Assi-passi: 10-vaiheinen muutosten edistämisen runko lähijohdolle

Ahveniston sairaala, eli Assi, on tulevaisuuden uusi Kanta-Hämeen keskussairaala. Idea syntyi kun aloitettiin edistämään uuden sairaalan tuomia toiminnallisia muutoksia ennen uuden sairaalan käyttöä Oma-Hämeen hyvinvointialueella. Sitä ennen ei ollut yhteistä sapluunaa edistää muutosta, joka koskee 70 yksikköä joka siirtyy uuteen Assi sairaalaan.

Tässä toiminnallinen muutos tarkoittaa muutosta, joka vaikuttaa työntekijöiden työpäivän kulkuun ja arkeen sekä asiakkaiden palvelun sujuvuuteen.

Muutoksen edistämiseksi kehitettiin Assi-passi runko muutosjohtamisen tueksi ja edistämiseksi, jotta kaikki yksiköt käyttävät samaa runkoa viedessään muutosta eteenpäin vv.2023 - 2025. Näin mahdollistetaan saman tahtinen eteneminen turbulentissa ympäristössä, jossa samaan aikaan myös uusi hyvinvointialue toi muutoksia yksiköiden arkeen.

Tavoitteeksi asetettiin yksinkertainen 10 -vaiheinen runko, johon oli koottu yksinkertaisella tavalla perusasiat , mitä iso toiminnallinen muutos pitää sisällään. 10-vaiheinen runko Assi-passi koostuu seuraavista vaiheista ( Assi on alueen uuden sairaalan nimi, siitä nimi Assi-passi).

Assi-passin rungon sisältä on seuraava:
1)Miten virittäydymme muutokseen?
- sanoitus mikä on muutoksen/uudistuksen taustalla,
- miksi muutos / uudistus tehdään
2)Mihin tähtäämme?
- konkreettinen sanoitus, mitä on tarkoitus saada aikaan
- mitä tämä käytännössä tarkoittaa ammattilaisille, asiakkaille
3)Kuka omistaa muutoksen?
- muutoksen omistajuuden määrittely
- eri roolien , vastuiden määrittely
- työryhmien määrittely
- ketkä alkavat valmistella muutosta ja uudistusta
4) Miten varmistamme, että muutos on linjassa strategisesti versus työntekemisen arki?
- henkilöstön ymmärryksen varmistaminen
- johtamisviestinnän merkitys
- vrt. myös kohdat 1 - 3
5) Miten osallistamme asiakkaat?
- oivallus siitä, miksi on tärkeä osallistaa asiakkaan palvelun / muutoksen/uudistuksen suunnitteluun
- asiakasosallisuuden eri muotojen hyödyntäminen
6) Miten osallistamme henkilöstön
- henkilöstö mukaan oman työnsä kehittämiseen
- osallisuuden mahdollistaminen
- yhteys työhyvinvointiin
7) Miten aikataulutamme muutoksen?
- aikataulujen merkitys suuri, osa muutoksen hallintaa
- muutoksen/uudistamisen integrointi kaikkeen muutokseen - osa kokonaismuutoksen ja riskien hallintaa
8) Miten kerromme muille?
- tunnistamme keskeiset kumppanit kenelle viestitään muutoksesta
- viestintäsuunnitelma ( kerromme mitä tapahtuu, tunnistamme kanavat missä viestimme, kenelle viestimme jne)
- roolit ja vastuut ( viestintä ei ole pelkästään viestintä ammattilaisten roolia vaan esimerkiksi johtamisen viestintä.
"Muistioilla ja powerpointeilla " ei tehdä muutosta-slogan.
- dokumentoinnin vakiointi
9)Miten työ muuttuu?
- arjen sanoitusta miten työpäivä muuttuu
- työn muuttuminen ja sanoitus yhdessä monialaisesti
- lisäksi henkilöstösuunnitelma
- osaamiskartoitukset- osaamisen varmistaminen
10)Miten edistämme muutosta
- muutosten mahdoillistaminen
- pieniä kokeiluja ja testaamista
- jatkuvaa arviointia
- erilaiset menetelmät ( Palvelumuotoilu, ketterät kokeilut, simuloinnit, pilotoinnit) Tavoitteen saavuttamiseksi edettiin Assi-passi rungon mukaisesti yksiköissä, jotka siirtyvät uuteen sairaalaan. Rungossa on strukturoitu konkreettiset vaiheet, joiden myötä luota hankesuunnitelman mukaisia toimintamalleja , työprosesseja ja uusia työntekemisen tapoja.

