Sotkamon kunnan toimintakulttuurin rohkea uudistaminen

Lähdimme tammikuussa 2021 toteuttamaan Sotkamon kunnassa hanketta, jonka tavoitteena oli kunnan toimintakulttuurin kehittäminen. Hankkeen avulla haluttiin vahvistaa rohkeaa ja innovatiivista kulttuuria, jossa toimintaa kehitetään aktiivisesti yhteistyössä uusia tapoja kokeillen. Kirjoitin hankkeen alkutaipaleella blogin, jossa pohdin, miten kunnasta tehdään rohkea uudistuja. Silloin meillä oli vasta suunnitelma, mutta ei vielä tietoa, mitä saamme reilun vuoden aikana aikaan. Nyt hanke on päättynyt ja tuloksetkin ovat tiedossa.Tässä blogissa avaan, mitä teimme ja mitä sillä saatiin aikaan.

Toimintakulttuuria lähdettiin kehittämään johdon ja esihenkilöiden osaamisen lisäämisellä sekä työyhteisöjen toiminnan kehittämisellä

Työyhteisön toimintakulttuuri rakentuu kaikkien työntekijöiden ajattelusta ja teoista sekä on vahvasti sidoksissa organisaation historiaan. Toimintatavat syntyvät pitkän ajan kuluessa ja siksi niiden muuttaminen harvoin on nopeaa ja yksinkertaista. Johtajat ja esihenkilöt ovat muutostyössä avainasemassa – varsinkin heidän ajattelunsa. He näyttävät esimerkkiä ja ovat muutostyössä kurkiauran kärjessä. Muut seuraavat heidän perässään. 

Siksi hanke kohdistettiin tässä ensimmäisessä vaiheessa kunnan johtoryhmään ja esihenkilöihin. Johtoryhmälle pidettiin neljä työpajaa, joissa selkeytettiin nykytilaa, missä ollaan nyt ja millaiseen toimintakulttuuriin haluamme siirtyä sekä toimenpiteitä, miten se saadaan aikaan. Kyse on paljon johdon ajattelun ja tahtotilan selkeyttämisestä sekä ajattelun avaamisesta tarvittavalle muutokselle. 

Esihenkilöiden ja johdon yhteisissä neljässä työpajassa keskityttiin valmentavan johtajan taitojen kehittämiseen, selkeytettiin työyhteisöjen nykytilaa sekä sovittiin malli työyhteisöjen toiminnan kehittämiselle ja uusien kokeilujen ideoinnille. Työyhteisöjä myös kannustettiin jakamaan kehittämistoimenpiteet intrassa kaikkien nähtäväksi joko videoin, kuvin ja tarinoin tai muunlaisten tuotosten avulla. Tyyli oli vapaa ja intraan saatiinkin paljon videoita sekä tarinoita oman toiminnan kehittämisestä. 

Henkilöstön keskuudesta koottiin jokaista toimialaa edustava pioneeriryhmä, jonka tehtävänä oli lähteä tukemaan toimintakulttuurin muutosta itse valitsemallaan tavalla. Vuoden aikana tehtäväksi tiivistyi henkilöstön yhteisöllisyyden ja työhyvinvoinnin tukeminen. Ryhmän tavoitteena on jatkossa ideoida uusia toimenpiteitä yhteisöllisyyden ja työhyvinvoinnin kehittämiseen sekä etsiä erilaisia tapoja osallistaa ihmisiä yhteiseen tekemiseen. Tiimi on aloittanut toimintansa järjestämällä työntekijöille yhteisiä vapaa-ajan tilaisuuksia. Tarkoitus on tulla tutuksi työkavereiden kanssa, jonka jälkeen on helpompi tehdä myös yhteistyötä.

Hankkeen alussa tehtiin alkukartoituskysely ja lopussa seurantakartoitus, joissa noin 30 kysymyksen avulla seurattiin työyhteisöjen toimintakulttuurin, esihenkilötyön ja johtamisen kehittymistä. Niiden avulla saatiin näkyväksi työntekijöiden arvio omasta ja työyhteisönsä toimintakulttuurin ja työhyvinvointiin vaikuttavien tekijöiden tilasta. Ne kertoivat selkeästi, mitkä asiat toimivat sekä missä on työyhteisökohtaisesti ja koko kunnan tasollakin vielä kehitettävää. 

Kunnanjohtaja Mika Kilpeläinen vetää yhteen hankkeen lähtötilannetta:
”Hankkeeseen lähdettiin odottavalla mielellä, koska tämän tyyppisiä hankkeita ei ole koskaan aiemmin toteutettu. Aiemmin koulutukset ja hankkeet ovat olleet työyhteisökohtaisia, ja nyt kaikille Sotkamon kunnan työyhteisöille esihenkilöiden kautta. Työyhteisön kehittämisellä on iso merkitys, koska henkilökunta on työnantajan suurin voimavara.”

Tyytyväisyys esihenkilöiden ja työyhteisöjen toimintaan lisääntyi kehittämistyöllä

Hankkeen aikana lähes jokainen kunnan työyhteisö teki työyhteisön toimintaa uudistavia kehittämistoimenpiteitä ja jakoi niitä koko organisaatiolle intrassa. Tehtyjen kyselyn mukaan esihenkilöiden ja työntekijöiden rohkeus uusiin ideoihin ja kokeiluihin lisääntyi. Myös keskustelukulttuuri parani ja viestinnän käytänteet tehostuivat. Esihenkilöiden mukaan positiivisen palautteen antaminen jäi pysyväksi käytänteeksi ja puheeksi ottamisen kulttuuri lisääntyi. Henkilöstö koki, että heidän vaikutusmahdollisuutensa omaan työhönsä lisääntyivät ja samalla myös tyytyväisyys esihenkilöiden ja työyhteisöjen toimintaan kasvoi.

