Bring your own device -toimintamallin käyttöönotto toimielintyöskentelyssä

Kaupungin toimielintyöskentelyä haluttiin sähköistää siten, että toimielinten kokouskutsujen, esityslistojen sekä muun kokousmateriaalin paperisesta toimittamisesta päästäisiin kattavasti eroon kohtuullisin kustannuksin. Kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston osalta kokousmateriaalit on toimitettu sähköisesti jo usean valtuustokauden ajan ja tähän haluttiin nyt päästä myös kaupungin muiden toimielinten osalta. Kaupungissa otettiin käyttöön toimintamalli, jossa luottamushenkilöt alkaa käyttämään omia päätelaitteitaan luottamustehtävänsä hoitamisessa. Tällöin luottamushenkilö allekirjoittaa sopimuksen, jonka nojalla hän sitoutuu vastaanottamaan kaiken kokous. ym. materiaalin sähköisessä muodossa. Edelleen luottamushenkilö sitoutuu huolehtimaan päätelaitteensa ylläpidosta, viruksentorjunnasta, tarvitsemistaan verkkoyhteyksistä ja niin edelleen.

Luottamushenkilö saa vastineeksi kokouskohtaisen korvauksen oman päätelaitteen käyttämisestä. Korvauksen maksaminen perustuu läsnäoloon kussakin kokouksessa, jolloin toimintamallin piiriin on mahdollista ottaa mukaan myös esim. toimielimen varajäsenet. Tällä tavoin sähköisestä toimintamallista on mahdollista saada kattava ja hallinnollisia toimintaprosesseja pystytään kattavasti uudistamaan. Toimintamalli on kustannuksiltaan esim. leasing-laitteiden vaihtoehtoon verrattuna huomattavasti edullisempi.

Toimintamalli kehitettiin organisaation omana työnä tiiviissä yhteistyössä kaupungin tietohallinnon ja hallintopalveluiden kesken. Toimintamallia ja sen muotoutumista esiteltiin valmistelun eri vaiheissa myös luottamushenkilöille. Toimintamalli muotoutui ennen kaikkea vallinneet taloudelliset reunaehdot sekä jo olemassa olleet tietotekniset mahdollisuudet huomioiden sekä niitä maksimaalisesti hyödyntäen. Tavoitteena oli välttyä esim. uusilta tietojärjestelmähankinnoilta kustannusten hillitsemiseksi ja tässä myös onnistuttiin.

Toimintamallin edellyttämät hallinnolliset päätökset kaupungin hallintosääntöön tehtiin kesäkuussa 2016. Syksyn 2016 aikana useat kaupungin toimielimet ovat ottaneet toimintamallin käyttöön. Tavoitteena on, että tulevan valtuustokauden aikana kaikki toimielimet siirtyisivät kyseisen toimintamallin piiriin ja paperisista kokousmateriaaleista päästäisiin käytännössä kokonaan eroon. Hallinnollista työaikaa säästyy, kun kokousmateriaalit tallennetaan yhteen sähköiseen säilytyspaikkaan ja linkki kokousmateriaalien selailemiseksi lähetetään kaikille toimielimen jäsenille yhdellä kertaa. Paperikopioinnilta ja monistamiselta vältytään.

Luottamushenkilöiden tiedonsaanti paranee, kun sähköiset kokousmateriaalit ovat välittömästi heidän luettavissaan, kun kokouksen esityslista liitteineen ja oheismateriaaleineen on valmistunut.

Toimialat

Toiminnot

Teemat