Osallistuva budjetointi ketterästi

Idea Limingan osallistuvalle budjetoinnille syntyi kokoomuksen, perussuomalaisten, vasemmiston, sosiaalidemokraattien ja vihreiden valtuustoryhmien aloitteesta syksyllä 2021 osana talousarvioprosessia vuodelle 2022. Valtuustoryhmät ehdottivat 20 022 euroa budjettia kekseliäiden kuntalaistemme päätettäväksi vuodelle 2022. Liminkalaisille annetaan siis mahdollisuus keksiä, ideoida ja suunnitella mihin 20 022 euroa budjetti käytettäisiin.

Tavoitteena oli toteuttaa osallistuvan budjetoinnin kokeilu liminkalaiseen tyyliin mahdollisimman ketterästi. Alkuperäinen aikataulu oli toteuttaa osallistuvan budjetoinnin kokeilu kevään 2022 aikana, mutta erinäisten kiireiden vuoksi prosessin toteutus siirtyi syksylle 2022. Tämä asetti valmistelulle lisäpaineita - nopeutta ja ketteryyttä kaivattiin. Prosessi suunniteltiin kesäkuussa 2022, juuri ennen kesälomakauden alkua. Prosessista tehtiin lyhyt prosessikuvaus, jossa keskeiset vaiheet ja aikataulut oli esitelty. Idea testattiin johtoryhmässä ja kahden valtuustoryhmän puheenjohtajan avulla. Kun prosessiin oltiin saatu palautteet, tehtiin valmistelevat työt ennen kesälomille jääntiä. Toteutus oli elo-syyskuussa, heti lomilta paluun jälkeen.

Limingan ensimmäinen osallistuva budjetointi toteutettiin seuraavissa vaiheissa:

Vaihe 1. IDEOINTIVAIHE 15.8.2022–2.9.2022
- Vaiheen aikana kuntalaisilla oli mahdollisuus jättää oma ehdotus siitä, mihin tuo 20 022 euron budjetti käytettäisiin. Ideoita pyydettiin erityisesti näkökulmalla: Miten sinä käyttäisit 20 022 euroa liminkalaisten hyvinvoinnin eteen?
- Ideointivaiheen tueksi järjestettiin kolme erillistä infotilaisuutta/minityöpajaa. Tilaisuuksien tarkoituksena oli kertoa osallistuvan budjetoinnin valmistelusta, tukea kuntalaisia ideoinnissa sekä kerätä ideoita äänestystä varten. Ideoita sai jättää myös osallistumatta työpajoihin.

Ideat jätettiin sähköisen Webropol-kyselyn kautta. Kyselyssä oli seuraavat kysymykset:
- Idean nimi
- Lyhyt kuvaus
- Miten ideasi edistää kuntalaisten hyvinvointia?
- Onko tehtävissä 20 022 eurolla?

VAIHE 2. IDEOIDEN LÄPIKÄYNTI

Kun ideoiden jättöaika on umpeutui, siirtyvät jätetyt ideat jatkovalmisteluun. Jatkovalmistelulla tarkoitetaan esimerkiksi ideoiden toteuttamiskelpoisuuden tarkastamista. Ideat kävivät palvelualueille (esim. kunnallistekniikan liikelaitos, liikuntapalvelut, sivistyspalvelut). Lisäksi osa ideoista vaati toteutuakseen ulkopuolista palveluntarjoajaa, jonka vuoksi pyysimme alustavia tarjouspyynöjä sitä mukaan kun ideoita jätettiin Webropolin kautta. Lisäksi ideoille laskettiin alustavat toteutushinnat. Kaikki ideat, jotka oli mahdollista toteuttaa, otetaan mukaan äänestykseen.

Määräaikaan mennessä saimme 63 ideaa. Valmistelun pääteeksi äänestykseen asetettiin 31 ideaa. Ideoiden määrää pienensi se, että samankaltaisia ideoita yhdisteltiin. Ideat, jotka eivät olleet toteuttamiskelpoisia yhdistettiin erilliseen dokumenttiin ja jokaisen idean yhteyteen kirjoitettiin palaute, jossa myös peruste etenemättömyydelle kerrottiin selkeästi. Meille oli tärkeää, että jokainen saisi asiaankuuluvasti palautteen ja perustelun omaan ideaansa. Myös läpimenneet ideat saivat samalla tavalla palautteen. Palautteeseen panostaminen kannatti - emme saaneet yhtään huonoa palautetta tai yhteydenottoa tähän liittyen.

Ideat käytiin läpi viikossa.

VAIHE 3. KUNTALAISÄÄNESTYS 12.9.2022–30.9.2022

Kuntalaisäänestys toteutettiin niin ikään Webropolilla. Verkkolinkki kyselyyn avattiin kunnan verkkosivuilla Osallistuvan budjetoinnin -alasivulla. Samalta sivulta löytyivät koosteet läpimenneistä ideoista ja niistä ideoista, jotka eivät edenneet äänestykseen. Jokaisen idean yhteydessä oli perustelut.

Kyselyn ohjeistus:
1. Käy läpi äänestykseen asetetut ideat. Koosteen äänestykseen etenevistä ideoista löydät liitteestä.
2. Jokaisen idean perään on laskettu alustava toteutushinta.
3. Äänestä maksimissaan kolmea mieluisinta ideaa.
4. Jätä lopuksi yhteystietosi (pakollinen tieto). Äänestäneiden kesken arvomme 2 kpl 50 € lahjakorttia liminkalaiseen yritykseen. Yhteystietojen keräämisellä pyrimme myös varmistamaan, että jokainen äänestäisi vain kerran.

