Ateria- ja siivouspalveluiden tuotantotapamuutos

Kehittämisidea syntyi selvityspyynnöstä, jossa piti selvittää ruokapalveluiden tuotantotapaa ja erilaisia vaihtoehtoja, ennakkoon oli selvitetty uuden tuotantokeittiön rakentamisen kustannukset ja vaikutukset.

2015-2016 tehdyssä selvityksessä selvitettiin useampaa vaihtoehto, kuitenkin niin, että palvelutuotanto pysyy kaupungin omana toimintona omalla henkilöstöllä suoritettavana työnä.

Kehittämisen tavoite oli löytää kustannustehokas, kokonaistaloudellinen ja palvelutuotantoa tukeva ratkaisu, kyseessä oli tuottavuushanke.
Tavoitteena oli, että tarjottava palvelu ja ateriat täyttää korkean kotimaisuusasteen tarjottavassa ruuassa, noudattaa vallalla olevia ravitsemissuosituksia ja on maultaan sekä sisällöltään laadukasta.

Samassa yhteydessä yhdistettiin ateria- ja siivouspalveuiden henkilöstö palvelutyöntekijöiksi niin, että he osallistuvat kohteen (koulu, päiväkoti) molempien sektoreiden työhön. Tämä muutos tarkoitti nimikkeiden muutoksia ateria- ja siivouspalveluissa, kaikista esimiehistä tuli palveluesimiehiä, koulujen ja päiväkotien henkilöstöstä palvelutyöntekijöitä, lisäksi puhdasta siivoustyötä tekevistä tuli laitoshuoltajia. Näiden lisäksi uudistettiin työnkuvat, työnvaativuudet arvioitiin uudestaan samoin palkkaustekijät.

Varsinainen ruuantuottaminen tapahtuu uudella tuotantotavalla siten, että 34 keittiötä muutettiin paria lukuunottamatta palvelukeittiöksi, jotka kuumentavat, kypsentävät, valmistavat ruuan kohteen asiakkaille itse. Ruoka valmistetaan elintarvikealan yrityksen tuottamista hyvistä suositukset täyttävistä ruuista, keittopohjasta, kastikkeesta tai laatikkomassasta, palvelukeittiö kypsentää perunat, pastan tai riisin sekä valmistaa salaatit ja mahdolliset aamupalan puurot yms.

Samassa yhteydessä erikoisruokavaliotuotanto keskitettiin yhteen keittiöön, jonka avulla saatiin keskitettyä ammatillinen osaaminen sekä toimintamalli yhtenäiseksi. Tämä muutos on tuonut keskittämisetuna erikoisruokavaliovalmistuksen vähentymisen 800 annoksesta 650 annokseen päivässä. Ateriat valmistetaan cook&chill menetelmällä tai kylmävalmistuksella, ja toimitetaan kaksi kertaa viikossa palvelukeittiölle. Keittiö jonne tuotanto keskitettiin, tehtiin pieni saneeraus ja hankittiin muutama pikajäähdyttäjä sekä pakkauskone tarratulostimineen. Vaihe 1.
Kehittämisprojekti aloitettiin syksyllä 2015 selvityksen tekemisellä, joka valmistui maaliskuussa 2016. Tämä aikana selvitettiin ja tehtiin 3 vaihtoehtoa sekä näiden kustannukset, ennakkovaikutusten arviointi ja laadittiin projektiaikataulu.
Selvitysprojektin aikana selvitettiin myös omien keittiöiden (35) kunto, laitekanta sekä maksimi tuotantomäärä ja soveltuvuus valmistus-, palvelu- tai jakelukeittiöksi.
Selvitysvaiheessa määriteltiin ohjausryhmä, jossa oli mukana JHL:n plm, ateria- ja siivouspalveluiden esimiehiä sekä päällikkö, lisäksi kaupunginjohtaja oli mukana sparraamassa koko hankkeen ajan. Selvitysvaiheen edetessä työntekijöille järjestettiin muutoskoulutusta ja -työpajoja.

