Hankeklinikka tilinpäätöstyön tukena

Limingan kunnassa on paljon erilaisia monivuotisia valtonavustus- ja EU-hankkeita (yht. 20-35 vaihdellen). Tilinpäätösprosessin yhteydessä yli vuoden jatkuvat hankkeet on kirjanpidossa jaksotettu, eli menneen vuoden rahoittajan tukiosuutta on kirjattu tilinpäätökseen jo ennakoiden. Toisaalta myös hankeajan alussa maksettavat valtionavustukset on tarve jaksotuksella siirtää uudelle vuodelle (tuen siirtäminen).

Kunnassa työskentelee täysipäiväisesti hankeasiantuntija, jonka tehtävänä kunnan hankeprosessien kehittäminen on. Hankejaksotuksia on menneinä vuosina tehty hajautetusti palvelualueilla ja tiedot jaksotettavista summista on koottu yhteen yhteiseen excel-tiedostoon, jossa laskentaperusteet näkyvät. Excelin kasaamisesta ja laatimisesta on vastannut hankeasiantuntija.

Aiemmassa toimintamallissa on kuitenkin ollut haasteita. Kaikki hankkeissa työskentelevät eivät ole välttämättä osanneet tehdä laskelmia oikein tai pääkirjoilta on puuttunut kuluja esimerkiksi virhekirjausten vuoksi. Tämä on aiheuttanut kovasti lisätyötä hankkeiden tilinpäätöksissä (tositekorjauksia) ja jaksotusten laskemisissa. Samoin jaksotus on voinut aiheuttaa stressiä palvelualueilla kun on joutunut tekemään työtä, jota ei oikein osaa ja vielä oman työn ohessa. Jaksotusten oikein laskeminen on kuitenkin tärkeää, sillä yhteenlaskettu tukisumma voi olla useita satoja tuhansia euroja. Tällä on merkitystä tilinpäätöksessä.

Tarve on siis ollut yhtenäistää ja koordinoida vahvemmin hankkeiden tilinpäätöstyötä ja hankejaksotusten laskentaa. Toisaalta tavoite on ollut myös tukea tehokkaammin hankkeissa työskenteleviä henkilöitä ja toisaalta lisätä henkilöstön talousosaamista. Isossa kuvassa tavoite on ollut sujuvoittaa tilinpäätöstyötä. Vuoden 2022 tilinpäätöstyössä tullaan kokeilemaan ensimmäistä kertaa hankeklinikoita, aiheena tilinpäätös ja kuluneen vuoden kulut. Samalla käydään projektihenkilöstön kanssa tarpeen mukaan läpi myös pääkirjojen lukemista ja muita talousprosesseja, jos niissä on epäselvyyttä. Tämä kannustaa hanketoiminnassa kulujen seuraamiseen myös vuoden aikana, jolloin virheitä voidaan korjata heti niiden synnyttyä, eikä vasta tilinpäätöstyön yhteydessä. Klinikoiden tavoitteena on myös lisätä hankkeissa työskentelevien ymmärrystä taloudenhoidon tärkeydestä ja siitä, että miten kunnassa talousprosessit toimivat. Tärkeää on tehdä näkyväksi myös se, että virheiden korjaaminen maksaa enemmän rahaa ja vaivaa, kuin asioiden oikein tekeminen :)

Klinikoille osallistuvat hankehenkilöstön lisäksi hankeasiantuntija ja tarvittaessa taloushallinnon sihteeri, joka voi tehdä korjauksia hankekirjanpitoihin.

Klinikoiden sisältö:
- Käydään läpi jokaisen hankkeen v. 2022 pääkirjat ja käydään hankkeen kulurakenne läpi. Ennen klinikkaa jokaiselle hankkeelle toimitetaan pääkirjat (jo joulukuussa alustavat), jotta henkilöstö voi tutustua kirjauksiin ennakkoon. Myös selkeät virhekirjaukset voidaan näin korjata ennen tilinpäätöstä.
- Jos pääkirjan luvut ovat oikein, tehdään yhdessä laskelma hankejaksotuksesta. Merkitään yhdessä taulukkoon.
- Kunnasta löytyy useita hankkeita, joissa on sama vastuuhenkilö, jolloin samalla kerralla voidaan käydä kaikkien ko. henkilön hoitamien hankkeiden asiat.
- Saadaan nopeutettua tilinpäätöstyötä ja tehtyä asioita koordinoidusti. Työntekijät saavat tukea hankehallintoon ja usein ikäväksi koettuun hankkeiden talouspuoleen. Samalla kasvot tulevat tutuksi ja kynnys avunpyyntöön jatkossa madaltuu.

Toimintamallin toteutus ei maksa mitään muuta kuin sen, että asia tehdään eri tavalla kuin ennen. Idea toiminnalle on tullut menneiden vuosien kokemusten perusteella ja tarvetta tuelle on. Koordinoitu tekeminen tehostaa työajankäyttöä sekä palvelualueilla, että hankeasiantuntijan ja taloussihteerin työskentelyä tilinpäätösaikana.
Hankeklinikat ovat vasta tuloillaan, mutta ne on jo kalenteroitu tammikuun alkuun.

Ennakoidut hyödyt:
- Tilinpäätösasiat hankkeiden osalta saadaan käytyä läpi koordinoidusti
- Hankehenkilöstön osaaminen karttuu - seuraava tilinpäätös on toivottavasti taas helpompi!
- Työajan tehokkaampi käyttö - ei montaa tuplatsekkauskierrosta ja jokaisen hankkeen uudelleen laskemista. Kasvotusten helpompi käydä asioita läpi.
- Hankkeissa työskentelevät saavat tukea talousasioihin ja varmuuden siitä, että laskelmat on tehty oikein. Kenenkään ei tarvitse jäädä pähkäilemään yksin.
- Vuoden 2023 hanketaloudet menevät oikein, kun oikeanlaiset tukisummat siirtyvät myös uudelle vuodelle. Helpottaa taloudenseurantaa vuonna 2023.
- Pysytään paremmin tilinpäätösaikataulussa.

Kehittämistyötä jatketaan ensimmäisten kokemusten jälkeen :)

Toimialat

Teemat