Sisäisten sähköpostien täyskielto - 2 vk kokeilusta pysyväksi toimintamalliksi

Idea kehittämiselle syntyi siitä, että yksittäisille virkamiehille ja etenkin esimiehille saapuu päivässä suuri kuorma sähköpostia. Suuri osa näistä viesteistä on sisäistä keskustelua, joka ruuhkauttaa asioiden käsittelyä sähköpostia ja pahimmassa tapauksessa hukuttaa alleen asiakkaiden tai yhteistyökumppanien sähköposteja. Myös työaikaa kuluu merkittävästi sähköpostien läpikäymiseen ja purkamiseen.

Keskustelua sähköpostikuormasta on käyty pitkään ja pohdittu erilaisia tapoja vähentää sähköpostikuormaa ja näin ollen vapauttaa aikaa enemmän ulkoiseen viestintään ja asiakasrajapinnassa toimimiseen.

Sähköpostikuormasta on puhuttu jo pitkään ja siihen on mietitty erilaisia ratkaisuja. Olimme esimerkiksi perustaneet aiemmin yksiköllemme Slack-alustalle työtilat, mutta työtapa ei saanut tuulta siipiensä alle ja alustaa ei oltu käytetty viestinnässä lainkaan. Käytimme ja käytämme edelleen aktiivisesti WhatsAppia, mutta koimme, että yhteinen työtila oli tätäkin työkalua tehokkaampi.

Twitterissä nousi esille ajatus, että sisäisten sähköpostien täyskielto on hyvä tapa vähentää sähköpostikuormitusta. Päätimme testata ajatuksen käytännössä ja määrittelimme, että kahden viikon ajan Limingan kunnan elinvoimapalveluissa ei käytetä oman yksikön sisäiseen viestimiseen lainkaan sähköpostia. Asiakkaille, toisiin yksiköihin ja yhteistyökumppaneille viestittiin sähköpostitse kuten aiemminkin.

Kokeilu ei maksanut mitään, eikä toiminnan tukena käytetty ulkopuolista asiantuntijaa. Kokeilun tuloksena kuitenkin arvioitiin, että uusi toimintamalli säästää aikaa, tehostaa työntekoa ja vapauttaa näin aikaa enemmän asiakasrajapinnassa toimimiseen.

Kokeilu toteutettiin osana BusinessFinlandin rahoittamaa Liminka Lupaus -hanketta, jonka tavoitteena on kehittää ja uudistaa kuntatyötä erityisesti johtamisen, toimintamallien ja osallisuuden näkökulmista. Toimintamallien kehittämisessä otetaan huomioon erityisesti henkilöstön osaaminen ja osaamisen kehittäminen kohti businesslähtöistä ja tehokasta ajattelutapaa. Sähköpostikokeilu liittyi erityisesti siis tehostamisnäkökulmaan.



Sisäisten sähköpostien kielto sai aikaan tuloksia heti. Yli 80 % elinvoimapalveluiden henkilöstöstä siirtyi käyttämään Slack-palvelua ensimmäisen kolmen kokeilupäivän aikana. Kokeilun aikana jokainen tiimin jäsen on liittynyt Slackiin ja ottanut palvelun jokapäiväiseen käyttöön. Palvelu on ollut aktiivisessa käytössä tästä lähtien ja sen on todettu toimivaksi. Slackissa, samoin kuin sähköpostillakaan, ei käsitellä mitään henkilötietoja.

Kokeilu päättyi 21.9.2018 ja kokemukset kokeilusta käsiteltiin samana päivänä elinvoimapalveluiden henkilöstöpalaverissa. Palaverissa käytiin yhdessä läpi kokemukset kahden viikon ajalta, kokeilun hyvät puolet ja haasteet.

Kokeilun hyvinä puolina koettiin työajan tehostuminen ja sähköpostikuorman vähentyminen. Slackiin on rakennettu kokeilun aikana useita erilaisia teemoittaisia keskustelualustoja (esim. eri hankkeille omat), jossa voidaan kootusti käydä teeman asioita läpi. Lisäksi koko yksikön henkilöstölle on tehty yhteinen #elinvoima -alusta, jossa käydään yksikön arkiset asiat läpi siten, että kaikki näkevät samat tiedot ja pystyvät osallistumaan mielenkiintojensa mukaan. Slackin koettiin tehostavan sisäistä viestintää, sillä yhteisillä työalustoilla keskustelu on mahdollistanut yhä useamman henkilön osallistumisen samanaikaisesti keskusteluun ja näin ollen viestiketjut tai asian eteneminen eivät odota esim. yhden henkilön vastausta, kuten sähköpostissa. Kahden viikon aikana on jaettu useita seminaarikutsuja, hyviä artikkeleita, ratkottiin ongelmia jne. joita sähköpostitse ei ole tarvetta lähettää. Seminaarikutsujen ja ongelmanratkaisun osalta esimerkiksi yleisen jaon kautta kiinnostunut osallistuja onkin ollut eri henkilö kuin kenelle sähköpostia olisi ehkä ohjannut - samoin ongelmanratkaisuun, vastauksia, ideoita ja näkökulmia on tullut laajasti yhteisellä keskustelualueella muiltakin kuin ehkä olisi sähköpostilla hoksannut kysyä. Elinvoimapalveluissa on jo entuudestaan ollut hyvin avointa tiedottamista ja tieto kuuluu kaikille, mutta koska tiimin jäsenet istuvat eri puolilla kuntaa, on Slack lisännyt tiedon avoimuutta, saatavuutta ja ajantasaisuutta entisestään.

Haasteena koettiin erilaisten liitteiden lähettäminen. Näissä tapauksissa todettiin, että Slackin käyttö ei ole itse tarkoitus, vaan esimerkiksi liitetiedostoja ei ole tarve ensin tallentaa omalle koneelle ja sen jälkeen välittää eteenpäin, vaan työajan tehokkaan käytön näkökulmasta maalaisjärjen käyttö on toki edelleen sallittua. Sisäiset keskustelut, pohdinnat jne. eivät kuitenkaan kuulu sähköpostiin, vaan ne hoidetaan tehokkaammin Slackin kautta.

Lopuksi yhdessä päätettiin, että sisäisten sähköpostien kieltoa jatketaan (ei ehdottomana) ja sisäinen viestintä hoidetaan yksikössä jatkossakin Slackissa. Tällöin sähköposti vapautuu pääosin oman yksikön ulkopuoliseen työskentelyyn. Kokeilu on selvästi vähentänyt sähköpostikuormaa ja mahdollistanut ulkoisen viestinnän tehokkaamman toteuttamisen asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin.

Toimialat

Toiminnot

Teemat