan tekemässä, miksi, miten ja milloin? Tuotiin myös esiin mahdollisia vaikutuksia ja muistutettiin, miksi toimet ovat välttämättömia ja miten huolehditaan siitä, että työntekijät eivät kuormitu liikaa. Lisäksi todettiin, että kyseessä on pitkähkö, mutta kuitenkin määräaikainen prosessi.

Ulkoisessa viestinnässä tavoitteena on ollut jakaa laajasti tietoa tilanteesta, menettelystä sekä sen vaikutuksista kaupungin organisaatioon ja palveluihin. Ulkoisen viestinnän keinoin kerrottiin myös asukaskyselystä, jolla haluttiin osallistaa kuntalaisia ja kerätä heidän näkemyksiään talouden tasapainottamistoimenpiteistä päätöksenteon tueksi.

Viestinnän kytkeminen talouden tasapainottamisprosessiin toteutettiin yhdessä viestintäpäällikön ja johdon kanssa. Viestintäsuunnitelman laatimisesta ja viestinnän koordinoimisesta vastasi viestintäpäällikkö.

Viestintää on toteutettu monipuolisesti eri kanavissa ja koulutuksissa esim. esihenkilökoulutusta, henkilöstöinfoja, työpajoja, sisäisiä tiedotteita, aineistoa Teamsiin ja intraan, sähköposteja, ulkoisia tiedotteita, verkkoviestintää, some-viestintää.




Talouden tasapainottamisessa viestintä kytkettiin uudella, kokonaisvaltaisella tavalla mukaan prosessin toteutukseen. Oivallettiin, että osana ydinprosessia viestinnällä voidaan tässäkin tapauksessa saavuttaa parempaa vaikuttavuutta kuin pelkästään toimenpidetasolla toimiessa.

Heikentynyt taloustilanne vallitsee nyt kunnissa ympäri Suomen ja Kangasala, joka ensimmäisten joukossa oli pohtimassa ratkaisuja tilanteeseen, on viestinyt avoimesti toteuttamistaan suunnitelmista, ratkaisuista ja toimenpiteistä, mikä parhaassa tapauksessa voi auttaa myös muita samassa tilanteessa olevia.

Prosessi jatkuu yhä, mutta jo tähän mennessä on voitu todeta, että kattava, järjestelmällinen viestintä ja laaja osallistaminen ovat edesauttaneet haastavien tasapainotustoimenpiteiden yhteistä suunnittelua ja toteutusta.
Viestintä tasapainotuksen prosessikaaviossa.pdf
Viestintä prosessin toimintasuunnitelmassa.pdf
Viestinnän toteutuksen kulmakiviä ja kanavia.pdf

Toimialat

Teemat