Esihenkilöiden valmentavan johtamisen taidot kehittyivät. Esihenkilöiden mukaan toimialojen välinen yhteistyö ja yhteisöllisyys lisääntyivät sekä syntyi parempi ymmärrys yhteisen asian äärellä olemisesta ja yhdessä toimimisen tärkeydestä. Osa esihenkilöistä koki tapahtuneen isoa kehitystä heidän ajattelutavoissaan henkilöstön johtamisessa.

Hankkeen aikana saatiin tiedolla johtamiseen perustuva malli työyhteisön kehittämiselle sekä malli toimenkuvien osaamis- ja vahvuusperustaiseen tarkasteluun. Henkilöstö kokikin, että heidän työtehtävänsä ja vastuunsa selkeytyivät hankkeen aikana. Hanke toi näkyväksi sen, että tyytyväisyys esihenkilöiden toimintaan on kunnassa korkealla tasolla. Kyselyn mukaan moni kokee esihenkilönsä helposti lähestyttäväksi, avoimeksi, luotettavaksi, kuuntelevaksi ja asioita edistäväksi. Monet esihenkilötyön perusasiat ovat siis kohdallaan. 

Sivistysjohtaja Merja Ojalammi on tyytyväinen kyselyn tuloksiin:
”Kaiken kaikkiaan tulokset ovat hyviä ja aidosti voi olla iloinen onnistumisista ja siitä, miten yhdessä luodaan parempaan suuntaan menevää työyhteisökulttuuria. Kainuulainen vaatimattomuus omista saavutuksista voidaan jättää nyt taka-alalle ja nostaa esille onnistumisia!”

Merjan mukaan työyhteisön jäsenten yhdessä tehdyt kehittämis- ja kokeilutoimenpiteet kiireisen arjen keskellä edesauttavat luottamusta ja parantavat viestintää, jolloin myös me-henkeä on mahdollista kasvattaa. Ymmärrys ja arvostus toisten työstä on yhteisen tekemisen edellytys. Työyhteisökokeilut ovat tuottaneet uutta toimintaa sisäisesti, mutta jopa muutamia tapahtumia on syntynyt kuntalaisille kokeiluna. Niiden tuloksen pysyväksi käytännöksi ovat jääneet Lapsen oikeuksien päivän tapahtuma ja Hyvinvointiviikonloppu.

Hankkeen aikana saatiin näkyväksi luottamus kunnan johtoon ja heidän keskustelukyynsä

Kyselyn mukaan myös kunnan johdon toimintaa arvostetaan ja heidät koetaan luottamuksen arvoisiksi. Hankkeen aikana johtoryhmä otti käyttöön kuukausittaiset koko henkilöstölle avoimet Teams-infot, jotka on koettu hyväksi tiedotustavaksi. Kunnan johtoa pidetään avoimina, suorina, keskustelukykyisinä ja helposti lähestyttävinä, jotka tekevät käytännöllisiä päätöksiä työntekijöitään kuunnellen. Sotkamolaisilla on paljon hyviä syitä olla ylpeitä keskustelukykyisestä ja osallistavasta johdostaan.

Talousjohtaja Piia Törhönen-Sirviön mukaan kunnan johto arvostaa suuresti saamaansa palautetta:
”Toivomme, että palautteen antaminen olisi arkipäivää ja se nähtäisiin jatkumona, sillä hyödyllinen palaute vie parhaiten tekemistä eteenpäin. Me kunnan johdossa koemme, että palautteen saaminen on hyödyllistä, olkoon se kiittävää tai korjaavaa palautetta. Pyrimme jatkossakin olemaan luottamuksen arvoisia ja kehittämään toimintatapojamme asioiden parantamiseksi. Avoimessa, positiivisessa ja luottamukseen pohjautuvassa työilmapiirissä jaksaa paremmin suoriutua arjen haasteista, se luo hyvän pohjan työnteolle ja mahdollistaa keskustelukulttuurin ylläpitämisen.”

Hanke toi näkyväksi sen, että Sotkamon kunnassa moni asia on hyvin ja henkilöstötyytyväisyys on korkealla tasolla. Kyselyjen mukaan se on 7,7 asteikolla 1–10, mikä on kokemukseni mukaan harvinaisen korkea kunta-alalla. Rohkeaa ja innovatiivista kulttuuria ei rakenneta hetkessä. Se on pitkäjänteisen työn tulosta, mutta Sotkamon kunnalla on hyvät edellytykset toimintakulttuurinsa rohkeaan kehittämiseen. 

”Tästä on hyvä jatkaa työyhteisömme kehittämistä. Ensimmäisessä vaiheessa keskityttiin esihenkilöihin ja jatkossa kehittämistoimenpiteet laajennetaan koskemaan koko henkilökuntaa. Tätä halutaan tehdä kuntastrategian mukaisesti eli asioita viedään yhdessä rohkeasti eteenpäin”, Mika Kilpeläinen kiteyttää.

Hanke on saanut Kevan työelämän kehittämisrahaa. Asiantuntijana hankkeessa on toiminut Valmennustrio. Hankkeen prosessikuvaukseen voi tutustua Kevan sivuilla ja toimenpiteet. 

Kirjoittaja Virpi Ilmakangas 
hankkeen aikana Valmennustriossa toiminut työyhteisövalmentaja Virpi Ilmakangas (nykyään hän työskentelee Kevassa työelämäasiantuntijana).