Digiasioiden perehdytysopas kunnan työntekijöille

Limingan, Tyrnävän ja Utajärven kuntien yhteisessä DigiHelppi-hankkeessa kehitettiin työkaluja kuntien henkilöstön digiosaamisen seurantaan, ylläpitämiseen ja kehittämiseen.

Kaikilla kuntatyöntekijöillä digiosaaminen ei ole vahvaa, eikä uusille työntekijöille ole aina selvää, mistä ja miten pääsee käyttämään eri järjestelmiä tai vaikkapa työsähköpostia. Kaikissa hankekunnissa ei ollut kunnan yhteistä materiaalia digiasioiden perehdyttämiseen, vaan perehdytys on ollut kunkin esihenkilön oman muistin varassa. Tästä syystä haluttiin lähteä kehittämään digiasioiden perehdyttämistä yhdenmukaisemmaksi ja eri tahoja palvelevammaksi. Kuhunkin hankekuntaan tehtiin oma, koko kunnan digiperehdytysmateriaali, johon koottiin kaikkia kunnan työntekijöitä koskevat digiasiat. Digiperehdytysmateriaaliin sisällytettiin esimerkiksi esittelyt kunnassa käytössä olevista järjestelmistä (HR-järjestelmä, matkalasku, työajanseuranta), ohjeet eri tavoista päästä käyttämään työsähköpostia, nostoja keskeisistä tietoturvaohjeista sekä tieto, mistä saa apua mihinkin digiongelmaan. Varsinaisia järjestelmien käyttöohjeita materiaaliin ei laitettu, vaan kunkin järjestelmän osalta tehtiin linkitys intraan ko. järjestelmän sivulle, mistä löytyvät aina ajantasaiset käyttöohjeet.

Digiperehdytysmateriaali liitettiin osaksi kunnan perehdytysprosessia, ja materiaali lisättiin kunnan intraan. Materiaalista tiedotettiin esihenkilöitä sekä kaikkia kunnan työntekijöitä. Esihenkilö voi käydä materiaalin avulla keskeiset digiasiat läpi yhdessä uuden työntekijän kanssa. Sen lisäksi työntekijä voi palata itsekseen materiaalin pariin myöhemminkin, sillä ensimmäisinä päivinä tulee paljon uusia asioita eikä kaikki yksityiskohdat välttämättä jää mieleen.

Lisäksi digiperehdytysmateriaalista tehtiin mallitiedosto, mistä muut kunnat ja organisaatiot voivat hakea ajatusta oman vastaavan materiaalin tekemiseen. Materiaali tukee perehdyttäjän työtä, kun hän voi käydä materiaalin läpi uuden työntekijän kanssa, eikä hänen tarvitse itsekseen miettiä, mitä digiasioita perehdytyksessä pitää tuoda esille. Toisaalta materiaali on saatavilla intrassa, jolloin työntekijä voi palata omatoimisesti siihen myöhemminkin. Digiasioiden selkeä perehdyttäminen tukee uuden työntekijän töiden aloitusta ja digiasioiden haltuun ottamista. Malli_Digiperehdytyspohja.pdf

Toimialat

Teemat