Kuntalaisia pyrittiin aktivoimaan äänestämiseen: Ideointivaihe ja kuntalaisäänestys luovat lisäarvoa myös muuhun kunnan kehittämiseen – saatuja ideoita otetaan huomioon myös muussa kunnan kehittämisessä ja talousarviovalmistelussa mahdollisuuksien mukaan. Ideat, jotka eivät edenneet äänestysvaiheeseen löydät perusteluineen tästä linkistä.

Kyselylinkkiä jaettiin kunnan verkkosivujen lisäksi kaikilla kunnan sosiaalisen median kanavilla ja työntekijät jakoivat linkkiä paikallisiin puskaradioihin. Myös henkilöstö ja valtuusto infotiin asiasta sähköpostitse pariin kertaan äänestysaikana. Paikallislehti Rantalakeus oli mukavasti prosessissa mukana ja osallistuvasta budjetoinnista kirjoitettiin lehdessä sekä ideointi- että äänestysvaiheessa.

Paperisia äänestyslomakkeita vietiin Limingan kirjastolle, mutta tätä kautta ei ääniä jätetty ollenkaan.

VAIHE 4. TOTEUTETTAVAT IDEAT JA PÄÄTÖKSENTEKO (käynnissä)

Osallistuvassa budjetoinnissa äänesti 384 liminkalaista ja ääniä jätettiin 997 kpl.

Äänestyksen päätyttyä on käyty läpi eniten ääniä saaneet ideat. Kaikki eniten ääniä saaneet ideat, jotka mahtuvat annettuun 20 022 euron budjettiin toteutetaan. Toteutukseen etenevät ideat viedään tiedoksi kunnanvaltuustolle perjantaina 14.10 osana talousarvioseminaaria. Tämän jälkeen ideoista käydään keskustelua vielä tarpeen mukaan kunnanhallituksessa 17.10.2022. Valtuustoseminaarissa käydään keskustelua myös osallistuvan budjetoinnin ottamisesta pysyväksi toimintamalliksi.

VAIHE 5. ARVIOINTI (tulossa)

Koska kyseessä on Limingan ensimmäinen osallistuva budjetointi, pyydämme palautetta prosessin etenemisestä ja toteutuksesta syksyn 2022 aikana. Palautteen pyytäminen on erityisen tärkeää erityisesti silloin, jos valtuusto päättää toimintamallin pysyvästä toimintaan ottamisesta.

Osallistuva budjetointi sopii Liminkaan kuin nenä päähän!

Prosessi pidettiin erittäin tiiviinä - koko prosessi vietiin läpi 2 kuukaudessa. Prosessin läpiviennistä vastasi yksi henkilö oman työnsä ohessa. Palvelualueiden esihenkilöt osallistuivat mukavasti ideoiden arviointiin ja hinnoitteluun. Johtoryhmä käsitteli lopulliset perustelut ja ideoiden läpikäynnin palvelualueiden työstämisen jälkeen. Koko läpikäynti tehtiin viikossa, eli aikataulu oli nopea.

Yhteistyö valtuutettujen kanssa pelasi todella mukavasti! Valtuutetut jakoivat osallistuvan budjetoinnin linkkejä muun muassa somessa ja kannustivat ihmisiä osallistumaan. Tämä on todella tärkeää ja auttaa valmistelua kovasti. Prosessin alkumetreillä kaksi valtuutettua antoi palautetta prosessista - tämäkin oli hyvä lisä työskentelyyn.

Prosessin läpivienti maksoi 0 €. Ainoat kulut, joita prosessin aikana syntyi oli 3 kpl lahjakortteja, joita arvottiin ideoiden jättäneille (1 kpl 100€) ja äänestykseen osallistuneille (2 kpl 50 €). Jos prosessi oltaisiin venytetty esimerkiksi koko vuodelle tai puolelle vuodelle, olisi työstäminen maksanut enemmän kun asiaan oltaisiin jouduttu palaamaan useammin. Webropolin käyttö oli toimivaa ja äänestys pystyttiin pitämään ketteränä. Tulosten analysointi oli myös helppoa.

Jatkossa jos osallistuvaa budjetointia Limingassa jatketaan, voi olla tarve arvioida esimerkiksi työkalujen käyttöä uudelleen. Kuitenkin noin 20 000 euron budjettia ei kannata valmistella raskaasti tai siten että esimerkiksi vaadittaisiin vahvaa tunnistautumista äänestäjiltä. Tämä aiheuttaisi lisäkuluja valmisteluun.

Osallistuva budjetointi on Limingan osallisuusohjelman toimenpiteiden mukaista toimintaa ja tuo mukavan sekä konreettisen lisän Limingan osallisuustyöhön. Kuntalaiset osallistuivat mukavasti joka vaiheeseen ja prosessi pysyi hyväntuulisena!

Mallimme on todiste siitä, että myös kunnissa osataan työskennellä hyvin ketterästi ja tehokkaasti. Prosessi on myös esimerkki siitä, että osallistuvan budjetoinnin voi toteuttaa todella näppärästi, ketterästi ja edullisesti :)

Toimialat

Teemat