Vuosikello

Meillä on tällä hetkellä kova vaihtuvuus henkilöstössä meneillään (eläkkeelle jää paljon porukkaa).
Meillä ei ollut selkeitä työn prosessien kaavioita eikä työntekijöillä ollut vuosikelloja. Olemme taloushallinnossa kehittäneet kunnan taloushallinnon vuosikellon, jossa on listattu kunnan taloushallinnon kaikki työtehtävät ja ajankohdat, koska ne tehdään.

Taulukon on tarkoitus hahmottaa työntekijöiden tehtäväkokonaisuus ja tehtävien tekojärjestys sekä vähentää kausittaista kuormitusta ja selkeyttää sijaistamista. Taulukko on jaoteltu päivittäisiin, kuukausittaisiin, neljännes- ja kolmannesvuosittaisiin tehtäviin sekä kerran vuodessa tehtäviin. Siinä on tarvittaessa avattu prosessia ja kerran vuodessa listaukseen laitettiin työtehtävät loogisesti aikajärjestyksessä.

Taulukko helpottaa koko talousporukkaa, kun se on kaikkien taloushallinnon työntekijöiden yhteinen vuosikello ja siitä nähdään, missä ollaan menossa ja mitä on tehty ja mitä tekemättä. Vuosikellon on tarkoitus helpottaa sijaistamista ja kyselyiden ja ns. tuplatyön määrää, kun siitä nähdään koko ajan kokonaisuus. Sitä on hyödyntäneet myös muut hallintokunnat parhaaksi kokemallaan tavalla, kun he ovat mallia soveltaneet. Excelin laadinta ja työtehtävien selvittäminen. Excel on taloushallinnon yhteiskansiossa ja sitä mukaa, kun tehtävät muuttuu tai muistuu uusi asia mieleen tai joku tehtävä poistuu, muokataan taulukkoa. Sinne päätettiin rasti ruutuun systeemillä laatia pohja, jonne sitten merkataan sitä mukaan x- kun jokin työ saadaan tehtyä. Mukana kehittämisessä oli taloushallinnon työntekijät ja esimies.

Siitä saatiin jo jatkoajatus jalostaa tehtävät prosessikaavioiksi, joista pystyttiin karsimaan hukkatyötä pois ja luomaan yhtenäisiä toimintatapoja.
Työ tehtiin omin voimin ja kustannuksia ei ollut muuta kuin käytetty oma työaika. MM. sivistysosasto on käyttänyt työkalua omassa työssään ja tehnyt omia listauksiaan. Myös edunvalvoja ja hallintosihteeri ovat ottaneet pohjan käyttöön omien vuosikellojen laadinnan yhteydessä. Stressinhallinta parani. Ei koko ajan tarvitse pelätä, onko jokin asia unohtunut tehdä. Työssä rentous on parantunut, saatiin hukkatyötä karsittua ja tehtävänkuvaus työntekijöille selkeämmäksi. Sijaistaminen ja lomien ajankohtien suunnittelu on helpottunut. Uskalletaan helpommin tarttua uusiin töihin, kun tiedetään, mitä pitäisi tehdä. On helpompi alkaa ns. suoraan selvittämään miten, miten tehtävä tehdään kuin ensin miettiä ylipäätään mitä tulisi tehdä.

Myös uusien työntekijöiden perehdyttäminen on tulevaisuudessa helpompaa, kun tehtävät on listattu ja sitä voidaan käyttää apuna, varsinkin tässä eläköitymisten yhteydessä. Tieto liikkuu paremmin ja on helpommin saavutettavissa. Voidaan keskittyä hiljaisen tiedon siirtämiseen. Työajan jaksottaminen vähän helpottui ja paremmin pystytään muutoksiin reagoimaan ja ennakoitavuus parani.

Tämä malli otetaan laajemmin koko kunnan toimintaan mukaan ja aletaan iskostaan pikku hiljaa koko organisaation soviteltavaksi ja käytettäväksi "ns. tiimi ja kerros kerrallaan". Samalla myös esimies tietää ja saa tiedon, missä mennään ja esimiehen vaihtuessa se on oiva työkalu myös esimiehen perehdyttämiseen. Kuten uutena johtajana sanoin, on vaikeaa johtaa, jossei tiedä, mitä johtaa. Sama koskee kehittämistä. Silmiä avartavaa. Työn arvostus paranee jokaisella osapuolella.

Toimialat

Toiminnot

Teemat