Esihenkiöiden chatbot Teamsissä

Pirkkalan kunnassa esihenkilöt hyödyntävät työssään laajasti kunnan sisäisessä intranetissä olevia ohjeita, toimintamalleja, henkilöstöhallinnon aineistoja ja muuta työn tueksi tarkoitettua tietoa. Vaikka tietoa on paljon saatavilla, oikean ohjeen tai toimintamallin löytäminen nopeasti ei aina ole ollut helppoa.

Tiedon etsimiseen kului aikaa, ja samoja kysymyksiä esitettiin toistuvasti. Tämä sitoi sekä esihenkilöiden että henkilöstöpalveluiden asiantuntijoiden työaikaa.

Kehittämisteon tavoitteena oli helpottaa ja nopeuttaa tiedon löytämistä, parantaa ohjeiden saavutettavuutta sekä vähentää rutiininomaista neuvontatyötä. Pirkkalan kunnassa kehitettiin Microsoft Copilot Studiolla toteutettu esihenkilöiden intra-apuri, joka auttaa löytämään työssä tarvittavat ohjeet ja tiedot kunnan sisäisestä intranetistä. Apuri on tällä hetkellä käytettävissä Teamsissa.

Kehittämisteko on toteutettu Pirkkalan kunnan henkilöstöpalveluiden ja tietojohtamispalveluiden tiiviinä yhteistyönä. Ratkaisua on rakennettu vaiheittain, ja sen kehittäminen jatkuu käyttäjäkokemusten ja palautteen pohjalta. Intra-apurin keskeinen hyöty on tiedon löytymisen nopeutuminen.

Esihenkilöt voivat hakea tarvitsemansa tiedon Teamsissa ilman, että heidän tarvitsee selata useita intranetin sivuja tai tietää etukäteen, mistä tieto löytyy. Tämä säästää aikaa ja helpottaa arjen työtä.

Samalla henkilöstöpalveluiden työaikaa vapautuu asiantuntijatyöhön, kun osa toistuvista tiedusteluista voidaan ratkaista itsepalveluna. Ratkaisulla pyritään vähentämään samoihin aiheisiin liittyvää neuvontaa sekä parantamaan tiedon yhdenmukaista saatavuutta koko organisaatiossa.

Kehittämisteko tukee myös tekoälyn hallittua käyttöönottoa kunnassa ja rohkaisee henkilöstöä hyödyntämään uusia digitaalisia työvälineitä päivittäisessä työssään.

Seuraavana kehitysaskeleena tavoitteena on laajentaa ratkaisu toimimaan Teamsin lisäksi suoraan kunnan intranetissä. Näin palvelu olisi entistä helpommin saavutettavissa ja tiedonhaku olisi kiinteä osa käyttäjien tavanomaista työympäristöä.

Toimialat

Teemat