Miten asiantuntija- ja hallintotyötä tekevät oppisivat viestimään monikanavaisesti ajankohtaisista asioista? Entäpä miten organisaatiossa, jossa ei ole omia viestinnän ammattilaisia, voitaisiin kertoa toiminnan tuloksista entistä paremmin? Nämä kysymykset kiinnostivat Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socomia, joten organisaatio kääntyi Kuntekon puoleen ja haki kahden päivän sparrausta.
Kun viestintä on osa jokaisen työtä
Socomissa ei ole omaa viestintäammattilaista, joten viestintä kuuluu jokaisen työtehtäviin. Sparraukseen osallistuikin va. toimitusjohtajan lisäksi koko henkilöstö eli projekti- ja asiantuntijatyötä sekä toimisto- ja hallintotöitä tekevät ammattilaiset. Sparrauksen asiantuntijaksi valittiin Maarika Maury Kissconsulting Oy:stä. Sparrauspäivien tavoitteeksi muodostui viestintäosaamisen vahvistaminen ja henkilöstön innostaminen ulkoiseen ja sisäiseen tiedottamiseen.
Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socomin toimintakenttä on laaja. Menossa on monenlaisia hankkeita ja työtä tehdään verkostoissa. On projekteja lapsiperheiden, kehitysvammaisten ja ikääntyvien palvelujen parantamiseksi sekä sosiaalihuollon parempaan kirjaamiseen liittyen. Potilasasiamiehet hoitavat alueen potilasasioita, lisäksi osaamiskeskuksessa koordinoidaan henkilökohtaisten avustajien työtä. Toiminnalla saadaan aikaan erinomaisia tuloksia, mutta kuinka laajasti aikaansaannoksista tiedetään?
Kiinnostaako sosiaaliala mediaa tai suurta yleisöä?
Sparraus aloitettiin perusasioista käsittelemällä. Ensimmäisenä valmennuspäivänä käytiin läpi viestinnän merkitystä, sisäistä ja ulkoista viestintää, viestinnän kanavia, tiedottamista, blogien kirjoittamista ja sosiaalisen median hyödyntämistä. Ennen toista sparrauspäivää osallistujien tehtävänä oli varmistaa ja vahvistaa se, että viestintä näkyy teemana kokouksissa ja projektisuunnitelmissa. Tavoitteena oli myös treenata hissipuheita, kirjoittaa blogia tai tiedotetta sekä aktivoida sosiaalisen median käyttöä.
Toisen päivän aluksi kuunneltiin hissipuheita. Kaikki osasivat kertoa työstään kiinnostavasti ja lyhyesti. Maarika muistutti viestinnän merkityksestä organisaation toiminnalle. Keskeisiä kysymyksiä olivat, miten kerrotaan onnistumisista ja miten asioista voitaisiin kertoa ulospäin?
Mikä tahansa kiinnostaa jos siitä kerrotaan oikealla tavalla
Päivän käytiin useaan otteeseen keskustelua siitä, onko sosiaaliala kiinnostava median tai suuren yleisön kannalta. Toisaalta pohdittiin myös sitä, että eikö juuri julkisen sektorin tulisi kertoa toiminnan onnistumisista, tuloksista ja vaikutuksista varsinkin, kun uutiset yleensä tuppaavat olemaan kovin negatiivisia.
Maarika kertoi monia kiinnostavia ja valtakunnallista julkisuutta saaneita tarinoita kunta-alalta. Monet kokeilut ja kehittämiset ovat olleet aika pieniä, mutta kiinnostavasti esitettyjä. Maarikan pointtina oli, että mistä tahansa voi tulla kiinnostava uutinen, jos se osataan kertoa oikealla tavalla.
Seuraavaksi pohdittiin, miten saada yleisö kiinnostumaan. Keskustelussa nousi esille esimerkiksi että:
- uutisissa pitää olla kiinnostava kärki
- uutisten on hyvä pohjautua faktoihin
- ratsasta sillä mikä toimii
- tarinallisuus ja ihmisten ääni ovat tärkeitä
Keskustelussa käytiin lisäksi siitä, miten organisaation tiedottamista pitäisi johtaa ja millaisia rakenteita viestinnässä tulisi olla. Voitaisiinko viestintäasiat todellakin nostaa yhteisten kokousten asialistoille, voisiko joku kenties ottaa laajemmankin vastuun viestintäasioista? Entä pitäisikö viestintää varten laatia paremmat suunnitelmat?
