Esihenkilöiden intrasivu

Tänä päivänä tietoa tulvii eri kanavista, ja esihenkilöillä voi olla vaikeuksia pysyä mukana kaikissa deadlineissa ja ajankohtaisissa asioissa. Tämän vuoksi päätettiin luoda Esihenkilöiden ajankohtaiset -sivu intraan. Sieltä löytyy keskeisimmät esihenkilötyötä koskevat tiedot, linkit ja ajankohtaiset uutiset.

Sivuston avulla esihenkilöt voivat olla varmoja siitä, että seuraamalla sen uutisia he pysyvät ajan tasalla tärkeistä työhön liittyvistä ohjeista ja määräajoista. Tämä helpottaa tiedonhallintaa ja vähentää epävarmuutta kiireisen arjen keskellä. Tavoitteena on myös vähentää esihenkilöille suunnattua sähköpostitulvaa ja alkaa käyttää intraa pääsääntöisenä viestintäkanavana myös esihenkilöille suunnatussa viestinnässä.

Työryhmässä koottiin keskeisimmät tiedot kokemuksen pohjalta siitä, millaista tietoa esihenkilöt tarvitsevat päivittäin työssään. Tähän sisältyivät ohjeistukset, määräajat, ajankohtaiset uutiset ja linkit tärkeisiin tietoihin. Näiden perusteella suunniteltiin sivun rakenne siten, että tiedot löytyvät helposti ja nopeasti. Rakenteessa painotettiin selkeyttä ja loogista jaottelua, jotta esihenkilöiden on helppo navigoida sivulla ja löytää tarvitsemaansa tietoa. Tärkeää oli myös se, että sivulle ei tehty uutta sisältöä, vaan huolehdittiin siitä, että muualla intrassa oleva sisältö on ajan tasalla – eli linkitysten avulla johdetaan esihenkilöitä tutustumaan intrassa jo olevaan sisältöön.

Alussa sivusta tiedottaminen tapahtuu mm. sähköpostitse, intran uutisissa ja infossa.
Esihenkilöitä ohjeistetaan sivun käyttämiseen sekä sen seuraamisen hyötyihin, jotta he ymmärtävät, miten intra voi helpottaa heidän päivittäistä työtään.

Lisäksi tiedotetaan suunnitellusta siirtymäaikataulusta, jolloin intra otetaan käyttöön pääasiallisena viestintäkanavana, eikä sähköpostia tiedotettavista aiheista sen jälkeen enää lähetetä. Tämä varmistaa, että kaikki esihenkilöt ovat tietoisia muutoksista ja valmiita hyödyntämään uutta viestintäkanavaa tehokkaasti. Esihenkilöiden intrasivu tulee toimimaan esihenkilöiden tärkeimpänä viestintäkanavana esimerkiksi esihenkilöuutisoinnille, HR-asioille sekä muille ajankohtaisille ohjeistuksille ja deadlinelle. Se toimii myös kätevänä sisäänheittäjänä intran muihin tärkeisiin sisältöihin.

Toimialat

Teemat