Harrastava Liminka -ilmoittautumisjärjestelmä kokoaa lasten ja nuorten harrastustarjonnan

Harrastava Liminka -ilmoittautumisjärjestelmän käyttöönotto syntyi tarpeesta, kun Limingan kunta lähti mukaan Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) Harrastamisen Suomen mallin mukaisen toiminnan järjestämiseen. Ensimmäisenä toimintavuotena perusopetusikäisten lasten ilmoittautuminen maksuttomiin harrastusryhmiin koettiin erittäin työlääksi. Työvälineenä käytettiin erilaisia sähköisiä lomakkeita. Lisäksi tämä tieto täytyi manuaalisesti suodattaa ja siirtää harrastusryhmien ohjaajille. Asiaa lähdettiin ratkaisemaan etsimällä valmista järjestelmää, joka palvelisi koko harrastuskokonaisuutta.

Järjestelmältä odotettiin:
1) helppoa ilmoittautumisjärjestelmää, jota lasten ja huoltajien olisi helppo käyttää
2) automaattista tilastointia, joka kokoaisi ajantasaisen tiedon helpottaen seurantaa ja toiminnan arviointia
3) työkalua ohjaajille, jossa mahdollisuus viestiä huoltajille sekä kirjata aktiivisesti läsnäoloja ja päiväkirjaa Eri järjestelmiin perehdyttiin ja niitä vertailtiin keskenään. Päädyimme ottamaan käyttöön Hellewi-järjestelmän ja kokoamaan kunnan järjestämän perusopetusikäisten harrastustoiminnan yhdelle sivustolle. Sähköiseen järjestelmään siirtyminen kehitti HaLi - Harrastava Liminka -toimintamallia suurella harppauksella eteenpäin. Lisäksi käyttöönotto muokkasi työprosesseja sujuvimmiksi esimerkiksi tiedonsiirron nopeutumisen ja automatisoinnin avulla.

Järjestelmän käyttöönoton toteutti henkilöstö, jotka ovat mukana Limingan Harrastamisen Suomen mallin toiminnan koordinoinnissa. Ilmoittautumisjärjestelmän kustannukset ovat edulliset ja sen käyttö rahoitetaan osana kunnalle myönnettyä erityisavustusta harrastamisen Suomen mallin toteuttamiseen (OKM). Ilmoittautuminen maksuttomiin harrastuksiin helpottui ja nopeutui järjestelmän käyttöönoton myötä. Sivusto kokoaa yhteen kaikki kunnan harrastamisen Suomen mallin mukaisen maksuttoman harrastustoiminnan. Toiminnan järjestämisessä muuttui töiden jakaantuminen ja tiedon nopea kulku harrastusohjaajien ja huoltajien kesken. Harrastustoiminnan koordinaattorille Hellewi toimii hallinnon työkaluna.

Käyttöönoton myötä säästöjä syntyy merkittävästi käytetyistä työtunneista, sillä aiemmin manuaalisesti tehty tilastointi, tiedonsiirto ja ilmoittautumisten jälkeinen ryhmien muodostaminen on automatisoitu. Palveluiden vaikuttavuutta voidaan seurata järjestelmän ajankohtaisten tilastoiden kautta.

Yhteistyö myös lisääntyi. Järjestelmä koetiin niin toimivaksi, että sen käyttööottoa on jo laajennettu koskemaan myös nuorisopalvelun tarjoamaan toimintaa, mikä on lisännyt tietoutta kohderyhmälle kohdistetusta vapaa-ajantoiminnoista.

Järjestelmän käyttöönottoa on viety jo eteenpäin ja kesällä 2022 otimme Hellewi-järjestelmään myös verkkomaksuominaisuuden. Tämä on mahdollistanut myös ilmoittautumisen maksullisiin toimintoihin, joka on poistanut erillisen laskuttamisprosessin.

Ilmoittautumissivustoa voivat hyödyntää myös esimerkiksi ammattilaiset, jotka kohtaavat työssään lapsia, joilla ei ole vielä harrastusta. Sivustolla on nähtävillä tarjonta ja ilmoittautuminen ryhmiin on helppoa.

Kehittämistyötä jatketaan edelleen lisäämällä sivustolle kaikki lapsille ja nuorille suunnattu toiminta, jota Limingan kunta järjestää. Tavoitteena on helpottaa tarjonnan löytymistä ja lisätä näin myös tietoutta kunnan monipuolisista lasten ja nuorten palveluista.

https://uusi.kuntapalvelut.fi/harrastavaliminka/fi/

Toimialat

Toiminnot

Teemat