Tuhannen ja yhden laskun tarina – kuinka selätämme laskuvuoren

Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä (LLKY) tuottaa sosiaali- ja terveyspalvelut sekä ympäristöterveydenhuollon, eläinlääkintähuollon ja ympäristönsuojelun palvelut alueen 24 000 asukkaalle. Idea kehittämiseen syntyi siitä, että aina on kehitettävää. Kuntekon Lean-oppimisverkoston työpajasarja antoi sysäyksen konkreettiseen kehittämiseen. Taloussuunnittelija toimi henkilöstöpäällikkönä ensimmäisen verkostoviestin tultua. Samaan aikaan meneillä oli jo henkilöstökartoitusta.

Kohteeksi valikoitui asiakirjahallinto, jonka perusteella Lean-pajan osallistujat koottiin. Halusimme hyödyntää henkilöstön osaamisen parhaalla mahdollisella tavalla ja toivoimme löytävämme tavan, jolla vuorovaikutuksen kautta tekisimme näkyväksi osaamisemme. Mahdollisuuksia näimme ympärillämme paljon, mutta kaipasimme työkaluja.

Keräsimme porukan, jonka kanssa lähdimme pohtimaan, miten taloushallinnon toimintatapoja voisi positiivisesti edistää. Halusimme kehittää yhdessä meitä kaikkia koskettavaa asiaa, joka kuitenkin olisi selkeä yksittäinen kokonaisuus.

Ensimmäisessä Lean-pajassa varsinaiseksi kehittämiskohteeksi päätettiin ostolaskujen käsittelyprosessi, koska kaikki pajaan osallistujat tunsivat prosessin ja siinä olevat ongelmat. Prosessin hitaus ja puutteellinen organisointi olivat yhteinen näkemys kehittämistarpeelle. Kehittämisellä haluttiin saada aikaan selkeyttä ja ongelmattomuutta. Tavoitteeksi tässä vaiheessa asetettiin se, että prosessi saadaan selkiytettyä ja ongelmat paikannettua.

Halusimme perehtyä syvemmin prosessiin. Oivalsimme, että prosessin alussa tulee olla riittävät ennakkotiedot. Se on lähtökohta hukan vähentämiselle ja prosessin nopeuttamiselle. Kehittämisellä haluamme saada ajan säästöä, jolloin aikaa jää muuhun työhön ja työn kehittämiseen. Kolme työpajapäivää rakentuivat kehittämiskohteen ympärille. Tarkastelimme prosessin joka vaihetta. Pysähdyimme ongelmakohtiin ja pohdimme miten niitä saataisiin vähennettyä. Kehittämisessä olivat mukana taloussuunnittelija, arkistosihteeri ja neljä toimistosihteeriä.

Kehittämisessä edettiin lean-ajatuksen mukaisesti. Nykytila kuvattiin ja ongelmakohdat purettiin. Tahtotila tuotettiin kolmannessa Lean-pajassa. Taustalla vaikutti esimiehen tuki ja toiveet. Kehittäminen, tai oikeastaan vasta kehittämissuunnitelma tehtiin omin voimin.

Kustannuksia tulee mukana olleiden matkakustannuksista sekä palkkakustannuksista kehittämisen, suunnitelmien ja toimintamallien käyttöön viemisen ajalta. Uusia työvälineitä ei otettu käyttöön. Toimintamalli on osittain vielä suunniteltavana ja se on tarkoitus viedä koko organisaation toimintamalliksi.
Pajatyöskentelyyn osallistuneiden asenne muuttui. Haasteena on nyt saada asennemuutos koko organisaatioon ensin ostolaskuprosessin suhteen ja vähitellen myös muissa prosesseissa. Tuloksia ja kokemuksia on tarkoitus levittää esimiehille ja ostolaskujen käsittelijöille.

Ohjeistusta laaditaan. Kun organisaation laajuinen ohjeistus ja työn tekemisen tapa muuttuvat, säästöjä syntyy hukkaan ja epäselvyyksiin kohdistuneen työajan siirtyessä tuottavampaan työhön.

Hyötyä on vielä vaikea mitata, sillä toteutus on alkuvaiheessa. Työprosessit ovat kuitenkin jo muuttuneet, koska olemme tulleet tietoisemmaksi tehtävien kriittisten pisteiden havainnoimisesta. Mitattavia säästöjä syntyy ajan käytöstä. Teemme samoja asioita kuin ennenkin, mutta osaamme arvioida tekemistämme ja kehittää sitä arjessa.

Kehittämiskohteen ongelmien läpikäyminen auttoi reflektoimaan myös muuta toimintaa. Alihankkijamme kiinnostuivat kehittämistyöstämme ja yhdessä suunnittelemmekin jatkoa. ”Mitä kaikkea vielä koemmekaan” oli kommentti, kun suunnittelimme seuraavia askeleita.

Katso Suupohjan mainio video Lean-prosessista: https://dreambroker.com/channel/l4y9fkph/0ixe0p13

Toimialat

Teemat