Esihenkilöiden yhteisöllisyyden, osaamisen ja vuorovaikutuksen kehittäminen suurien etäisyyksien Lapissa

Lapin hyvinvointialue aloitti toimintansa 1.1.2023, jolloin Lapin hyvinvointialueelle siirtyi yli 8000 työntekijää 27 eri työnantajalta. Näin myös 27 eri organisaation kulttuuri sekä johtamistavat siirtyivät Lapin hyvinvointialueelle, mikä on tuloksellisen, tehokkaan ja hyvän johtamisen näkökulmasta erittäin haasteellinen tilanne. Tiimien ja yksiköiden kokoonpanot sekä toimintatavat ovat muuttuneet paljon uuden organisaation myötä. Monen tasoiset muutokset vaikuttavat esihenkilöiden arkeen, työhyvinvointiin, viestintään ja johtamiseen.

Johtamisen sekä sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen kehityksen tarve on tunnistettu strategisella tasolla ja se on kirjattu henkilöstöohjelmaan. Tavoitteena on, että Lapin hyvinvointialueella on luotu rakenteet henkilöstön osallistumiselle ja vaikuttamiselle yksilön, esihenkilötyön, yksikön/tiimin sekä organisaation tasolla.

Sisäisen viestinnän tavoitteena on tarjota mahdollisuuksia vuorovaikutukseen ja vaikuttamiseen, tukea johtamista ja esihenkilötyötä sekä luoda positiivista mielikuvaa muutoksista ja innostaa kehittämään palveluja.

Vuoden 2024 alussa on käynnistyneet Uudistuva esihenkilötyö ja johtaminen -projekti sekä Sisäisen viestinnän kehityshanke osana toiminnan vakiinnuttamista. Projektin ja hankkeen edistämänä on selvitetty nykytilaa, tarkennettu tavoitteita ja tehty toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi.
Tarpeista ja toiveista on tehty tavoitteita osallistamalla

Tärkeänä kehittämistyön lähtökohtana on Lapin hyvinvointialueen esihenkilötyön arjen sekä toimintaympäristön ja -kulttuurin ymmärtäminen ja kehittäminen. Henkilöstön ja esihenkilöiden tarpeita on kartoitettu erilaisilla osallistavilla menetelmillä, kuten kyselyillä, haastatteluilla ja vuorovaikutteisessa kehittäjäverkostossa ennen hankkeita ja niiden aikana. Henkilöstön ja esihenkilöiden toiveina ja kehittämisideoina on noussut muun muassa vertaistuki, kokemusten ja vinkkien jakaminen, yhteisten toimintatapojen määrittely, koulutukset, etätiimin johtaminen ja vuorovaikutus.

Painotus kehittämistyössä on digikanavien kautta olevassa yhteisöllisyydessä, jotta Lapin etäisyyksien takia yhteisöllisyyden mahdollisuudet olisivat yhdenvertaiset kaikille esihenkilöille ja henkilöstölle.

Johtamisen perusteiden rakentaminen ja kehittäminen

Johtamisen tavoitteet ja ydinosaamiset eli strategisesti kriittiset osaamiset on johdettu hyvinvointialuestrategiasta ja henkilöstöohjelmasta. Uudistuva esihenkilötyö ja johtaminen -projektissa on kuvattu Lapin hyvinvointialueen henkilöstöohjelmassa määritellyt johtamistyötä ohjaavat hyvän johtamisen tavoitteet.

Ydinosaamiset muodostavat perustan onnistuneelle johtamiselle ja esihenkilötyölle. Ydinosaamiset ovat: 1. Itsensä johtaminen, 2. Strateginen toiminnan johtaminen, 3. Vastuullinen henkilöstöjohtaminen, 4. Viestintä ja vuorovaikutus sekä vuorovaikutuksen johtaminen, 5.Vastuullinen talouden ohjaus ja johtaminen, 6. Verkostojen johtaminen ja yhteistyö ja 7. Muutoskyvykkyys ja muutoksen johtaminen. Lisäksi digitalisaatio, digityökalut ja toimintatavat sekä tiedolla johtaminen ovat läpileikkaavia osaamisia eli ne ovat mukana kaikissa ydinosaamisissa.

