Digimentori saa ammattilaisen loistamaan muuttuvassa työympäristössä

Digimentoripalvelu syntyi intohimoisesta tavoitteesta viedä käytäntöön Päijät-Hämeen hyvinvointialueen digistrategiaa. Strategiamme keskittyy erityisesti uusien toimintamallien käyttöönottoon, mukaan lukien digipalveluiden saumaton integrointi sote-keskuksiin. Digipalveluiden käyttöä lisäämällä olemme pyrkineet parantamaan palveluidemme saatavuutta, tehostamaan asiakaskokemusta ja vapauttamaan henkilökunnan aikaa asiakaskohtaamisiin.

Tämä digitaalinen muutosprosessi vaikuttaa voimakkaasti hyvinvointialueen ammattilaisten työhön, sillä vanhat käytännöt ovat joutuneet antamaan tilaa uusille digitaalisille toimintatavoille ja järjestelmille.

Tavoitellessamme laajempaa digipalveluiden käyttöä, havaitsimme, että hyvinvointialueen ammattilaisten digiosaaminen vaihteli suuresti. Työntekijät kaipasivat lisää tietoa digitaalisista sovelluksista, jotta he voisivat tunnistaa paremmin haasteet, joita nämä digitaaliset työkalut auttavat ratkaisemaan. Lisäksi uusien digityökalujen käyttöönotto ja niihin liittyvä opastus koettiin hyvinvointialueen yksiköissä riittämättömäksi.

Näistä syistä lanseerasimme vuonna 2021 tietohallinnossa digimentoripalvelun tukemaan työntekijöitämme digiosaamisen kehittämisessä ja auttaaksemme heitä kasvamaan digitaalisten järjestelmien, työkalujen ja toimintatapojen asiantuntijoiksi.

Digimentoritoiminnan tavoitteet ovat olleet kunnianhimoiset alusta asti. Digimentorit ovat toimineet hyvinvointialueen työntekijöiden tukena lisäämällä heidän tietämystään nykyisistä ja tulevista digipalveluista ja -työkaluista sekä niiden tarjoamista mahdollisuuksista. Digimentorit ovat rohkaisseet ammattilaisia käyttämään digipalveluita asiantuntevasti ja aktiivisesti, samalla kun he ovat auttaneet poistamaan ennakkoluuloja digitaalisten palveluiden suhteen.

Hyvinvointialueen yksiköille digimentori toimii arvokkaana kumppanina digikehityksen tiellä, auttaen yksiköitä ratkaisemaan haasteellisia tilanteita hyödyntäen digitaalisia ratkaisuja. Tietohallinnon näkökulmasta digimentori toimii yhdyslinkkinä toiminnan yksiköiden suuntaan, tarjoten tietohallinnolle paremman käsityksen yksiköiden digitaalisen kehittämisen tarpeista ja haasteista.
Hankerahoitus digimentoripalvelulle varmistui viidelle vuodelle sosiaali- ja terveysministeriön Suomen kestävän kasvun ohjelmasta. Digimentoripalvelun kehittämisessä ovat olleet mukana niin hyvinvointialueen omat digipalveluiden asiantuntijat kuin ulkopuoliset konsultit. He työskentelivät yhdessä rakentaakseen digimentoroinnista käyttäjälähtöisen palvelukonseptin, joka vastaa hyvinvointialueen ammattilaisten tarpeisiin ja taatakseen, että digimentorointi on ammattilaisille merkityksellistä.

Digimentorit aloittivat työskentelyn hyvinvointialueellamme keväällä 2021, kun neljä hoito- ja sosiaalityön ammattilaista muodosti pilottiryhmän. Tänä syksynä tarjoamme enemmän digimentoreiden tukea ja ohjausta kuin koskaan aiemmin. Yhteensä 16 digimentoria, jotka ovat hoito- ja sosiaalityön sekä toimistopalveluiden ammattilaisia, ovat käytettävissä puolet työajastaan hyvinvointialueen työntekijöiden avuksi.