Sosiaalialalla todellakin on kiinnostavia tarinoita!
Kun osallistujat pääsivät pohtimaan, mitkä asiat osaamiskeskuksen toiminnassa ja tuloksissa voisivat kiinnostaa laajemminkin, nousi välittömästi esille monta sellaista kiinnostavaa uutiskärkeä, jotka voisivat aika helposti ja oikealla tavalla kerrottuna löytää tiensä jopa valtakunnan uutisiin. Kävi myös ilmi, että Socomissa tehdään aika vähän lehdistötiedotteita ja kun niitä tehdään, ne eivät aina ihan vastaa tarkoitustaan.
Mitä uutis- ja tiedottamisaiheita osaamiskeskukseen toiminnassa sitten voisi olla? Esimerkiksi syrjäytymisen ehkäisyyn liittyen ollaan tekemässä tutkimusta, jossa nuoria ”syrjäytyneitä” miehiä haastatellaan. Alustavat tulokset ovat olleet yllättävä, sillä ennakko-oletusten sijaan haastatellut eivät olekaan kokeneet olevansa syrjäytyneitä, vaikka eivät haastatteluhetkellä olekaan töissä tai opiskelemassa tai muutoin aktiivisia. Maarikan mielestä tämä oli sen luokan uutinen, joka takuulla kiinnostaisi, vaikkei tutkimus olekaan vielä valmis.
Toinen kiinnostava uutisaihe oli maaseudun ikääntyneille järjestettävä yhteisöllinen ruokailu. Se nimittäin voisi innostaa paikallisia asukkaita ja samalla asiasta saataisiin tiedotettua kohderyhmälle, mikä varmasti edelleen lukee sanomalehtiä. Myös lasten oikeuksien edunvalvontamallin kehittäminen nähtiin valtakunnallisesti tärkeäksi teemaksi ja sen tuloksia tulisi nostaa laajemminkin esille.
Viestintää oppii vain tekemällä
Maarika esitteli osallistujille helpon työkalun, jota voi hyödyntää tiedotteiden ja artikkelien laatimisessa. Iltapäivällä osallistujat miettivät, miksi oman organisaation ja omien projektien toiminnasta todellakin kannattaa viestiä. Ulkoista viestintää on tehtävä, jotta voidaan osoittaa toiminnalla olevan tuloksia ja vaikuttavuutta ja jotta organisaatio on olemassa myös muiden kuin verkostojen näkökulmasta. Yksi hyvä syy on näyttää, että organisaatio todellakin tekee ja tuottaa arvojensa mukaisia toimintaa ja palveluja. Lopuksi Maarika muistutti, että viestintää pitää tehdä koko ajan, jotta siinä harjaantuu ja jotta se tulee tavaksi, sillä viestintäosaaminen kertyy vain tekemällä.
Mitä sparrauksesta opittiin?
Tiivistäen osallistujat olivat oppineet hissipuheen tärkeyden, uusia näkökulmia medialle tiedottamiseen ja uusia ajatuksia siihen, mistä ja miksi kannattaa tiedottaa. Myös kokeilut ja harjoittelun painottaminen nähtiin hyvinä ideoina ja tiedottamista jäsentävä työkalu hyödyllisenä. Uusia ajatuksiakin syntyi. Miksei viestintää voisi esimerkiksi opetella yhdessä niin, että kollega lukee toisen tekstejä ja kommentoi niitä?
Maarika halusi, että jokainen lupaa tehdä jotakin viestinnän suhteen ja kertoo, miten aikoo hyödyntää sparrauspäivissä saamiaan ideoita omassa työssään. Moni kertoi ottavansa tiedottamista helpottavan työkalun käyttöön. Tiedottamiseen meinattiin myös laatia entistä parempia suunnitelmia ja aikatauluja niin, että toiminnan tuloksia voidaan nostaa vahvemmin esille. Myös somettaminen luvattiin aloittaa ja joku kertoi aloittavansa blogien kirjoittamisen. Tästä on hyvä jatkaa.
Kirjoittanut ohjelmapäällikkö Anna-Mari Jaanu
