Virtuaalinen keskusteluohjaaja Helvi auttaa käsittelemään vaikeita asioita

Helvi sai alkunsa, kun kaupungille tarvittiin digitaalinen koulutus jalkauttamaan korvaavan työn mallia. Pikku hiljaa Helvistä muodostui virtuaalinen ohjaaja, joka auttoi ihmisiä miettimään korvaavan työn keinoja. Korvaavan työn mallilla haluttiin ohjata ihmisiä miettimään, että he voisivat esimerkiksi opiskella tilanteessa, jossa fyysinen työnteko on mahdotonta vaikkapa jalan murtumisen takia. Haluttiin välttää klassisia fasilitointitilanteita, joissa tulee 5000 post it -lappua ja ideoita, jotka jäävät aina ylätasolle ja joihin ei ikinä enää palata.

Korvaavan työn virtuaalisesta fasilitaatorista tuli niin hyvä, että sitä lähdettiin kehittämään Helviksi, eli Helsingin virtuaaliseksi työkaveriksi, joka auttaa keskustelemaan vaikeista asioista. Sen avulla haluttiin auttaa tiimejä löytämään yhteisymmärrystä ja sopivaa tapaa soveltaa monimutkaisia ohjeita käytännössä. Helvi-ohjelma kehitettiin nopeasti, ja se on kehittynyt sen mukaan, mitä työyhteisöt tarvitsevat. Helvi on ääniohjattu virtuaalialusta, joka auttaa ohjaamaan keskustelua ja konkretisoimaan toimenpiteitä. Siinä on pedagoginen, mutta hyvin yksinkertainen malli, jolla voi tehdä laajoja tai vaikkapa kymmenen minuutin täsmäkeskusteluja. Helvin avulla on käsitelty jo korvaava työtä, yhdenvertaisuutta ja tasa-arvoa sekä työn eettisiä periaatteita.

Esimerkiksi työn eettisissä periaatteissa Helvi antaa ensin mahdollisimman vähän tietoa, mutta kuitenkin oleellisimmat asiat. Sen jälkeen ryhmissä keskustellaan, mitkä ovat heidän mielestään tärkeimmät eettiset periaatteet. Sen jälkeen suunnitellaan selkeät askeleet, kuinka eettinen periaate toteutuu työssä. Helvi tuottaa myös tiimitaulun, jossa nämä askelet ovat, jotta keskustelu ja sopiminen eivät jää pilvelle.

Helvi mahdollistaa sen, että normaalisti keskustelua vetänyt esihenkilö voi osallistua keskusteluun. Helvin avulla ohjeet eivät tule ylhäältä päin annettuna, vaan tiimit voivat itse muotoilla ohjeista itselleen sopivat.

Koska Helvissä käytetään dialogista menetelmää, niin Helviin määriteltiin hyvän keskustelun periaatteet yhdessä Erätauko-säätiön kanssa. Hyvän keskustelun periaatteet täytyy hyväksyä, ennen kuin Helvissä voi siirtyä eteenpäin.

Koronaepidemian keskellä kehitettiin myös EtäHelvi auttamaan oman työn johtamista. EtäHelvi ohjaa miettimään, miten työtään voisi tehdä parhaiten etänä. Etätyöskentely on iso mahdollisuus kehittää itseään ja omaa työtään. EtäHelvi haluttiin jakaa myös kaikkien käyttöön, sillä monet kunnat kamppailevat samojen asioiden kanssa. EtäHelvin myötä Helvi siirrettiin virtuaaliseksi Wordpress-pohjalle. EtäHelvin voi ottaa käyttöön täältä: https://helvi.hel.fi/etahelvi/

Helvi on rakentunut nopeasti kokeilukultuurin ajatuksella. Helvin on kehittänyt Johtaminen ja työkulttuurin kehittäminen -yksikön erityissuunnittelija Susanna Snellman ja Helvin visuaalisen puolen on suunnitellut HR-suunnittelija Sofia Rinskoi. Helvi-järjestelmä on ollut vajaan vuoden käytössä, mutta se otettu jo käyttöön koko organisaatiossa. Esimerkiksi tämän vuoden aikana kaikki Helsingin kaupungin 48 000 työntekijää tulevat käsittelemään eettisiä periaatteita sekä tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta Helvin avulla. Myöhemmin Helvin kanssa tullaan käsittelemään myös lasten ja nuorten kohtaamaa seksuaalista häirintää ja grooming-ilmiötä. EtäHelvillä on ollut vajaan kuukauden (huhtikuun) aikana noin tuhat käyttäjää.

Vastaanotto on ollut postiviista ja myös yksityisellä puolella on kiinnostuttu tästä. Työyhteisöissä on näkynyt, että on ollut tarve Helvin tarjoamalle positiiviselle keskustelulle. Helvin ehdoton hyöty on se, että se ulkoistaa hankalasta asiasta fasilitoimisen edullisesti sekä se konkretisoi asioita kohti toimintaa. Se kannustaa myös hyvään arjen dialogiin.

Sisäisesti on tullut myös paljon kyselyjä siitä, kuinka laatia oma Helvi. Helvistä on järjestetty ja tullaan järjestämään koulutuksia, jotta kuka vain voi rakentaa oman Helvi-ympäristön.

Toimialat

Teemat