Digitutori - tukea henkilöstön IT-osaamiseen

Kaupungin henkilöstön ajan tasalla oleva tietotekniikkaosaaminen on ydinosaamista tämän päivän työelämässä. Perustyössä tarvittavien järjestelmien sujuva hallinta on tärkeä osa tuottavuutta.

Perinteiset IT-osaamista kehittävät "atk-kurssit ja -koulutukset" koettiin turhauttavina. Niitä oli liian vähän, niihin eivät päässeet kaikki halukkaat, eivätkä niihin uskaltaneet osallistua ne, joilla oli suurin tarve kehittää omaa osaamistaan.

Jyväskylän kaupungin tavoitteena on digitalisoida palvelujamme ja prosessejamme. Henkilöstön hyvät IT-taidot ja rohkeus käyttää sähköisiä työkaluja ovat myös digitalisaation ja palvelujen sähköistämisen perusta.

Oman IT-osaamisen ajantasaisuus ja käytettävyys ovat tämän päivän työelämässä myös tärkeä osa työhyvinvointia ja työssä jaksamista.

Tavoitteena oli löytää henkilöstön ajantasaisen IT-osaamisen tueksi ohjaus- ja kehittämismenetelmiä, jotka säästävät aikaa, kustannuksia ja tukevat työntekijöiden perustehtävän sujuvuutta, suoriutumista ja työssäjaksamista.

Halusimme kehittää henkilöstön IT-osaamista tarkoituksenmukaisemmalla ja modernilla tavalla. Toimintatapamme eivät muutu ja uudistu digitalisaation edellyttämään suuntaan ilman henkilöstöön kohdistuvaa suunnitelmallista ja tehokasta IT-osaamisen varmistamista ja tukea.

Palkkasimme keväällä 2016 henkilöstöpalveluihin "Digitutorin", jonka tehtävänä oli
kehittää henkilöstön IT-osaamista tarjoamalla räätälöityä tukea työyhteisö-, tiimi- ja yksilöohjauksen avulla. Työyhteisöihin "jalkautuvalla" ohjauksella korvataan perinteiset luokkamuotoiset koulutukset ja verkkokurssit, joiden vaikuttavuus ja hyöty koettiin heikoksi.
Digitutorin tehtävänä oli ns. "IT-osaamisen personaltrainerina" ohjata, kouluttaa ja valmentaa kaupungin henkilöstöä keskeisissä työssä tarvittavissa ja sitä helpottavissa järjestelmissä: Skype for Business, Outlook kalenteri ja - sähköposti, Excel, Power Point, Webropol jne.

Digitutorin pystyi kutsumaan työyhteisöön tai tiimiin opastamaan esim. tehokkaammassa sähköisen kalenterin käytössä tai uuden sähköisen neuvottelutyökalun käyttöönotossa. Hän ohjasi yksilöitä excel-taulukoiden tekemisessä, nettipohjaisen kyselytyökalun käyttöönotossa ja sujuvan ja selkeän powerpoint-esityksen tekemisessä.

Digitutori tuki myös uudenlaisten, sähköisten oppimis-, koulutus-, valmennus-, ohjausmateriaalien tekemistä ja kehittämistä video– ja verkkopohjaisiksi. Hän opasti mm. asiakkaille ja henkilöstölle suunnattujen opastevideoiden tekemisessä. Kokosimme kattavan palautteen Digitutorin toiminnasta ja palaute oli pelkästään positiivista. Digitutorointi koettiin nopeaksi ja tehokkaaksi tueksi. Vastaavan asian opetteluun olisi muutoin joutunut odottelemaan seuraavaa "ATK-kurssia" tai asian olisi joutunut opettelemaan itse "yritys-erehdys" -menetelmällä. Tällöin riskinä olisi myös ollut, että uuden ohjelman tai taidon olisi oppinut väärin ja vain osittain.

Digitutorointi koettiin erittäin vaikuttavaksi. Se oli tarvittaessa henkilökohtaista. Asioita voitiin kerrata ja niissä edetä tarvittaessa rauhallisesti. Digitutori oli samassa organisaatiossa uudelleen tavoitettavissa. Hänet koettiin myös helposti lähestyttäväksi. Kehuja sai myös ohjauksen selkeys ja "kansankielisyys" IT-kielen ja -sanaston sijaan.

Olemme luopuneet perinteisistä IT-kursseista. Verkkokurssejakaan henkilöstöllämme ei palautteen mukaan ole aikaa suorittaa. Jatkossa tavoitteena on digitutorin avulla lisätä käyttämiemme sähköisten työkalujen ja - välineiden (esim. älypuhelimet) tehokkaampaa yhteiskäyttöä.

Meillä Digitutori teki tiivistä yhteistyötä Tietohallinnon kanssa. Heiltä saamamme palautteen mukaan digitutorointi helpotti esim. tukitoiminnan, "helpdeskin" työtä. Hänelle voitiin sieltä ohjata kaikki järjestelmiin liittyvät osaamistukiasiat ja Tietohallinnon asiantuntijat saattoivat keskittyä omiin tehtäviin.

Pyrimme hyvien kokemusten rohkaisemana jatkamaan digitutorointia. Tämä oli meille hieno oivallus ja tervetullut lisä osaamisen kehittämisen keinoihin ja konkreettisiin menetelmiin :)

Toimialat

Teemat