Lean-johtaminen kotihoidossa

Mistä kaikki sai alkunsa?
Helsingin kaupunki alkoi kouluttaa leania esimiehille muutama vuosi takaperin ja osallistuin itse kahden päivän lean-valmennukseen vuonna 2015. Valmennuksessa käytiin läpi leanin perusteita ja vaikka valmennusta ei oltu tuolloin suunnattu suoraan sote-maailmaan, jokin siinä kolahti ja innostuin siitä. Seuraavassa hetkessä huomasinkin olevani tekemässä pro gradu-tutkielmaa kotiutusprosessin kehittämisestä lean-menetelmiä hyödyntäen.

Paljon keskustelua herättänyt ja muutaman vuoden kuluttua mahdollisesti edessä oleva sote-uudistus herätti meidät esimiehet pohtimaan sitä, voisiko leanista olla hyötyä yleisemminkin kotihoidossa. Ikääntyvien määrän ja hoidon tarpeen lisääntyessä tarvitsemme kaikki mahdolliset keinot käyttöön, jotta palveluja voidaan tuottaa tehokkaasti, mutta kuitenkin laadusta tinkimättä. Aiempiin hyvin kokemuksiin peilaten päätimme lähiesimiesten kanssa, että vuonna 2017 lähtisimme etenemään kohti lean-kotihoitoyksikköä.

Tarkoitus:
Tarkoituksena oli rakentaa lean-johtamisjärjestelmä läntiseen kotihoitoyksikköön. Muutos oli suuri ja sitä lähdettiin tekemään vaiheittain. Pyrkimyksenä oli sujuvoittaa hoitajien arkea ja saada välineitä asiakastyön johtamiseen ja organisointiin.

Tavoitteet:
Tavoitteet hahmoteltiin nelimaaliin, joka muodostuu asiakaskokemuksesta, henkilöstökokemuksesta, tuottavuudesta ja vaikuttavuudesta. Esimerkkejä tavoitteista: asiakkaiden kuuleminen, henkilöstön mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön, kevyimmän palvelun periaate (etähoito-asiakkuuksien lisääminen) ja hoidon tasalaatuisuus.
Kehittäminen lähti liikkeelle toimintasuunnitelman tekemisestä koko seuraavalle vuodelle. Kävimme ensin tutustumassa lähiesimiesten kanssa Eksotessa Armilan kuntoutuskeskukseen, jolla on jo useamman vuoden kokemus lean-kehittämisestä.

Koska kyseessä on toimintakulttuurin muutos, lähdimme ensin työstämään toimintamme arvoja tiimien hoitajien kanssa. Pohdimme myös asiakaskokemusta ja laadimme toiminnallemme sloganin: "Elämässä mukana - läntinen kotihoitoyksikkö". Varsinaisista lean-työkaluista aloitimme 5S:stä, joka tarkoittaa työympäristön järjestämistä tarkoituksenmukaiseksi ja niin, että aikaa tavaroiden etsimiseen kuluisi mahdollisimman vähän.

Meillä oli heti toimintaa käynnistettäessä kaksi foorumia, joissa leania käsiteltiin säännöllisesti kerran kuukaudessa; kehittämisryhmä ja ohjausryhmä. Kehittämisryhmään kuuluu lähipalvelualueiden yt-vastaava (hoitaja), tiimin työnsuunnittelija, sairaanhoitaja/terveydenhoitaja ja lähiesimies ja kotihoitopäällikkö. Kehittämisryhmässä on hahmoteltu mm. asiakkaaksi tulon prosessia yhdessä kotihoidon asiakkaiden kanssa. Ohjausryhmään on kuulunut kotihoidon lähiesimiehet, kotihoitopäällikkö ja palvelualueen johtaja.

Keskeinen osa lean-johtamista on erilaisten visuaalisten taulujen hyödyntäminen päivittäisessä työssä. Olemme ottaneet käyttöön päivittäisen johtamisen taulun, uuden asiakkaan taulun, vuositaulun ja jatkuvan parantamisen taulun. Taulujen lisäksi pyrimme lisäämään myös tiimin ongelmanratkaisutaitoja erilaisten työkalujen (A3-raportti, kalanruotokaavio jne.) avulla sen sijaan, että ratkaisut haetaan aina esimieheltä. Näin esimiehen rooli muuttuu enemmän valmentavan johtamisen suuntaan, joka on keskeinen asia lean-johtamisessa. Valmentavan esimiehen tehtävänä on tehdä työntekijöistään tähtiä. Tarkoituksena oli parantaa tiedonkulkua tiimissä ja selkeyttää asiakkaan hoitoa ja vastuita kotihoidon palveluja aloitettaessa. Otimme käyttöön säännölliset, päivittäin tapahtuvat aamu- ja iltapäiväraportit, jossa aina aamulla jaetaan hoidettavat työtehtävät hoitajien kesken ja iltapäivällä tarkistetaan, että onhan kaikki sovitut asiat tulleet varmasti tehtyä (esim. asiakkaiden kauppatilaukset). Lisäksi käydään läpi päivän aikana esiin tulleet erilaiset ongelmat ja poikkeustilanteet.

Vaikuttavuutta on saatu parannettua sillä, että asiakkaan hoitoon liittyvät selvitykset ja arviot tulevat tehtyä heti hoidon alkaessa ja hoidon jatkuessa suunnitelmallisesti.
Leanista aikaansaadut säästöt liittyvät esim. asiakkaan luona vietettyyn aikaan, aikaviiveisiin (milloin ollaan ensimmäisellä asiakkaalla työvuoron alettua) ja siihen, että kotihoidon käyntien sijaan osa asiakkaan hoidosta voidaan toteuttaa etähoidon avulla.

Lean-johtamisjärjestelmä on tarkoitus laajentaa seuraavan vuoden aikana koko lännen palvelualueelle eri toimintoihin (kaikkiin kotihoidon tiimeihin ja Monipuolisen palvelukeskuksen toimintoihin).

Toimialat

Toiminnot

Teemat