Vuoteen 2023 mennessä digimentorit ovat käyneet yli 200 hyvinvointialueen yksikössä selvittämässä, mitkä työvaiheet voidaan tehostaa automatisoinnilla ja tunnistamassa näiden yksiköiden keskeisimmät kehityskohteet. Tämän prosessin aikana digimentorit ovat auttaneet yksiköitä hankkimaan selkeämmän käsityksen heidän nykytilanteestaan, olemassa olevista digipalveluista ja niiden yhteensopivuudesta. Tätä tarkoitusta varten digimentorit ovat järjestäneet aktiivisesti haastatteluja ja työpajoja, jotka auttavat tarkastelemaan yksiköiden nykytilannetta perusteellisesti.

Digimentoreita on hyvinvointialueella hyödynnetty erityisesti henkilöstön kouluttamisessa Microsoft 365 -työkalujen käyttöön. Ohjausta digimentoreilta on saatu myös Teamsin kokouskäytäntöjen ja sen ominai-suuksien kertaamiseen, OneNote-muistioiden luomiseen, lomalistapohjien tekemiseen Excelissä ja tiedostojen hallintaan Teamsissa. Digimentorit toteuttivat lähes 40 ohjausta keväällä 2023 eri kokoisille ryhmille niin etänä kuin kasvotusten, ja tarvittaessa myös henkilökohtaisesti.

Digimentorit ovat olleet kahden vuoden aikana vahvasti mukana kasvattamassa hyvinvointialueen työntekijöiden tietoisuutta nykyisistä käytössä olevista digipalveluista, kuten etävastaanotosta, Omaolosta, digipoluista ja Päijät-Sote-sovelluksesta.

Tammikuussa 2023 digimentorit käynnistivät Pro-verkoston pilottivaiheen, joka on suunnattu hyvinvointialueemme Omaolon perehdytyksestä vastaaville ammattilaiskäyttäjille. Pro-verkoston tavoitteena on tukea paikallista perehdytystä, kehittää Omaolo-palvelua yhdessä ammattilaisten kanssa, seurata toiminnan tarpeita, ja tarjota tukea sekä välittää ajankohtaista tietoa muutoksista.

Lisäksi digimentorit ovat jalkautuneet kuluvan syksyn aikana eri puolille Päijät-Hämettä esittelemään huhtikuussa hyvinvointialueella julkaistua Päijät-Sote-sovellusta. Tilaisuudet ovat olleet kaikille päijäthämäläisille avoimia ja maksuttomia, eikä niihin ole tarvinnut ilmoittautua. Tilaisuuksissa on saanut digimentorilta henkilökohtaista ohjausta ja avustusta sovelluksen lataamiseen ja käyttöönottamiseen, tietoa käyttömahdollisuuksista ja vastauksia mieltä askarruttaviin kysymyksiin.

Kiertueella on keskitytty parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja erityisesti ikäihmisten mahdollisuuksia hyödyntää sovellusta. Sovelluskiertue on tavoittanut hyvin Päijät-Hämeen alueen asukkaita, ja sen tarkoituksena on tukea tavoitetta, jossa kolmasosa alueen asukkaista rekisteröityy sovelluksen käyttäjiksi. Lokakuuhun mennessä yli 31 000 päijäthämäläistä on jo ladannut sovelluksen, ja opastuksissa on autettu yli 700 kävijää.
Digimentorien ohjauksen ansiosta olemme tehostaneet digipalvelujen käyttöä hyvinvointialueellamme. Tämän seurauksena digitaalisten palvelujen, kuten etävastaanoton, Omaolon, digipolkujen ja Päijät-Sote-sovelluksen, tunnettuus on kasvanut. Lisäksi olemme huomanneet selkeän parannuksen Microsoft 365 -työkalujen käytössä yksiköissämme, ja henkilöstön digiosaaminen on kasvanut huomattavasti.