Projektin aikana on luotu johtamisosaamisen kehittymistä ja sujuvampaa työarkea tavoitteleva Jotos-johtamisohjelma, joka tukee sekä johtamistyössä aloittaneita että pidempään tehtävässään toimineita. Ohjelman sisällön suunnittelun perustana käytetään Lapin hyvinvointialueen strategiaa ja henkilöstöohjelmaa, sekä projektin aikana tehtävää johdon ja esihenkilöiden roolien ja tehtävänkuvien selkeytystä sekä määriteltyjä ydinosaamisia. Jotos-johtamisohjelma etenee vaiheittain huomioiden toimintaympäristössä vallitsevat olosuhteet.

Johtamisohjelma ei ole vain koulutuksia ja webinaaritallenteita, vaan esihenkilöille on luotu oma Teams-tiimi yhteisölliseen oppimiseen ja keskusteluun. Esihenkilöiden kehittäjäverkostossa on mahdollistettu esihenkilöiden osallisuus oman työn kehittämiseen ja asiantuntijuuden jakaminen kehittämistyön eri vaiheissa.

Viestinnän ja vuorovaikutuksen perustan rakentaminen ja vahvistaminen

Esihenkilöiden yhteisöllisyyden kehittämisessä on otettu lähtökohdaksi vertaistuen mahdollistaminen, mutta myös kaksisuuntainen viestintä ja vuorovaikutuksellisuus henkilöstön kanssa. Ajatuksena on, että tiimeissä viestintää ja vuorovaikutusta voi kehittää niin esihenkilö kuin tiimi itse. Henkilöstön esihenkilölle tuomat ideat ja palautteet ovat henkilöstön mielestä yksi tärkeimpiä viestinnän kanavia.

Esihenkilöille luodut ohjesivut on muutettu monipuolisimmiksi johtajuuden sivuiksi, sisältäen strategista johtajuuden viestintää, ajankohtaista tietoa, blogeja ja Jotos-ohjelman.
Ristiinlinkityksiä työntekijöiden sivujen kanssa tehdään, jotta luodaan avointa kulttuuria. esihenkilöviestintää on tehostettu ja selkeytetty. Siihen kuuluvat esihenkilöiden infot, lyhyemmät infoklinikat sekä uutiskirjeet. Lisäksi on aloitettu esihenkilöiden etäkahvit uutena vertaistuen kohtaamispaikkana.

Tiimeille on luotu viestinnän ja vuorovaikutuksen harjoituksia ja mallipohjia, joiden tarkoitus on valmiiden viestintäsuositusten sijaan auttaa tiimejä löytämään juuri heille sopivia ratkaisuja ja tunnistamaan oma viestinnän ja vuorovaikutuksen tilanteensa. Harjoituksia on kolme: 1. Tiimin pelisäännöt / toimintatavat, 2. Työntekijäpersoonat ja persoonakortit 3. Henkilöstön osallisuuskyselyn pohjalta on luotu tiimikuvaus oman tiimin yhteistyön kehittämiseen. Johtamistavoitteiden tuominen arkeen, johtamisrakenteiden muokkaus, toimintatapojen, työkalujen ja prosessien selkeyttäminen sekä vuorovaikutteisuutta tukeva viestintä ovat pohjatyötä. Yhteisöllinen toimintakulttuuri mahdollistaa arjen vinkkien jakamisen ja vertaistuen, lisäten työhyvinvointia ja työmotivaatiota. Kaiken tavoitteena on se, että johtajamme ja esihenkilömme voivat nojata yhdessä luotuihin ohjeisiin, sovittuihin toimintatapoihin ja tuntevat saavansa tukea, jolloin paino omilla harteilla kevenee.

Mittaamme tuloksia pitkäjänteisesti eri tavoin ja arvioimme yhteisöllisyyden kulttuurin muodostamista sekä henkilöstön että esihenkilöiden näkökulmasta eri tavoin osallistamalla. Tuloksia tullaan mittaamaan eri tavoin myös johtamisohjelman edetessä eri ydinosaamisiin verraten. Tuloksia tarkastellessa tullaan huomioimaan, että toimintakulttuurin muutokset ovat pitkäjänteisiä ja voivat vaatia vuosien vakiintumisen.

Seuraavassa vaiheessa keskitytään arvioimaan johtamisohjelman vertaistuellisuuden ja yhteisöllisyyden toimivuutta ja tehdään kanaviin tai toimintatapoihin tarvittaessa muutoksia. Sisäisen viestinnän erilaisilla osallistavilla tavoilla pyritään rohkaisemaan esihenkilöitä jakamaan ajatuksiaan, vinkkejään ja kokemuksiaan.

Toimialat

Teemat