Työyhteisöt taklaavat keskeytyksiä uusilla toimintatavoilla

Viime vuonna sain olla monessa työyhteisössä edistämässä kognitiivista ergonomiaa. Millaisia käytännön oppeja ja uusia toimintatapoja näistä valmennuksista jäi asiakasorganisaatioille? Katsotaanpas tarkemmin!

Seuraavat esimerkit on poimittu muun muassa sosiaali- ja terveysalan, opetus- ja teollisuustoimialojen sekä julkisen hallinnon työpaikoilta. Osa on peräisin kuntaorganisaatioille järjestämistämme valmennuksista, joita tuki Kunteko 2020 -ohjelma eli kunta- ja maakunta-alan työelämän kehittämisohjelma.

Jatkuvat keskeytykset kuriin

Jatkuvat keskeytykset häiritsivät työntekoa useissa työyhteisöissä. Keskeytysten lähteinä olivat muun muassa puhelin, sähköposti, ovella käyvät työkaverit tai asiakkaat ja huono äänieristys.

Keskeytyksiä taklattiin sopimalla soitonsiirrosta kollegalle keskittymistä vaativan työn ajaksi, ottamalla käyttöön vastamelukuulokkeet ja pyhittämällä omalle työlle keskittymisaikaa. Se onnistui esimerkiksi laittamalla sähköposti välillä kokonaan kiinni.

Useissa työyhteisöissä otettiin käyttöön työrauhatunti. Sovittiin yhteisesti, että kukin keskittyy omiin töihinsä esimerkiksi tiistaisin ja torstaisin kello 9–10. Ovella kävijöille otettiin ratkaisuiksi liikennevalojen aktiivinen käyttö ja ”älä häiritse” -lapun kiinnittäminen oveen tarvittaessa.

Ääntä vaimennettiin uusilla väliseinillä, parantamalla äänieristystä ja muuttamalla työhuoneen sijaintia. Päätettiin sopia nopealle viestinnälle yksi yhteinen kommunikointitapa ja ohjeistaa siitä yhteisesti. Etätyötäkin päätettiin suosia entistä enemmän.

Aika monet näistä ovat tuttuja keinoja, vai mitä? Harvemmin niistä kuitenkaan tulee puhuttua työyhteisössä ja sovittua yhteisistä käytännöistä. Häiriöt ja keskeytykset kuitenkin heikentävät suoriutumista tyypillisissä tietotyötehtävissä jopa kymmenen prosenttia, ja lisäksi niistä aiheutuu muun muassa stressioireita, kiirettä, turhia virheitä ja tekemättä jääneitä tehtäviä.

Fyysistä ergonomiaa ja työturvallisuutta on edistetty työpaikoilla jo pitkään, mutta kognitiivisen ergonomian asioiden suunnitelmallinen kehittäminen on vielä melko alussa. Aivoparat kannattaa ottaa työn ja käytäntöjen suunnittelussa ehdottomasti huomioon.

Yhteiset pelisäännöt monitilatoimistoihin

Mitä muuta työyhteisöissä suunniteltiin ja otettiin käyttöön? Monitilatoimistoissa työskentelevät suunnittelivat ahkerasti uusia keinoja työympäristön häiriötekijöiden vähentämiseksi.

Päätettiin muun muassa käydä uudelleen läpi koko taloon tehdyt pelisäännöt ja laatia omaan yhteiseen työtilaan räätälöidymmät pelisäännöt. Ja printata pelisäännöt näkyville. Testattiin sermejä näköesteeksi ja äänen vaimentamiseksi sekä sovittiin, missä Skype-puheluja ja muita työasioita työkaverin kanssa voi puhua.

Päätettiin sopia yhdessä kognitiivista ergonomiaa parantavista toimintatavoista ja tiedottaa niistä palavereissa. Arjessa sovituista käytännöistä päätettiin myös muistuttaa tarvittaessa ja yhteisesti kantaa vastuuta sopimusten noudattamisesta ja kunnioittamisesta.

Viisaita pohdintoja, hyviä ideoita ja tomeraa toimeen tarttumista – erinomaisia avaimia aivotyötilanteen kehittämiseen. Osaan asioista voi jokainen vaikuttaa yksilönä, mutta vaikuttavinta kehittäminen on, kun asioista puhutaan yhdessä ja sovitaan yhteisiä käytäntöjä.

Valmennuksissa syntyneitä käytäntöjä päätettiin vakiinnuttaa ottamalla asiat esiin tietyin väliajoin kokouksissa. Uusien toimintatapojen seuraamiseen nimettiin vastuuhenkilöt. Olen huomannut, että nämä keinot ovatkin oivallinen tapa vakiinnuttaa uusia toimintatapoja. Opit vietiin myös läpikäytäväksi henkilöstöhallinnon, työhyvinvoinnin kehittäjien ja työsuojelusta vastaavien kanssa ja niistä saatiin vinkkejä työhyvinvoinnin ja työsuojelun vuosiohjelmiin.

Miltä näyttää aivotyön vuosi 2020?

Meillä Työterveyslaitoksen aivotyötiimissä on muuten tulossa jännittävä vuosi! Pääsemme suunnittelemaan ja toteuttamaan erään asiakasorganisaation aivotyön kehittämistä laajassa mittakaavassa ja viemään uudelle tasolle aivotyön huomioimisen organisaation rakenteissa ja strategiassa.

Lisäksi meiltä valmistuu Sujuva aivotyö -verkkokoulutus, jonka kautta työyhteisöt saavat uudessa muodossa keinoja aivotyöasioiden kehittämiseen.

Pääsemme myös kertomaan kognitiivisen ergonomian tutkimushankkeen tuloksista ja perustamme uuden Aivotyöagenttien verkoston. Aivotyöasiat ovat siis vahvasti tapetilla tänäkin vuonna.

Millaisia tarpeita teidän työyhteisössänne on aivotyön kuormituksen hallintaan? Mitä keinoja voisitte hyödyntää? Aivotyöystävällistä vuotta 2020!

Kirjoittaja Tiina Heusala työskentelee kehittämispäällikkönä Työterveyslaitoksessa. Hän syttyy johtamisesta sekä työhyvinvoinnin ja liiketoiminnan yhteiskehittämisestä. 

Lisätietoja Työterveyslaitoksen aivotyöpalveluista löydät tämän linkin kautta.