Viestintää kehittämällä Polvijärven ääni kuuluviin

Polvijärven kunnassa ei ollut ennen vuotta 2018 järjestelmällistä viestintää. Tarve viestinnän kehittämiselle oli kuitenkin tiedostettu niin sisäisesti kuin ulkoisesti, mutta toimenpiteet viestinnän eteenpäin viemiseksi takeltelivat.

Polvijärven kunta palkkasi vuoden 2017 lopulla viestintäsihteerin, jonka johdolla tehtiin kunnalle viestintästrategia. Tavoitteena oli saada ihmiset tietämään mitä kunnassa tapahtuu sekä saada myös henkilöstö viestimään aktiivisemmin. Viestintästrategia tehtiin johtoryhmän kanssa, ja sillä haluttiin kokonaisvaltaista ajattelutavan muutosta viestinnän suhteen. Strategian ydinarvoiksi tulivat luottamus, avoimuus sekä tulevaisuusuuntautuneisuus. Strategialla haluttiin painottaa sitä, että viestintä kuuluu kaikille. Tärkeistä ja ajankohtaisista asioista tiedotetaan kaikille asianosaisille, eikä tietoa pimitetä. Asioista on myös puhuttava niin kuin ne ovat - rohkealla ja positiivisella otteella. Myös negatiivisista asioista on osattava viestiä, koska täydellä avoimuudella päästään parempaan tulokseen.

Viestinnästä haluttiin myös enemmän kunnan organisaatiota läpileikkaavampaa ja monipuolisempaa. Viestintää tekevät myös jokainen yksikkö itse, sillä he ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita.

Polvijärvellä otettiin laajemmin sosiaalinen media käyttöön ja uutena perustetiin Instagram-tili. Koska kunnalla ei ole omaa intraa, on sähköpostien lähettämistä kehitetty tavoitteellisempaa. Tämän takia myös viestinnässä on jalkauduttu eri yksiköihin kyselemään kuulumisia ja kannustamaan avoimempaan viestintään.

Polvijärvelle on tulossa myös uusi kuntastrategia, jossa viestinnällä on iso merkitys. Kuntastrategiassa on tarkoituksena kannustaa kuntalaisia mutta myös työntekijöitä kertomaan positiivisia tarinoita aktiivisesti. Koska jos tarinoita ei kerrota eteenpäin, ei kukaan tiedä niistä. Strategiaa varten on myös tehty henkilöstökysely, jotta henkilöstön äänikin tulisi selkeämmin esille.

Uusi kuntastrategia aiotaan jalkauttaa erilaisilla työpajoilla ja ryhmätilaisuuksilla, joissa henkilöstö pääsee itse miettimään mistä viestiä ja miten. Jokaiselle yksikölle tehdään myös oma viestintäsuunnitelma sekä järjestetään viestintäkoulutuksia.

Viestinnän tekemisessä kartoiteen mieluummin oman henkilöstön osaamista esim. kirjoittamisessa ja videoiden tekemisessä, koska työntekijöiden ovat oman työnsä asiantuntijoita ja siksi parhaita kertomaan itse omasta työstä. Myös visuaalista ilmettä uudistetaan, koska se luo yhtenäisyyttä ja tunnistettavaa brändiä ulospäin.

Työntekijät ja kuntalaiset ovat tyytyväisiä, kun tietävät enemmän mitä kunnassa tapahtuu. Viestintä on järjestelmällisempää ja tavoitteellisempaa sekä asioista viestitään laajasti ja monikanavaisesti. Myös äänensävy viestinnässä on muuttunut positiivisemmaksi. Kunnan viestintä on koko ajan saavutettavampaa ja avoimempaa.

Myös henkilöstö on innostunut kertomaan enemmän omasta työstään, ja he kokevat että arvostus heidän työtään kohtaan on tämän myötä kasvanut.

Vaikka kyseessä ei ole ollut mitään isoja markkinointitempauksia, niin kunta on saanut paljon henkistä hyötyä, kuten uudenlaisia toimintamalleja viestinnän suhteen. Uudet strategiat ja viestintäsihteeri toimivat myös kannustajana ja innostajana viestinnässä.

Viestinnän kehittäminen on kuitenkin vielä niin alkutekijöissä, että isojen rahallisten hyötyjen mittaaminen on vaikeaa.

Toimialat

Teemat