Käsikirja kaaosta hallitsemaan

Tavoitteena on ollut saada selkeyttä toimintaan talon oman käsikirjan avulla. Suuressa yli sadan työntekijän organisaatiossa on paljon hiljaista tietoa ja kirjavia käytäntöjä sekä tilanteita, jossa menee sormi suuhun. Tällöin pitäisi kaiken tekemisen keskellä ruveta itse selvittämään, miten missäkin tilanteessa pitäisi menetellä ja mitä pitäisi tietää. Asiassa auttaa käsikirja, johon on koottu eri otsikoiden alle tietoa erityisesti siitä, miten työtoimintaa käytännössä järjestetään.

Projekti lähti liikkeelle etätehtävästä, joka työryhmille annettiin ajaksi, jolloin työtoimintaorganisaatio oli koronapandemian vuoksi suljettuna. Vastaava työnjohtaja oli miettinyt valmiiksi otsikoita. Työryhmissä oli mukana työnjohtajia ja ohjaavaa henkilökuntaa. Kukin työryhmä kirjoitti tietystä otsikosta: aiheesta, jonka koki itselleen läheiseksi. Tavoitteena oli saada aikaan mahdollisimman kattava esitys. Lopputulosta tarkasteltaessa huomattiin, että on vielä paljon, josta voisi kertoa.

Työtoiminnan arjen taas pyöriessä työtoimintaa järjestävällä henkilökunnalla oli kiire keskittyä asiakkaisiin, joten käsikirjaprojektia varten palkattiin erillinen henkilö jatkamaan siitä, mihin oli jääty. Tämä viestintätaustainen henkilö editoi olemassa olevia tekstejä ja täydensi puuttuvia paloja perehtymällä y-aseman sisältöihin, Helmen tiedostoihin ja olemalla kokouksissa korvat höröllään. Tekstejä ei kopioitu sellaisenaan vaan niistä pyrittiin tekemään helppolukuisia. Sellaisia, joihin henkilökunta jaksaa perehtyä. Lopputuloksena oli 80-sivuinen materiaali, jossa oli otsikoita ja alaotsikoita. Jos työntekijä kaipasi tietoa vaikkapa työtoimintajakson räätälöinnistä, osallisuusvalmennuksesta tai toiminnasta työtapaturmatilanteissa, saattoi käsikirjasta lukea tiivistettyä, mutta esimerkeillä havainnollistettua, omaan yksikköön sovitettua tietoa.

Säästyy aikaa, kun ei välttämättä tarvitse itse lukea laajoja, kenties mutkikkaitakin PDF:iä tai ihmetellä, kerrottiinkohan jostain asiasta Teamsissa vai jossain Y-aseman uumenissa. Samalla tiedonkulku paranee. Teksteissä on selitetty myös taustoja: sitä, mitä hyötyä mistäkin on. Tämä voi vaikuttaa toimintamotivaatioon.

Kehittämistyö jatkuu sikäli, että käsikirjaa päivitetään. Siitä ollaan parhaillaan tekemässä myös kuvilla höystettyä Sharepoint-sivustoa työtoimintayksikön käyttöön. Erään sivuston lohkon nimi on Uusix kiertotaloustoimijana. Sen alla tullaan kertomaan esimerkiksi ekotukitoiminnasta.

Toimialat

Toiminnot

Teemat