Miten kuntaorganisaatiosta tehdään rohkea, jopa hullunrohkea uudistuja?

Sotkamon kunnan strategiassa painotetaan innovatiivisen ja yhteistyötä tekevän kulttuurin rakentamista sekä rohkeaa, jopa hullunrohkeaa ideoimista, arki-innovatiivista ja muutossietoista kokeilukulttuuria. Sama voisi lukea minkä tahansa kunnan strategiassa. Viime vuoden aikana on käynyt entistä selvemmäksi, että kyky muuttaa toimintaa, työtehtäviä ja palveluja nopeasti ja joustavasti on edellytys kuntien toiminnalle. Muutoksesta on tullut pysyvää.  

Kuntien työntekijät ikääntyvät vauhdilla. Kevan tuoreen arvion mukaan joka kolmas kuntien työntekijöistä eläköityy kymmenen vuoden aikana. Myös monen kunnan väestö ikääntyy vauhdilla ja haastaa uudistamaan palvelujaan samalla kun talous tiukkenee. Jotta kunnat selviävät käsillä olevista haasteista, on kehitettävä uudistumiskykyä ja joustavuutta muuttaa toimintaa nopeastikin.  

Sotkamon kunnassa lähdettiin hankkeen avulla uudistamaan toimintakulttuuria 

Sotkamossa on kääritty hihat ja ryhdytty toimeen. Kun tarvitaan rohkeaa uudistumiskykyä, tarvitaan myös uskallusta ottaa riskejä ja haastamista uusiin kokeiluihin.  
 
Kunnassa aloitettiin vuoden alusta Ismo – Innostava Sotkamo -hanke, jossa haastetaan kaikkia kunnan työntekijöitä uudistumaan ja kehittämään omaa työtään. Tavoitteena on tuottaa hankkeen aikana vähintään 100 uutta pientä ja suurta arki-innovaatiota. Jokainen työntekijä ja työyhteisö haastetaan kokeilemaan jotain uutta, mitä ei aiemmin ole kokeiltu ja mikä mahdollisesti parantaa toimintaa. Myös epäonnistumisiin on nyt lupa.  
 
”Kehittämisessä tulee vastaan monesti se, että ensimmäisenä valittu kehittämistoimenpide ei ole se oikea. Nyt meillä on tilaisuus olla rohkeita ja meillä on myös lupa epäonnistua. Jos huomataan, että se valittu tie ei olisikaan se oikea, niin valitaan sitten seuraava reitti ja edetään sitä kautta parempaan työyhteisöön”, kannustaa kunnanjohtaja Mika Kilpeläinen työntekijöitään kunnan intrassa olevalla videolla.  

Työntekijöitä kannustetaan kehittämiseen ja kokemusten jakamiseen 

Työyhteisöjä kannustetaan myös jakamaan tehdyt kokeilut ja niiden kokemukset kunnan intraan. Toiveena on, että kokeilut jaetaan parhaimmillaan videona, jossa henkilöstö kertoo, mitä kokeiltiin, mitä havaittiin ja opittiin. Tavoitteena on haastaa työntekijöitä rohkeasti tuomaan kokeilujaan näkyväksi ja samalla kannustaa koko työyhteisöä arjen kokeiluihin.

Kunnan johdossa tiedostetaan, että tavoitteeseen ei päästä ihan helpolla, vaan se vaatii monenlaisia toimenpiteitä, tukea, kannustamista, muutoksia myös johdon omassa toiminnassa ja ennen kaikkea esimerkkinä toimimista.  

Hankkeen alussa kaikille työntekijöille tehdyssä alkukartoituksessa toivottiin kunnan johdolta avoimempaa tiedon jakamista. Kartoituksen mukaan kiitosta saivat korona-aikana tehdyt säännölliset kunnanjohtajan Facebook-livelähetykset. Sen innoittamana johtoryhmän ensimmäinen kokeilu on jatkaa Facebook-livelähetyksiä ja tehdä ne jatkossa joka toinen viikko. Johtoryhmän kokouksen alussa on noin 10 minuutin mittainen livelähetys, jossa johtoryhmän jäsenet vastaavat esille tulleisiin kysymyksiin sekä kertovat valmisteilla olevista ajankohtaisista asioista. Kysymyksiä livelähetyksiin voi lähettää etukäteen ja niihin kaikkiin pyritään vastaamaan. Kokeilusta tiedotettiin johtoryhmän tekemällä videolla ja käytäntöä kehitetään palautteen perusteella.