Jatkamme Digimentori-palvelun kehittämistä ja tarjoamista seuraavat kaksi vuotta, kunnes hankerahoitus päättyy. Olemme tyytyväisiä siitä, että ammattilaisemme ovat nähneet konkreettisia parannuksia digimentoroinnin myötä uusien digitaalisten työkalujen käyttöönotossa ja niiden juurruttamisessa osaksi päivittäistä työtä. Eri yksiköillä on erilaisia tarpeita digituelle ja ohjaukselle, ja digimentorit ovat onnistuneet räätälöimään tukensa näitä tarpeita vastaaviksi.

”Digimentorin rooli hyvinvointialueella on merkittävä. Henkilökuntamme on ikärakenteeltaan monitahoista, eli hyvin moni tarvitsee päivittäistä tukea selviytyäkseen eri järjestelmien kanssa. Olemme vieläkin tilanteessa, että kaikki eivät uskalla asiaa edes myöntää. Pahimmillaan osaamattomuus aiheuttaa asianomaisille stressiä.”

Mielenterveys- ja päihdepalveluiden osastolla digityökalujen käyttö on parantunut digimentorin ohjaamana. Osastolla on koettu, että digitalisaation myötä työntekijöiden arki on helpottunut ja nopeutunut, mutta samalla se aiheuttaa digiähkyä. Erityisesti, kun jokaiselle tehtävälle on oma sovelluksensa ja järjestelmänsä. Ajoittain on jopa pohdittu, että keskitytäänkö osastolla enemmän digitaalisiin järjestelmiin kuin potilaisiin ja asiakkaisiin.

Digimentorin rooli on ollut auttaa osaston työntekijöitä navigoimaan tässä digiviidakossa, ja hänen avullaan työntekijät ovat kokeneet saaneensa digijärjestelmistä enemmän hyötyä kuin haittaa. Digimentorin tuella kynnys digisovelluksien käyttöön on madaltunut, ja kaikki hallitsevat nyt perusasiat. Etenkin Teamsin monipuoliseen käyttöön saadusta koulutuksesta on ollut merkittävää hyötyä.

Siivouspalvelun tilauslomake digitalisoitiin digimentorin tuella. Keskitettyjen tuki-, ateria- ja siivouspalveluiden asiantuntija on kokenut digimentoroinnista olleen hyötyä ja sanoo hankkineensa samalla uutta osaamista.

”Suuri apu oli, kun siivouspalvelun tilauslomake digitalisoitiin digimentorin tuella. Nyt ei enää tarvitse ottaa yhteyttä asiakkaisiin ja tiedustella lisätietoja, sillä he täyttävät kaikki lomakkeen kohdat, mikä mahdollistaa sen, että asiat hoituvat nopeasti ja kerralla oikein.”

Ravitsemusyksikön digiosaaminen on kasvanut ja digimentorin avulla arkipäivän toiminnot ovat sujuneet tehokkaammin. Ravitsemusyksikön johtavan ravitsemusterapeutin mukaan työntekijät ovat saaneet digimentoreilta tukea ja ohjausta etävastaanottojen toteuttamiseen, Hyviksen ja Nispan käyttöönottamiseen sekä digihoitopolkujen, kuten lihavuusleikkauspolun, tuottamiseen.

”Kaiken kaikkiaan, mikäli meillä on tullut mieleen jotain digiin viittaavaa kysymystä, niin on ollut kätevää, kun on voinut lähettää kysymyksen digimentorille ja saanut apua. Niin sanotut rutiinitoiminnot ovat systematisoituneet, ja sitä kautta on vapautunut enemmän aikaa ravitsemusterapeutin asiantuntijuutta hyödyntävään työhön. Ravitsemusterapeuteillemme on tullut varmuutta toteuttaa etävastaanottoja, Hyvistä ja Nispaa. Tämän myötä olemme alkaneet suhtautua digipalveluihin yleisesti ottaen myönteisemmin.”




Digimentorien esite 2023.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat