Varastot hallintaan - Silmätautien yksikön 5S -kehittäminen

Satakunnan sairaanhoitopiirissä lean-filosofia on osa johtamis- ja toimintakulttuuria. Organisaatioon on koulutettu lean-agentteja, jotka toimivat verkostossa. Heidän tehtävänään on tukea ja ohjata käytännön kehittämistyötä omissa yksiköissään koordinoiden ja ohjaten kehittämistyötä sekä toimien lean-menetelmien ja -työkalujen asiantuntijoina.

Satakunnan keskussairaalan silmätautien yksikkö muodostuu silmätautien poliklinikasta ja silmätautien leikkausyksiköstä. Laajan toiminnan ja erilaisten tarpeiden vuoksi yksikköön oli aikaa myöten muodostunut useita varastoja (13-14 kappaletta). Henkilökunnalta kului turhaa aikaa tavaroiden hakemiseen (varastoon pitkä matka) ja etsimiseen (ei tietoa, missä varastossa tavara on). Useat varastot aiheuttivat myös tilausongelmia: toiset tavarat saattoivat loppua kesken ja toisia saatettiin tilata liikaa.

Tavoitteena oli vähentää tavaroiden turhaa hakemista, etsimistä ja tavaroiden varastointia sekä selkeyttää tavaroiden tilaamista. Lean-menetelmistä 5S koettiin hyväksi työkaluksi varastotilanteen hallintaan saamiseksi ja työn sujuvuuden lisäämiseksi. Kehittämistyö toteutettiin lean-agentin koordinoimana henkilökuntaa osallistaen koko kehittämistyön ajan. Kehittämistyö aloitettiin kartoittamalla kaikki silmätautien yksikön varastot; missä kaikkialla varastoja on ja mitä niistä löytyy. 5S-menetelmän mukaisesti ensin karsittiin kaikki turhat ja vanhentuneet tavarat sekä säästettiin tarpeelliset tavarat. Samalla tehtiin selvitystyö varastotilausten helpottamiseksi (esimerkiksi yksikössä käytössä olevien tulostimien värikasetit listattiin yhdessä Medbitin kanssa).

Seuraavaksi mietittiin, mitä tavaroita missäkin tarvitaan ja ne sijoitettiin mahdollisimman lähelle tehtävää työtä. Yhtä tavaraa sijoitettiin vain yhteen varastoon. Varastoiden lukumäärä karsiutui tässä vaiheessa seitsemään. Jokainen varasto merkittiin kirjaimella (Varasto A, Varasto B…) ja myös varastojen hyllyt merkittiin (Hylly A1, Hylly A2…). Lisäksi hyllyjen reunoihin nimikoitiin tavaroille omat paikkansa. Tavaroiden sijoittelussa huomioitiin myös se, että yleisimmissä toimenpiteissä tarvittavat tavarat sijoitettiin yhdelle hyllylle.

Aluksi varastoissa sijaitsevista tavaroista tehtiin listaus varastoittain ja se sijoitettiin kaikista työpisteistä löytyvään infokansioon. Tätä ei kuitenkaan koettu toimivaksi käytännöksi, vaan listausta kehitettiin. Tällä hetkellä listasta löytyy kaikki tavarat aakkosjärjestyksessä sekä mistä varastosta ja miltä hyllyltä ne löytyvät. Tavaroihin, joita on vain yksi tai muutama kappale, on varastoon laitettu lainauslista kyseisen tavaran kohdalle, johon kirjataan mihin tavara on viety.

Varastojen toiminnasta on sovittu yhteiset pelisäännöt, joita kaikki yksikön työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan. Lisäksi seurannan varmistamiseksi lean-agentti suorittaa kuukausittain tarkastuskierroksen, miten pelisääntöjä on noudatettu.

Kehittämistyö toteutettiin lean-filosofian mukaisesti oman työn kehittämisenä. Kehittämistyö toteutettiin siis yksikön henkilökunnan omin voimin eikä se aiheuttanut ylimääräisiä kustannuksia. Varastojen määrän vähentyessä noin puoleen saatiin lisää tilaa muuhun käyttöön. Tavaroiden sijoittaminen työn kannalta järkeviin paikkoihin on vähentänyt turhaa kävelyä tavaroita hakiessa. Tavaroiden aakkosellinen listaus taasen helpottaa erityisesti uusia työntekijöitä tai sellaisten tavaroiden hakemista, joita tarvitaan harvoin. Listasta näkee selvästi, mistä kyseinen tavara löytyy, eikä aikaa kulu turhaan etsimiseen.

Varastotilausten järkevöittämisen johdosta tavaroita ei tilata enää turhaan varastoon eivätkä ne pääse vanhenemaan tai loppumaan. Lisäksi konkreettinen työtä sujuvoittava kehittämisteko on kannustanut henkilökuntaa pienin askelin tapahtuvaan jatkuvaan päivittäisen työn parantamiseen.

Toimialat

Toiminnot

Teemat