Selvityksen tekemiseen ei käytetty ulkopuolista asiantuntija-apua vaan se tehtiin omin voimin, lähinnä ateria- ja siivouspalvelupäällikön henkilöstöresurssein, säännöllisillä tapaamisilla ohjausryhmän kanssa.

Kokonaiskustannusvaikutus hankkeella on ollut n. 220 000 euroa, 13 henkilötyövuotta on vähennetty luonnollisen poistuman kautta ja palvelutarjontaa ruokalistoilla on parannettu, tuomalla salaatit buffeisiin ja "haarukka"ruokapäiviin tuotiin lämmin kasvis, samassa yhteydessä lisättiin hedelmien tarjontaa koulujen ja päiväkotien ruokailuissa.
Valtuusto teki päätöksen toukokuussa 2016 uuteen toimintatapaan siirtymisestä

Vaihe 2.
Seuraavassa vaiheessa (syksy 2016-kevät 2017) käytiin avointa markkinavuoropuhelua elintarvikealan yritysten kanssa, sekä pilotoitiin useampia yrityksiä parhaiden käytänteiden löytymiseksi. Valmisteltiin elintarvikekilpailutus ruokatuotteen osalta tuotantotapaan sopiviksi todetuilla määritelmillä.
Jatkettiin muutostilaisuuksia henkilöstölle. Tehtiin työnkuvat uusille nimikkeille, tehtiin työnvaativuuden arvioinnit sekä määriteltiin palkkaus.
Erikoisruokavaliokeittiön saneeraus tehtiin kesällä 2017, koulujen loma-aikana.

Vaihe 3.
Syksyllä 2017 ruokatuotteen kilpailutus sekä henkilöstön sijoittaminen uusiin tehtävänkuvien mukaisin töihin.
1.12.2017 aloitettiin virallisesti uuden tuotantomallin mukainen toiminta ateria- ja siivouspalveluissa, toiminta käynnistettiin vaiheittain lokakuun alusta alkaen niin, että n. 6 kohdetta siirtyi kerralla uuteen tuotantotapaan ja erikoisruokavaliokeittiö oli aloittanut toimintansa kesällä 2017.

Nyt kun on eletty lähestulkoon vuosi uudella tuotantotavalla, työprosessit ovat hioutuneet sekä henkilöstö löytänyt paikkansa.
Osaamisen laajuus on kasvanut työntekijöiden keskuudessa, nyt työntekijät hallitsevat erilaisten koulutusten (sisäiset ja ulkoiset) avulla kaksi toimintasektoria (keittiö ja siivoustyön).

Ensimmäisen vuoden aikana on parannettu tuotteita yhteistyössä elintarvikealan toimijan kanssa, kehitetty uusia tuotteita asiakasryhmille, koulutettu, opastettu, perehdytetty henkilöstöä muuttuneisiin töihin.

Mittavat säästöt ovat syntyneet henkilöstökustannuksista, sekä erikoisruokavalioasiakkaiden määrän vähentymisestä, lisäksi suurimpana kustannuseränä on tuotantokeittiöinvestoinnin toteuttamatta jättäminen, tuo lähes 7 milj. euroa.

Nyt voimme tarjota asiakkaille paikan päällä valmistettua ruokaa, jolloin ruoka ei kärsi kuljetuksista, kuumakuljetettu ruoka ei jäädy, salaatit valmistetaan paikan päällä samoin keitetään perunat ja pastat.

Ateria- ja siivouspalvelupäällikkö on käynyt luennoimassa tuotantotapamuutoksesta useammassa kunnassa, lisäksi ammattilehti Aromi kirjoitti joulukuun 2017 numeroon ison artikkelin. Lisäksi hän on ollut mukana useammassa alan paneelissa edustamassa uudenlaista muutosta.

Tällä hetkellä hiotaan muutosta vielä paremmaksi, kehittäen toiminnan sähköistämistä.

Toimialat

Teemat