Johtajia ja esimiehiä tuetaan johtamistyön kehittämisessä  

Hankkeen aikana kunnan johdolle ja esimiehille pidetään työpajoja, joissa he saavat lisää valmiuksia työyhteisön ja oman johtamisen kehittämiseen. Jokaisen työpajan jälkeen esimiehille jää tehtäviä, joita he tekevät yhdessä työyhteisönsä kanssa. Ensimmäisenä tehtävänä käydään läpi oman tiimin alkukartoituksen tulokset ja pohditaan yhdessä, mikä meillä jo toimii ja mitä kohtia haluamme toiminnassamme kehittää. Niiden tuloksena saadaan ensimmäiset kehittämiskohteet ja kokeilut, joiden tuloksia jäämme mielenkiinnolla seuraamaan.
 
Kunnan toimintakulttuuria pyritään kehittämään kohti yhteisöohjautuvuutta, jossa yhdessä otetaan vastuuta toiminnan kehittämisestä. Työnsä tueksi esimiehet saavat valmentavan johtajuuden työkaluja. ” Nykypäivänä oppiminen tapahtuu entistä useammin työpaikalla arkityössä. Meillä on mahdollisuus oppia yhdessä, kokeilla erilaisia tapoja tehdä työtä ja miettiä uusia keinoja. On hyvä aika ajoin pysähtyä miettimään, missä minä voin olla hyvä, missä voisimme yhdessä onnistua, mitä me voimme oppia toisiltamme ja muilta tiimeiltä. Onko jossakin muussa tiimissä henkilö, jolle minulla olisi annettavaa ja meidän kokeilumme hyödyttää häntä. Tsemppaan kaikkia rohkeasti kokeilemaan ja oppimaan!”, sanoo henkilöstölle kunnan sivistysjohtaja Merja Ojalammi.

Henkilöstön tuki ja ideat ovat tärkeä osa kehittämistyötä 

Hankkeessa toimii myös henkilöstöstä ja esimiehistä koottu pioneeriryhmä. Ryhmä tuo esille henkilöstön äänen, pohtii keinoja toimintakulttuurin kehittämiseksi, seuraa hankkeen toimenpiteitä käytännössä ja tekee teräviä huomioita. Ensimmäisessä ryhmässä nousi tarve kannustusjärjestelmälle, joka tukee kehittämistoimintaa. Ratkaisuja lähdetään pohtimaan johtoryhmän ja henkilöstön kanssa yhdessä.

Sotkamon kunnassa on huomattu se tärkeä tosiasia, että kunnan toimintakulttuuri ei muutu itsestään ketteräksi kehittäjäksi ja joustavasti uudistuvaksi. Se vaatii konkreettisia toimenpiteitä, aikaa, rahaa ja tahtotilaa sekä päätöstä, että haluamme muutosta ja suunnitelmaa, millä keinoilla sitä lähdetään tavoittelemaan. Onnistumiseen tarvitaan ennen kaikkea henkilöstön sitoutuminen muutokseen, heidän innostamistaan ja innostumista. Joskus tarvitaan myös ulkopuolinen asiantuntija veturiksi, joka auttaa asiassa alkuun. Kiireen keskellä hyvä ajatus voi muutoin jäädä arjen jalkoihin.  
 
Minuakin hankkeen valmentajana jännittää, mihin hanke johtaa. Nyt ei auta kuin antautua epävarmuuden ja toiveikkuuden ristiaallokon vietäväksi ja purjehtia eteenpäin. Vain kokeilemalla ja oppimalla voidaan löytää sotkamolainen hullunrohkea uudistuva kulttuuri. 
 
Hanke on saanut Kevan työelämän kehittämisrahaa ja asiantuntijana hankkeessa toimii Valmennustrio. Hankkeen aikana kirjoitetaan matkakertomusblogia, jossa kunnan johtajat, esimiehet, pioneerit ja hankkeen asiantuntijat jakavat havaintojaan ja pohdintojaan.

Kirjoittaja työyhteisövalmentaja ja -kehittäjä  Virpi Ilmakangas Valmennustriosta