Kehittämisessä oli mukana niin strateginen johto, keskijohto, lähijohto , henkilöstö sekä asiakkaat. Tavoitteen saavuttamisen konkretisoitumiseksi luotiin erilaisia verkostoja asioiden edistämiseen . Verkostossa oli jäseninä niin lähijohtoa kuin henkilöstöä sekä asiantuntijoita. Henkilöstön osallisuutta korostettiin mm. kuvaamalla koko verkosto joka osallistui muutoksen edistämiseen ja erikseen merkkaamalla foorumit missä henkilöstö on osallistunut uuden sairaalan valmisteluun. Lisäksi arvoa tavoitteen saavuttamiseen lisäsi se että ns. erikoissairaanhoito ja perusterveydenhuolto suunnitteli yhdessä uuteen sairaalaan tulevia käytäntöjä. Lisäksi tähän uuden toiminnan suunnitteluun vahvasti osallistui myös tukipalvelut ( mm. sihteerityö, välinehuolto, hoitologistiikka, tekniikka, puhtauspalvelut ) sekä Sydänsairaala ja FIMLAB.

Uusia toimintamalleja otettiin käyttöön ns. vanhassa sairaalassa eri yksiköissä. Samalla kyettiin muotoilemaan toimintatapoja uusissa asioissa , sekä huomioimaan se miten se muuttaa nykyistä toimintaa ja ammattilaisten työvaiheiden kulkua sekä se, mitkä vaikutukset näillä on asiakkaiden palveluun/hoitoon.

Ohessa esimerkkejä uusista työvälineistä ja toimintamalleista, joita on otettu käyttöön:
* yhden hengen potilashuoneet
* psykiatrialla turvasolu potilaan tarkkailuun ( turvallisuus ja inhimillisyys)
* asiakkaan itseilmoittautuminen
* osastojen tilannekuva (potilaspaikkatilanne) - tämä on osa toiminnanohjausjärjestelmää
* tilavaraus hallinnon tiloissa
* valvontapotilaiden hoidon keskittäminen samaan paikkaan

Toimintamalleja, joita testataan vielä:
* päivystyksen potilasprosessit
* hoitologistikot ( työnjaon kehittäminen vs. hoitotyöntekijät - vapautuu hoitotyöhön aikaa )
* palvelupyyntösovellukset ( potilaskuljetus, siivous, kiinteistöhuolto) - tässä myös työnjaon kehittäminen vs. hoitotyöntekijät -vapautuu aikaa hoitotyöhön)

Tähän kaikkeen on ollut normi uuden sairaalaan liittyvä hankerahoitus. Pääsääntöisesti tämä tehtiin ns. omin voimin. Kustannukset ovat hankesuunnitelman mukaiset. Tämä Assi-passi runko toiminnallisen muutoksen edistämisessä mahdollisti monitasoisen muutoksen edistymisen saman tahtisesti. Tätä passi runkoa voi soveltaa niin isompiin kuin pienempiin muutoksiin geneerisesti kuntasektorilla riippumatta mitä toimialaa kuntasektorilla kehitetään.

Tämän Assi-passi runko toimii toiminnallisen muutoksen välineenä, joka mahdollisti sen, että 70 yksikköä eteni uuden sairaalan valmistelussa saman tahtisesti ja aikataulussa. Tämä keittämisteko on mahdollistanut kaikille uuteen sairaalaan siirtyville yksiköille saman tavan viedä uusia asioita eteenpäin ja strukturoidun tavan edistää muutosta. Kehittämisteko näkyy lisääntyneenä vuoropuheluna eri toimijoiden kanssa, lisäsi avoimuutta sekä yhteistä ymmärrystä yhteisestä työstä ja ennen kaikkea yhteisen asiakkaan parhaaksi.

Kehittämistyötä jatketaan uuden sairaalan käyttöönotossa ja laatutyössä, jossa halutaan vakioida työntekemisen käytäntöjä ja lisätä palvelun sujuvuutta asiakkaille.

Strukturoitu Assi-passi malli on geneerinen malli, jota voi hyödyntää eri toimintaympäristöissä edistäessä uusien asioiden "jalkauttamista" käytäntöön. Yksinkertainen runko, joka sillään on ilmainen. Oikein hyödynnettynä sen vaikuttavuus on strukturoinnissa , miten muutos viedään käytäntöön sekä edistetään aikataulussa. Säästöjä varmasti syntyy kun on yhteinen malli muutoksen edistämisessä. ASSI-PASSI Toiminnallisen suunnittelun rakenne.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat