Alkupaloja esihenkilöiden työajanhallintaan

Sivistys- ja hyvinvointipalveluiden esihenkilöiden kehityskeskusteluissa ovat nousseet jatkuvasti esiin työajanhallinnan haasteet. Esihenkilöt kertovat, kuinka työpäivä hupenee sähköpostin ja ad hoc -tehtävien parissa. Pohdintaa ja syventymistä vaativiin tehtäviin ei jää aikaa. Lisää aikaa halutaan työtekijöiden kohtaamiseen ja hyvinvoinnin vahvistamiseen. Syntyi idea innostaa esihenkilöitä seuraamaan työajan käyttöä, hankkimaan osaamista työajanhallintaan ja suunnittelemaan ja tehostamaan työajan käyttöä yhdessä vertaisoppimisen periaatteella. Sivistys- ja hyvinvointipalveluiden esimiestiimin tapaamisiin kerran kuukaudessa sisältyi vuonna 2021 ja keväällä 2022 työajanhallintaan liittyvä valmennushetki. Tiimin esihenkilö avasi jotakin työajanhallintaan liittyvää näkökulmaa 10-15 minuutin osiossa, joka oli kerätty muutamasta kyseistä näkökulmaa käsittelevästä teoksesta tai tutkimuksesta.

Teemoja olivat esimerkiksi Sähköposti haltuun (Ks. liite), Stressinhallinta ja palautuminen arjen haasteista, Itsensä johtaminen ja ajanhallinta. Esitykseen sisältyi luettelo kirjallisuudesta, tutkimuksista ja podcasteista, johon esitys perustui. Lähdeviittausten tavoitteena oli innostaa esihenkilöitä perehtymään asiaan lisää omatoimisesti.

Esihenkilöitä kannustettiin myös seuraamaan, analysoimaan ja kehittämään työajankäyttöään. Yhdellä tiimikerralla esihenkilöt ohjeistettiin kirjaamaan muistiin yhteen työpäivään liittyvät työtehtävät ja tauot muutaman minuutin tarkkuudella. Kirjausten jälkeen esihenkilöt tapasivat pareittain tiimipalaverien välillä työpäivän ajankäytön parissa.

Seuraavassa tiimitapaamisessa tiimin esihenkilö, sivistysjohtaja ja varhaiskasvatusjohtaja avasivat omat työajanseurantansa. Muut esihenkilöt kävivät pareittain läpi omat seurantansa. Esihenkilöiden parissa syntyi vilkasta keskustelua erilaisista työpäivän rakentumisen malleista ja työajan käytön kehittämisestä.

Toimintamallin tavoitteena on ollut vahvistaa vertaisoppimista esihenkilöiden parissa ja luoda toimintakulttuuria, jossa esihenkilötiimi muodostaa eräänlaisen Community of Practice -yhteisön (Wenger 2005), jota yhdistää yhteinen esimies- ja johtamistehtävä, halu kehittyä työssään ja vahvistaa osaamistaan organisaation kehittämistavoitteiden pohjalta. Asiantuntijuuden ja osaamisen syventäminen perustuu tämäntyyppisissä yhteisöissä säännölliseen vuorovaikutukseen (Poikela 2005). Tavoitteena on, että tiimipalaverissa jaettu teoreettinen tieto muuttuu esihenkilöiden käytännön työssä koetelluiksi ja yhteisissä keskusteluissa jalostuviksi ajanhallinnan hyviksi käytänteiksi. Ajanhallintaan liittyneet alkupalat ovat lisänneet esihenkilöiden halua maistella lisää ajanhallintaan liittyvää tutkimusta ja kirjallisuutta. Lisäksi esihenkilöiden tietoisuus ja tieto siitä on vahvistunut, että on olemassa moninaisia käytännössä koeteltuja malleja, joilla voi saada tehoa työpäivään ja samalla järjestää itselle palauttavia taukoja työpäivän varrelle.

Kehittämisteon kautta esihenkilöiden hyvinvointia rapauttava kiire on tuotu kehittämisen keskiöön ja on alettu yhdessä hakea ratkaisuja kiireen katkaisemiseen ja työajan tehostamiseen. Kehittämisteon kautta on mm. vähennetty sähköpostirumbaa, tehostettu palaverikäytänteitä ja yleensäkin suunniteltu paremmin työajankäyttöä. Kehittämistyötä jatketaan kannustamalla esihenkilöitä jakamaan omaa osaamistaan tiimissä ja tuomaan yhteiseen keskusteluun jalostumaan esihenkilöitä kiinnostavia johtamisen ja hyvinvoinnin näkökulmia. Sähköposti haltuun 210521.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat