Varhaiskasvatuksen keskitetty sijaispalvelu akuuttiin henkilöstövajeeseen, Nopean avun yksikkö

Koronan jälkeen varhaiskasvatuksessa oli akuutti henkilöstövaje. Sijaisia ei saatu mistään ja myös henkilöstön rekrytoinnit vetivät huonosti. Pormestarin käynnistämä työryhmä päätyi starttaamaan pilotin jossa kokeiltaisi neljän suurpiirin alueella keskitettyä sijaispalvelua. Tavoitteena oli tuoda työrauhaa ja turvaa yksikköihin ja taata varhaiskasvatuksen laatua niissäkin tilanteissa, joissa puuttui yksikön omaa henkilöstöä ja sijaisia ei saatu henkilöstöpalveluyrityksen kautta. Rekrytointi aloitettiin 2022 alussa ja silloin oli tavoite saada neljälle alueelle yhteensä 20 varhaiskasvatuksen lastenhoitajaa. Tavoite oli saada vankan ammattitaidon omaavia ammattilaisia. Tehtävä houkutteli ja sijaisia saatiin rekrytoitua. Pian huomattiin, että yksikköihin saatiin työrauhaa ja pysyvyyttä, lisäksi akuutit tilanteet saatiin nopeasti haltuun.
Syksyllä päädyttiin laajentamaan toimintaa kahdelle uudelle alueelle ja ruotsinkieliseen varhaiskasvatukseen. Samaan aikaan lähdin mukaan kokeilukiihdyttämöön kehittämään "Nopean avun sähköistä työkalua" joka nopeuttaisi ja helpottaisi sijaisten aamusijoittelua alueille.

Keväällä 2023 palaute toiminnasta oli niin kannustavaa, että sitä päädyttiin laajentamaan koko helsinkiläiseen varhaiskasvatukseen. Henkilöstön rekrytointia laajennettiin ja sijaisia tulisi olemaan 40 yhdeksän suurpiirin alueella ja ruotsinkielisessä varhaiskasvatuksessa.

Kehittämistyössä oli mukana ohjausryhmä, jolle raportoin omaa näkymääni ja toimenpiteitä. Ohjausryhmä antoi vahvaa tukea ja sain toteuttaa suunnittelun oman näkemykseni mukaan, eli oman pitkän varhaiskasvatuksen tuntemukseeni perustuen ja varhaiskasvatusyksikön esihenkilönä kertyneen pitkän työuran luoman kokemuksen pohjalta.

Loimme "Nopean avun päiväkodin", jonka asiakkaita olivat alueiden yksiköt. Kiinnitin huomiota vahvaan esihenkilötyöhön ja yhteisöllisyyteen, olihan työ kuitenkin vaativaa ja sitoutumista edellyttävää. Kehitystyö sähköiseen työkaluun jatkui ja sen rahoitti kaupunginkanslian kokeilukiihdyttämö, joten kehittämistyöstä ei tullut toimialalle kustannuksia.

Kokeiluun ja sen eteenpäin vienti tehtiin yksikköön kohdennetulla budjetilla, joka piti sisällään henkilöstön palkat samoin kuin Nopean avun päällikön eli minun palkkani.

Maaliskuussa 2023, kun toimintaa oli jo päätetty laajentaa, palkattiin koordinaattori, koska operatiivinen toiminta ei onnistu vain yhden henkilön tekemänä. Päätös toiminnan vakiinnuttamisesta tehtiin loppuvuodesta 2023 ja samalla saimme sähköisen työkalun vakiintuneeksi osaksi nopean avun aamusijoittelua. Tämän vuoden budjettimme on 1.5 miljoonaa euroa ja järjestelmän ylläpito ja kehitys menee ICT- palveluista.

Nopean avun henkilöstön aamusijoittelu tehdään aamun tunnuslukujen mukaan , eli henkilöstö ohjautuu korkeimpien käyttöasteiden varhaiskasvatusyksikköihin ja sijoitettu henkilöstö työskentelee aina heille nimetyllä varhaiskasvatusalueella, jotta työ on hallittavissa. Nämä työntekijät tekevät säännöllistä välivuoroa. Aamu alkaa käyttöasteiden haulla kello 7.15 ja sitä mukaa henkilöstö sijoitetaan alue kerrallaan päiväksi työhön, joka päivä eri yksikköön.

Sijoittelua nopeuttaa valtavasti yhdessä kehitetty sähköinen työkalu. Sen avulla viesti työpisteestä saadaan nopeasti henkilöstölle, joka siirtyy oikeaan työpisteeseen.

Silloin kun kaikkialla on asiat hyvin eikä akuutteja tarpeita ole, mahdollistamme toimintaa, suunnittelemme, toteutamme retkiä ja tuemme yksikön rakenteita. Nopea sijaisapu tarjoaa myös tarvittaessa suunnitellusti kohdennettua tukea varhaiskasvatuksen yksiköihin ja ryhmiin, tukemalla esimerkiksi ryhmiä toiminnan alkaessa, uusien lasten aloittaessa tai rekrytoinnin haasteissa. Supistetulle toiminta-ajalle (loma-ajat joulu ja kesä) teemme ennakoidun sijoittelun, mikä tarkoittaa yksiköiden lomasuunnittelun tukemista. Nopean avun henkilöstö on tänä aikana viikko kerrallaan osa yksiköiden henkilöstöä, sijoittuen alueiden päiväkoteihin ja leikkipuistoihin mahdollistamaan turvallista ja hyvää loma-ajan toimintaa. Toiminnalla on saavutettu työrauhaa ja turvaa yksiköihin, on mahdollistettu turvallinen ja laadukas varhaiskasvatus ja henkilöstön riittävyys myös hankalina päivinä. Olemme voineet tukea ryhmiä, joissa toiminnan aloitus syystä tai toisesta on vaatinut enemmän aikuisia tukemaan lapsia/ lasta ryhmäytymisessä. Nopea apu on näkyvä osa helsinkiläistä varhaiskasvatusta ja toimimme läpinäkyvästi ja avoimesti suhteessa kaikkiin alueisiin ja yksiköihin.

Arvioimme henkilöstön kohdentamista vuosittain tunnuslukujen valossa, niin että apu kohdentuu aina alueille, joissa sitä eniten tarvitaan. Pyrkimyksenä on olla yksi osanen rakenteesta, jolla taataan päivittäin riittävä henkilöstö varhaiskasvatusalueille ja samalla olemme tuomassa työrauhaa ja turvaa.

Säästöä on kokonaisuudessa syntynyt kohdentuvissa sijaisratkaisuissa . Toiminta näkyy varmasti myös henkilöstön hyvinvoinnin lisääntymisenä. Jatkokehittämistä tehdään koko ajan. Lisäksi mietitään uusia keinoja auttaa varhaiskasvatusyksiköiden päivää monipuolisesti. Teemme ketterästi erilaisia kohdentuvia ratkaisuja keskustelujen ja arvioiden pohjalta.

Nopean avun henkilöstö on hyvin yhtenäinen ja sitoutunut ammattilaisten joukko ja meillä on selkeät yksikkörakenteet sekä kokoukset, kehittäminen ja koulutus, joilla tuetaan työntekijöitä yksilöinä mutta myös osana yhteisöä. Tätä pidän esihenkilönä ensiarvoisen tärkeänä. Tämä toimintatapa on omiaan tuomaan laadukasta päivittäistä tukea alueille ja yksiköihin. Kaiken lisäksi keskustelu varhaiskasvatuksen henkilöstövajeesta on lientynyt.

Toimialat

Toiminnot

Teemat