Millaiseen muutosviestintään olet itse valmis?

Työyhteisöviestintä joko edistää tai hidastaa muutosta. Vauhti riippuu asenteesta, keinoista ja sisällöstä. Muutoksen toteuttajana sinä vastaat osaltasi näistä valinnoista.

Esimerkin voima

Mahatma Gandhia ja Nelson Mandelaa pidettiin vakuuttavina viestijöinä. Miksi?

Heillä oli asenne ja oma esimerkki. Gandhi viesti väkivallattomuuden puolesta, eikä nostanut kättä vastaan, vaikka häntä itseään hakattiin. Mandela kärsi vääryyttä virumalla vuosikymmeniä vankilassa mielipiteensä vuoksi. Silti hän presidentiksi tultuaan perusti totuuskomission historian oikeudenmukaisuuden selvittämiseksi. Hän teki myös aktiivisesti työtä eri osapuolien vuorovaikutuksen ja yhteistoiminnan eteen, vaikka hänet itse oli eristetty.

Valitse vuorovaikutukseen tähtäävä asenne

Mikä on sinun asenteesi, pyrkimyksesi, kun suunnittelet ja toteutat muutosviestintää? Asennoidutko kaikkia osapuolia lähestyen, vaikka uusi tilanne koetaan vaikeana? Onko sinun muutosviestintäsi kaksisuuntaista viestintäkulttuuria luova ja pyrit proaktiivisuuteen? Silloin valittavat tiedon sisällöt ovat yhteisen pohdinnan ja rakennetun vuorovaikutuksen tulosta. Viestintä on ajallisesti jatkuvaa ja tarpeen mukaan toistuvaakin muutoksen edetessä. Viestinnän tulee olla muutoksen äärellä kaksisuuntaista ja yhteisten foorumien kautta välitettyä. Käytä mieluimmin paljon epävirallisia kanavia, kahvihetkiä ja suoraa kohtaamista. Ole itse läsnä.

Selkeytä viestiäsi ja salli epäily

Muutostilanteissa työyhteisön ja organisaation toimintatavat joutuvat todelliseen testiin. Perusasetelmassa viestinnän tulee olla ydinviestiltään yksinkertaista ja selkeää varsinkin muutoksen koskiessa isoja ryhmiä. Tarvitaan kokouksia ja käsittelytilaisuuksia, jotta viesti saa tarvittavan lisäymmärryksen. Samalla on työyhteisön jäsenillä mahdollisuus purkaa muutoksen liittyvät pelot ja huolet. Tämä osa ei onnistu sähköpostilla. On kuljettava joukoissa ja kohdattava muutoksen kohteena olevat ihmiset. Viestintäsuunnitelma tarvitsee toteuttajan, sinut.

Ole ajankohtainen ja avoin

Hyvä muutosviestintä tarkoittaa hyvää ihmisten johtamista, keskustelua ja reagointia tapahtuvan muutoksen äärellä. Ei ole olemassa sinällään arvokasta tietoa, vaan viestin arvo muodostuu vastaanottajan sosiaalisessa todellisuudessa. Asiat, jotka kytkeytyvät vastaanottajan tilanteen kannalta uuteen, ajankohtaiseen ja hyödylliseen informaatioon, menevät perille.

Anna tietoa ennalta yleisesti ja sitten yksityiskohtaisesti, kun muutostilanne on käsillä. Silloin se kolahtaa. Ihmiset eivät rekisteröi liian varhain annettuja tietopaketteja. Mahdollista tilaisuuksissa avoin keskustelu ja huolien esittämien, vaikka ne saattaisivat sinusta tuntua vähäpätöisiltä kokonaisuudessa. Ole myös rehellinen, jos joku häviää muutoksessa. Kohtaa myös potkut saava, vaikka se olisi vaikeaa. Pahinta on olla viestimättä niiden kanssa, joiden kohtalo ei ole onnellinen. Lisäät jatkavienkin tuskaa.

Vaikka et tietäisi itsekään, mitä tulee tapahtumaan, ole avoin. Saatat kertoa, ettet tiedä jatkosta. Voit kysyä johtajalta, joka ehkä tietää. Ihmiset aistivat rehellisyyden ja aitouden, joten harjoita avoimuutta. Älä kuitenkaan suurentele omia huoliasi toisten murheeksi. Oman kokemuksen voi kyllä kertoa: ”En tiedä vielä tiedä asiasta, mutta itse uskon, että tästä selvitään”

Kuuntele huolella ja reagoi

Keskusteluissa on oltava hyvin herkkä ja kuunteleva puheenvuoroille, joita muutoksen kohteena olevat esittävät. Kielteisiin ja kyynisiin kommentteihin voit puuttua, ja tuoda uskoa onnistumiseen. Mikään ei loukkaa ihmistä enemmän kuin se, että hänen viestejään ei pidetä totena.

Rekisteröi tai kirjoita vaikka näkyviin huolenaiheet. Pahat tuntemukset ja lopun ajan ennusteet ovat kyseiselle ihmiselle tosia. Jos yhdessä työyhteisön kanssa löydätte vaihtoehtoja ja hyötyjä sekä keksitte toimenpiteitä muutostilanteen helpottamiseksi, alkaa miinuksille tulla positiivista vastapainoa. Anna kuitenkin ihmisen itsensä tehdä johtopäätös tilanteesta, näkemykseen ei voi pakottaa.

Jos muutostilanteessa tulee paljon yhdenmukaista viestiä huolista, tai muutossuunnitelman puutteista, on edettävä hiljaa ja varovaisesti. Pysähdy, kuuntele ja reagoi. Älä korosta omaa roolia ja merkitystä, vaan anna arvo sille työlle ja toiminnalle, jota työntekijät roolissaan tekevät.

Ota eriävät näkemykset voimavarana, jotka kuuluvat muutosmatkaan. Jos sinut esimiehenä koetaan huolehtivana, eri näkemyksiä arvostavana, mutta itseensä luottavana, epäilijöiden mukaantulo helpottuu. Ihmiset antavat ideoita siihen, mistä pitää puhua ja viestiä lisää. He antavat näkemyksiä, mihin kannattaa löytää tukevia toimenpiteitä.

Oma toimintasi ratkaisee

Jos itse olet hyvänä esimerkkinä tarvittavan muutoksen puolesta, luot uskottavuutta muutoksen sanomalle. Jos omat perususkomuksesi ovat ihmisten kykyyn ja vuorovaikutukseen uskovia, tulee viestinnästäsi vakuuttavaa. Kun olet itse rakentamassa työyhteisön yhteistä vastausta muutoksen mukanaan tuomien ongelmien ratkaisemiseksi, teet roolissa oman osasi. Muutosviestintäsi onnistuu varmasti.

Teijo Räsänen
Konsultti
Innotiimi

Kirjoittaja toimii KunTeko 2020 -ohjelman kehittäjäpoolin vetäjänä.